補助金の申請、締切から逆算してAIで段取りを組むやり方

2026年10月26日 11:00

こんにちは、ツユです。

公募案内を見た依頼者から「今から間に合いますか」と聞かれることがあります。自分の作業日なら数えられるのに、依頼者の返事や書類の取り寄せにかかる日数が読めず、言い切れずに迷うのは、よくある場面です。この記事では、工程と日数を自分で書き出し、締切からの逆算だけをAIに任せるやり方を書きます。事業計画書の下書きと根拠資料の洗い出しは、既刊の「補助金の事業計画書、AIで根拠資料を洗い出すやり方」に書いています。

即答できない原因は待ち時間

「間に合いますか」に即答できないのは、締切までの日数が分からないからではありません。締切は公募要領に書いてあり、自分の作業にかかる日数も経験から見当がつきます。読めないのは、依頼者が確認して返事をくれるまでの時間と、見積書や証明書類が手元に届くまでの時間です。この二つの待ち時間は、相手の都合で決まります。

逆算で知りたいのは、この待ち時間のうちどれが提出日を動かすかです。1日遅れるとそのまま提出が1日遅れる工程の並びと、少し遅れても吸収できる工程とを分けて見られれば、依頼者にいつまでに何を頼めばよいかが決まります。

提出完了予定日と予備日を先に決める

逆算の起点にするのは、公募の締切日ではありません。締切日に作業が終わる段取りでは、差し戻しや修正、依頼者の返事の遅れ、通信の不調が一つ起きただけで届かなくなります。そこで、締切より前に「提出完了予定日」を自分で決め、そこから逆算します。締切との差が予備日です。予備日を何日取るかは、案件ごとに行政書士が決めます。

提出完了予定日をいつにするか、工程をいくつ立てるか、各工程に何日かかるかは、先に自分で決めます。

工程メモに書く数え方と日数

公募ごとに必要な書類や申請方法は異なるので、工程の洗い出しは公募要領を読んで自分で行います。AIに制度の要件を推測させると、古い情報や存在しない要件がもっともらしく混ざるためです。電子申請のアカウントを依頼者がすでに持っているかも、このとき確かめます。

工程メモに入れるのは、提出完了予定日、日数の数え方、工程名、担当、所要日数、前提工程だけです。依頼者の名前、屋号、所在地は、逆算に使わない情報なので入れません。依頼者情報の扱いの考え方は、既刊の「依頼者の情報をAIに入れる前に確認する3つのこと」に書いています。

例は架空で、日付も仮のものです。設備の入れ替えの相談を受けたとします。相談日は10月7日、締切は11月16日で、依頼者はまだ見積書を取っていません。予備日を4日取ることにして書き出した工程メモは、次の形にします。括弧の中は担当、所要日数、前提になる工程です。担当の「取り寄せ」は、依頼者が依頼して届くのを待つ工程です。

提出完了予定日：11月12日
日数の数え方：すべて暦日。着手日を1日目に数え、前の工程が完了した翌日に次の工程を始める
1 公募要領の読み込み（自分／2日／前提なし）
2 取組内容の聞き取りと回答（依頼者／5日／1の後）
3 設備の見積書の取得（取り寄せ／7日／2の後）
4 申請書類のうち金額を使わない箇所の作成（自分／5日／2の後）
5 計画書の内容確認（依頼者／3日／3と4の後）
6 外部機関の確認書類の取得（公募要領で必要な場合）（取り寄せ／11日／5の後）
7 提出前の確認（自分／1日／6の後）
8 電子申請の手続き（依頼者／2日／7の後）

数え方の1行を入れるのは、同じ工程メモでも、暦日か営業日か、着手日を数に入れるかで日付が変わるからです。日数の欄は、依頼者の確認待ちならこれまでのやりとりで知っている返事の速さから、取り寄せ待ちなら見積先や発行元の案内から埋めます。どちらもAIの知らない情報なので、見当がつかないものは問い合わせてから入れ、空欄のまま渡しません。

