承認ボタンを増やすほど、会社は何も決められなくなる。稟議を電子化すれば、会社は賢くなるのだろうか？

会社というところには、不思議なボタンがある。「承認」というボタンだ。これを押すと、何かが前に進む。

備品を購入できる。契約を締結できる。新しい取り組みを始められる。逆に、誰かが押してくれなければ何も進まない。

考えてみれば、なかなか強力なボタンである。

最近は、このボタンを紙からパソコンやスマートフォンの画面に移す会社も増えている。いわゆるワークフローシステムだ。申請する。上司が承認する。その上の役職者が承認する。最後に決裁者が承認する。

誰がいつ承認したかも記録される。素晴らしい。少なくとも、紙の書類が机の上で行方不明になることは減るだろう。

ところが、私はここで一つ疑問を感じる。承認する人を増やせば、判断の質は本当に上がるのだろうか。

今日は、そんな話をしてみたい。

承認者が5人いれば、5人で考えているのか

例えば、会社で新しいパソコンを購入したいとしよう。

担当者が申請する➡グループリーダーが承認する➡部門責任者が承認する➡管理部門が確認する➡最後に経営者が承認する

これでようやく発注できる。一見すると、ずいぶん慎重な会社に見える。しかし、よく考えてみると妙な話だ。

5人が関わっているからといって、5人全員が購入の妥当性を判断しているとは限らない。

ある人は、予算内だから承認する。別の人は、直属の上司が承認済みだから通す。さらに別の人は、管理部門が確認しているなら問題ないだろうと考える。最後の人は、既に全員の承認印が付いているので安心して決裁する。

するとどうなるか。全員が承認している。しかし、肝心の「なぜそのパソコンが必要なのか」を十分に検討した人が一人もいない、という事態が起こり得る。

もちろん、実際に丁寧な審査をしている会社もある。ただ、承認者の人数と審査の質は、必ずしも比例しない。

これはなかなか興味深い。全員が承認したという事実と誰かが正しく判断したという事実は同じではないのだ。

そもそも承認とは何なのか

少し考えてみたい。承認という行為には、実はいくつかの異なる意味が混ざっている。

内容を理解したという確認。予算を使ってよいという許可。法令や社内規則に反していないかという審査。業務上の必要性についての判断。そして、結果に対して責任を持つという意思決定。

これらは、似ているようで全然違う。

例えば経理担当者が、請求書の金額と契約内容が一致しているか確認する。これは重要な仕事だ。しかし、その人が事業上の必要性まで判断するべきかといえば、必ずしもそうではない。

逆に、事業責任者が設備投資の必要性を認めたとしても、契約条件や支払手続きまで一人で確認できるとは限らない。

だから複数の人が関与すること自体には、合理性がある。問題は、それぞれの人が何を確認し、何について判断しているのかが曖昧な場合だ。

全員に同じ「承認」ボタンを渡したところで、責任分担まで自動的に決まるわけではない。むしろ、誰が何を確認するのか分からないまま、承認という行為だけが増えてしまう。

そうなると、承認は判断の仕組みではなく、単なる通過儀礼になりかねない。

誰も反対しないのに、何も決まらない会社

もう一つ、不思議な現象がある。

会議では誰も反対していない。提案内容も理解されている。予算も大きな問題はない。それなのに、なぜか物事が進まない。

理由を聞くと、こんな答えが返ってくる。

「まだ承認されていません」では、誰の承認が必要なのか。
「確認します」何を承認してもらうのか。
「ちょっと分かりません」「上に聞いてみます」誰が決めればよいのか。

これは承認者が足りないのではない。決めるべき人が決まっていないのである。意思決定の権限が明確でない組織では、誰かが判断しようとするたびに、別の誰かの許可が必要になる。

その許可を求められた人も、自分に決定権があるか分からない。そこで、さらに上へ確認する。最終的に経営者へ話が集まる。

会社の規模が小さければ、しばらくはそれでも回るかもしれない。しかし、仕事が増えれば当然限界が来る。

経営者が忙しくなれば、意思決定が止まる。担当者は待つ。待っている間に状況が変わる。ようやく承認が下りたころには、最初の申請内容が現実に合わなくなっている。

そこで再申請だ。もう一度、承認ボタンが旅に出る。会社は今日も忙しい。

承認待ちは、無料ではない

この問題は、単なる気分の問題ではない。

2026年5月に公開された、承認プロセスの設計に関する研究でも、適切に設計されていない承認手続きは遅延や非効率を生み、本来意図したリスク低減につながらない場合があると指摘されている。

承認することにも、コストがあるのだ。

例えば、ある申請に5人の承認が必要だとしよう。それぞれが内容を確認する時間は3分。それだけなら合計15分だ。大したことはないように思える。

しかし、承認依頼が届いてから実際に確認するまで、それぞれ平均半日待つとしたらどうなるだろう。順番に承認する仕組みなら、5人で2.5営業日分の待ち時間が発生する計算になる。

実際の待ち時間は人によって異なるし、並列承認なら短縮できる。あくまで説明のための例だ。

それでも、ここに重要な違いがある。作業にかかる時間と、仕事が終わるまでの時間は違う。承認者にとっては3分の仕事でも、申請者にとっては数日間の停止になることがある。

さらに、その間に担当者が進捗を確認し、催促し、申請内容を説明し直すなら、追加の工数も生じる。こうした待ち時間は、通常の業務報告では見えにくい。誰も作業していない時間だからだ。

