ビジネスフレームワーク紹介：『5W1H』

社会人経験年数別・汎用ビジネスフレームワーク
フレームワークは「知っている数」よりも、仕事の状況に応じて適切なものを選び、実際の行動につなげられることが重要です。
そのため、ここでは以下の3段階に分けます。

本日ご紹介するのは、社会人1〜3年：初心者向けとして『5W1H』をご紹介します。

■特徴
「誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのように」という6つの視点で情報を整理する、非常に基本的なフレームワークです。

Who：誰が？
What：何を？
When：いつ（までに）？
Where：どこで？
Why：なぜ？
How：どのようにして？

■使用目的
仕事の指示や依頼内容を正確に理解し、「結局、何をすればいいのか」を明確にするために使ったりします。

■利便性
ほとんどの職種を選ばず、メール作成、会議準備、報告時、資料作成において、タスク管理 等で幅広く利用できます。
特に新人の「認識違い」や「確認漏れ」を減らすのに効果的です。

■使用シーンの例
上司から「来週の営業会議用に資料を作って」と言われた場合、
　・Who：誰向け？
　・What：何の資料？
　・When：いつまで？
　・Where：どこで使う？
　・Why：何のため？
　・How：どんな形式で？
と整理します。

「分からないことを質問する力」も身につくため、初心者が最初に覚えたいフレームワークですね。

この『5W1H』は基本の基でもありますが、ベテランになればなるほど
「言われなくてもわかってるよ・・・。」と、結構忘れてしまいます。
（意外とすっ飛ばすんですね）
現場でよくある会話が、
　・それって、誰がやるの？
　・何を作る（資料など）の？
　・どこまでの範囲を調べるの？
　・いつまでにやるの？
　・どうやって実現するの？
など、引継ぎ・情報共有・会議中の会話において、「なんとなく」説明され、結果的にふわふわして終わることがよくあります。

上記、質問すると
　・それって、誰がやるの？
　　⇒　後で決めようと思っていました。。。
　・何を作る（資料など）の？
　　⇒　相談して決めようと思ってました。。。
　・どこまでの範囲を調べるの？
　　⇒　過去のデータから抜粋しようと。。。
　・いつまでにやるの？
　　⇒　ちょっとやってみないとわかりません。。。
　・どうやって実現するの？
　　⇒　やりながら経過みようと思います。。。
こんな回答が返ってくると、先輩・上司は、「任せてだいじょぶかなぁ～」って不安に思いますし、心配しか残りません。

そこで、
情報整理のため『5W1H』を意識しながら、会話してみましょう。
　・それって、誰がやるの？
　　⇒　Aさんにお願いしています。
　・何を作る（資料など）の？　
　　⇒　PowerPointで提案資料をまとめます。
　・どこまでの範囲を調べるの？
　　⇒　3年前から前年度末までの過去のデータを分析します。
　・いつまでにやるの？
　　⇒　来週の木曜午後にレビュー頂き金曜に完成させます。
　・どうやって実現するの？
　　⇒　まず、60%程度の完成でレビューしていただき、フィードバックいただいた内容で補正し、90%完成までもっていきます。その後、体裁を整え100%の状態で金曜日を迎えます。

どうでしょうか。具体性が増したのではないでしょうか。
実業務の中で、『5W1H』を意識するだけで、どのように進めていこうと考えているか、イメージがつきますよね。

■『5W1H』を習得するには。。。

よく、『意識する』『意識しなければ』と考えていてもなかなか、実践の場で出てこなくなります。朝起きて歯磨きをするように、靴下を履いて靴を履くように、眠るときに目を閉じるように。
空気を吸って吐くように『意識しなくても自然に出てくる』状態に持っていくことができれば、『意識しなくても自然にできる』と業務の抜け漏れも軽減し、手戻りを限りなく少なくしてゆくことができますよね。

その状態に覚醒（笑）していただくためには、
『忘れるまで目に触れること』をセットしてみましょう。
私が実際にやったことを紹介します。
パソコンのIME「単語の追加」に、「ご」を打つと予測変換で
「Who、What、When、Where、Why、How」が変換されるようにしました。

メール文作成で敬語を使用するシーンが多くあると思います。
そこで「ご確認ください」と打つときに一番初めの「ご」と打った時に
『Who、What、When、Where、Why、How』が表示され変換しようとします。結構長い表記なので、確実に目に入ってきます。

『覚える』を意識することも大事ではありますが、
覚えきってしまうために、
「目に触れる回数・目に触れる機会を増やすこと」で、
自然と身につけることができました。

『5W1H』だけではなく、他の言葉を「単語の追加」に記録されておくことで、自分が覚えたいな～って思っていることを、仕事をしながら勝手に身につけれるのではないでしょうか。
（工夫次第でなんとでもです）

こんな感じで、私独自の解釈と方法をお伝えできればと思います。

また、次回、ほかのビジネスフレームワークも紹介していきます。

この内容「いいな」と思われた方は、シェア、フォローをお願いします。