逆算だけを任せる頼み方

頼み方は一つだけです。

下の工程メモは、提出完了予定日、日数の数え方、各工程の担当・所要日数・前提になる工程を書き出したものです。日数と前提関係は書き換えず、記載した数え方を守って、提出完了予定日から逆算し、全工程の最も遅い着手日と完了日を出してください。

あわせて、1日遅れると提出完了予定日に届かなくなる工程の並びを示してください。工程の追加と削除、制度上の要件についての補足はしないでください。（この下に工程メモを貼る）

締切日は公式の最新の案内で確認したうえで、間に合うかどうかの最終判断は行政書士が行います。

計算結果で見る遅れられない並び

上の例を計算すると、次のようになります。

1 公募要領の読み込み：10月13日着手、10月14日完了
2 聞き取りと回答（依頼者）：10月15日着手、10月19日完了
3 見積書の取得（取り寄せ）：10月20日依頼、10月26日到着
4 金額を使わない箇所の作成：10月22日着手、10月26日完了
5 計画書の内容確認（依頼者）：10月27日着手、10月29日完了
6 外部機関の確認書類の取得（取り寄せ）：10月30日依頼、11月9日到着
7 提出前の確認：11月10日
8 電子申請の手続き（依頼者）：11月11日着手、11月12日完了
遅れると届かなくなる並び：1→2→3→5→6→7→8

自分の全作業は工程1・4・7の8日です。ただし、提出日を左右する31日の並びに入る自分の作業は工程1・7の3日で、残り28日は依頼者対応と取り寄せです。工程1の最も遅い着手日は10月13日で、相談日の10月7日から6日の余裕があります。この日が今日より前になっていれば、そのままの段取りでは提出完了予定日に届きません。余裕があるときも使い切らずに今日から着手し、依頼者に示す日付は「これを過ぎると提出完了予定日に届かなくなる日」だと添えます。

依頼者に伝える前に、月をまたぐ工程だけはカレンダーで数え直します。例では工程6の10月30日から11月9日です。日数の加算は月をまたぐところでずれやすく、ずれれば依頼者に伝える期日もそのままずれます。

並びに入らなかった工程4は、10月20日から書き始められ、最も遅い着手日が10月22日なので、余裕は2日です。

待ち時間に書ける箇所と書けない箇所

自分の作業を重ねられる待ち時間は、見積書の取り寄せに使う7日です。様式によって異なりますが、経費の内訳のように金額を使う箇所は見積書が届くまで埋められないので、それ以外の箇所を先に書いておきます。そうすれば、見積書が届いてからの作業を金額の記入だけにできます。

外部機関の確認書類を待つ11日のほうは、重ねられる自分の作業が残っていません。依頼が1日遅れると提出も1日遅れる工程として見ておきます。

依頼者に示す期日の作り方

依頼者に示す期日は、依頼者が自分で返すものは完了日、取り寄せるものは依頼日で作ります。依頼者が知りたいのは、いつまでに何をすればよいかだからです。「現時点で確認できた工程では、11月12日の提出を目標に準備を進められる見込みです。そのために、10月19日までに聞き取りへの回答、10月20日までに見積の依頼、10月29日までに計画書の確認のお返事、10月30日に確認書類の依頼、11月11日から12日に電子申請の操作をお願いします」のように、いつ時点の判断かと、してもらうことと期日を一緒に伝えます。追加の資料や内容の修正が後から出ることもあるので、間に合うと言い切らず、見込みとして伝えます。

即答を求められた電話の時点では「工程を並べてから明日までに返事をします」と伝え、工程メモを作ってから返すほうが、依頼者にとっても動きやすい返事になります。届かないときは、まず並びの中の依頼者の返事と取り寄せを早められるかを相談し、それでも届かなければ次の公募も含めて考えます。返事や書類が遅れたら、その工程の実際の完了日を工程メモに書き足し、同じ頼み方で出し直せば残りの期日を引き直せます。

工程と日数は自分で決め、逆算だけをAIに任せて日付を検算すれば、期日を添えた返事がしやすくなります。
この手順を実際に手を動かして学びたい方は、行政書士向けのAI学習ポータル「アイアムアイ」で定期的にレッスンを更新しています。