ところが、会社全体で見ると、その間も仕事は止まっている。承認待ちとは、見えない在庫のようなものなのかもしれない。しかも、保管している間に価値が減ることさえある。

では、ワークフローシステムを入れれば解決するのか

ここで登場するのが、業務改善の定番である。「ワークフローを電子化しましょう」

紙をなくす。メールをなくす。申請窓口を統一する。承認状況を可視化する。どれも悪いことではない。

私自身、申請がメール、チャット、紙、口頭などに分散している状況は、改善する価値が大きいと思っている。何が申請され、どこで止まり、誰が対応すべきなのか分からない仕組みでは、管理するだけでも大変だからだ。

だが、ここには落とし穴がある。業務を整理しないまま電子化すると、どうなるか。今までメールで5人に承認を求めていた会社が、システム上で5人に承認を求める会社になる。

今まで誰が決めるか曖昧だった案件が、今度は画面上で誰が決めるか曖昧になる。場合によっては、申請項目が増え、入力しなければならない情報も増える。便利になったはずなのに、担当者の仕事は増えてしまう。

もっと厄介なのは、一度システムに組み込んだ手順が、あたかも正しい社内ルールであるかのように扱われることだ。

「なぜ、この人の承認が必要なのですか」「システムがそうなっています」これでは話が逆である。

システムは人間が設計したものなのに、いつの間にかシステムが判断の根拠になっている。正しい業務を電子化することと、電子化した業務が正しくなることは、まったく別の話なのだ。

承認を減らすことが正解なのか

ここまで読むと、承認なんて全部なくしてしまえばよいと思う人もいるかもしれない。

しかし、もちろんそう単純ではない。

高額な投資を担当者の独断で決めてよいわけではない。契約に法的な問題がないか確認する必要もある。不正な支出や利益相反を防ぐため、申請者と承認者を分けた方がよい場面もある。

承認には、きちんとした存在理由がある。だから問題は、承認の数ではなく、その役割なのだ。

では、どのように考えればよいのか。私は、まず「何を決めるのか」を分けた方がよいと思う。

事業として実施する価値があるか。予算を使用してよいか。契約や法令に問題はないか。実行に必要な条件が整っているか。

これらを一つの「承認」に押し込めない。必要な審査は残す。しかし、同じ内容を何人も確認する必要があるのかは見直す。少額で日常的な支出なら、あらかじめ決めた範囲で担当者や責任者が判断できるようにする。

一方、大きな損失につながる案件は、必要な専門審査と権限者による決裁を通す。さらに、判断する人だけでなく、誰が実行し、誰が結果を確認するのかまで決めておく。

つまり、承認フローを作る前に、意思決定の仕組みを作るのである。

承認を増やす前に、測ってみればいい

ところで、ここまでの話は私の仮説でもある。承認段階が多いからといって、必ず仕事が遅くなるとは限らない。

よく設計された並列審査なら、専門的な確認を短時間で済ませられる場合もある。逆に、承認者を一人に減らしても、その人に案件が集中すれば、かえって遅くなることだってある。

では何を見ればよいのか。

まず、実際の申請を調べてみればよい。申請から決裁まで何日かかっているのか。そのうち実際に内容を確認していた時間はどれくらいか。

誰のところで何日止まったのか。承認過程で内容が修正された案件はどれくらいあるのか。差し戻しによって、どのような問題が未然に防がれたのか。そして、承認後に不備が発生した案件では、どの確認が機能しなかったのか。

ここまで見れば、何となく承認者を増やしたり減らしたりするよりも、ずっと具体的な改善ができるはずだ。承認者が一人増えることで、重大な損失を防げているなら意味がある。

反対に、形式的にボタンを押しているだけなら、その人の時間も、申請者の時間も、もっと別のことに使えるかもしれない。

大事なのは、承認の数ではなく、承認が生み出している価値だ。

そもそも会社は、何のために承認するのだろう

最後に、最初の疑問へ戻ってみたい。

承認とは何なのか。許可だろうか。確認だろうか。責任の所在を明確にするためのものだろうか。

おそらく、そのどれでもある。しかし本来、承認は会社が適切に行動するための手段だったはずだ。

承認すること自体が目的ではない。

ところが、いつの間にか「承認されたかどうか」だけが重視されると、少しおかしなことになる。

全員が承認しているので問題ない。規則通りの手続きを踏んでいるので問題ない。システム上の履歴が残っているので問題ない。確かに、何も記録がないよりはよい。

しかし、それで本当に適切な判断が行われたと言えるのだろうか。承認履歴は、誰がいつボタンを押したかを教えてくれる。けれど、なぜその判断が正しいと考えたのかまでは、ボタン一つでは分からない。

これはAIにも少し似ている。AIが答えを出したということと、その答えが妥当であるということは違う。

人間だって同じだ。偉い人が承認したということと、その判断が正しいということは違う。承認ボタンには、どうやら判断の正しさを保証する魔法は備わっていないらしい。

考えてみれば当たり前なのだが、なぜか私たちは、承認という仕組みを増やせば安心できるような気がしてしまう。

もちろん、本当に必要な審査まで削れば、会社は危険になる。だが、何を確認するのかも曖昧なまま承認だけを増やしても、会社が賢くなるわけではない。

誰もが承認できる会社より、誰が何を判断するのか分かっている会社の方が、よほど健全なのではないだろうか。私はそう思う。

そして、もし新しい稟議システムを導入する話が持ち上がったら、ぜひ最初に聞いてみてほしい。「その承認ボタン、一つ増やすと何が良くなるんですか？」

答えが返ってくれば、きっと意味のあるボタンなのだろう。返ってこなければ、まず考えるべきことが別にある。

それでも承認ボタンを増やしたいというのなら、仕方がない。そのボタンを増やすための稟議書でも作ってみようか。

もちろん、承認者は5人くらい必要だろう。