作業時間の見積もり精度を上げるには？ [タスク管理]

もうすぐ社会人3年目のwebデザイナー/ディレクターです。
自分の思考整理のために書きました〜
どこかの誰かの役にも立つと幸いです😇

目的

なんのために、作業時間の見積もり精度を上げるのか？
筆者は、大手のインハウスデザイナーとして4月から転職し、働くことになっている。プロジェクトを進める上で、それぞれの作業を分解して作業時間を正確に見積もることは重要だ。私のキャリア的上、今後ディレクターやプロマネも視野に入れてため、まずは自分自身の見積もり能力を上げるためにできることを考えてみようと思う。

課題

わたしの作業時間見積もりの際、生じる課題には以下の点が挙げられる。

• 在宅ワークで、作業の途中で細切れに休憩する時間が増えたため、まとまった時間でタスクを区切りにくい。

• 注意散漫で、作業途中に気づくと他の調べ物に時間を取られたり、来たチャットを返信したりしてしまう。その結果、タスクの純粋な作業時間が見積もりにくい。

• 苦手なタスクと得意なタスクで集中できる時間が大きく異なる。苦手なタスクや経験の少ないタスクは注意が切れやすく、ダラダラと時間を使ってしまう。

対策

課題に対してこれまでいくつかの対策を行ってきた。それが以下だ。

• ポモドーロテクニックの考え方に則って、時間単位を25分 / 5分の箱とし、全てのタスクをそこに割り振る。休憩を必ず5分とり、その間はパソコンの前から離れて体を動かす。

• 時間管理アプリ「Toggle」を使って、心理的にタイマーをつけているため他のことをしにくくなるよう工夫。タイマーのON/OFFを画面遷移なしでできるよう、chromeの拡張機能「Toggl Track: Productivity & Time Tracker」も導入した。

• 苦手なタスクはタスクばらしを行い、できるだけ心理的な負荷が少ない状態に落とし込む。その上でポモドーロテクニックに当てはめて作業を行う。

考察

対策をする中で、うまくいかなかったことや、逆にうまくいった点・気づきについてまとめた。

• ポモドーロテクニック休憩時に、タイマーを無視して仕事し続ける。
  → 作業の切り替えは脳みそに負荷がかかるため、続けたいという気持ちが沸き起こる。しかし、長時間作業は疲れを慢性化させてしまい、結果的に生産性の低下につながると考えられる。休憩時にコーヒーを淹れる、掃除機をかけるなど、在宅ならではの休憩テンプレートを作っておくと切り替えやすくなった。

• Toggleのタイマーの存在を忘れる。
  → 疲れすぎるとToggleのタイマーを動かしていることを忘れて仕事を終えてしまう。この新たな課題には、二つの対処を行なった。

  • iPhoneアプリを導入して、タイマーの存在を忘れない。
    → iPhoneのアプリを開きっぱなしにして、PCの横に置いておくと、スマホをいじる防止にもなるし、席を立つ時は止めてから移動するなど、気が付きやすくなった。

  • スリープモードになったらタイマーOFF設定。
    → そういう設定がある。これで、最悪の場合「1日つけっぱなしでいつやめたかわからん状態」を防ぐことができる。

• タスクばらしの精度が甘い
  → 経験の浅いタスクは知らないことが次から次へと生まれてきて、タスクを全然バラせていないことが多い。未知のタスクのばらしについて記事を見つけたので、参照してみると、既知のタスク以外の他に「未知のことを調査する」タスクを加え、新たに増減した場合にタスクの見直しを図れ、ということらしい。個人的には見直しという作業に「せっかく作ったのに面倒臭い…」という苦手認識があるため、訓練が必要だ。

ひとまずこの辺にしておくが、まだまだ課題は多い。
また、タスク管理が上手くなったからって、出てきたものが薄っぺらだったり、人に説明できないものであれば、意味のある時間とは言えないと思う。
できる限り、仕事の本質を考える・アウトプットをする時間を増やすために、それ以外のストレスや時間を減らせればいいな。