100名以上の従業員に氏名/部署入りバーチャル背景を配布する方法

2022年8月24日 11:44

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こんにちは、広報/PRを担当しているコミュニケーションデザイン部の五十嵐です。
このたび100名以上の従業員のみなさんにオンラインビデオ会議サービスのバーチャル背景（氏名・所属部署入り）を配布しました。

「氏名を入れることで名刺代わりにもなるし便利だけど一人ひとりつくるのは大変じゃない？」とお思いの方に、どのように作成して配布したかをお伝えできましたらと思っております。お役に立てれば幸いです！

仕事をするうえで欠かせなくなったオンラインビデオ会議サービス

仕事をするうえで欠かせなくなったZoomやTeamsやGoogle meetなどのオンラインビデオ会議サービス。

テレワークメインの弊社においても、社内ミーティングはもちろんのこと、お客様とのやりとりでも重要なコミュニケーションツールとなっています。

重要な手段だからこそ、お互いにストレスなくやりとりできるようさまざまなコツが求められます。

快適な通信環境でクリアな音声を届けるのはもちろんのこと、表情を明るくするようライティングを考慮したり、サブモニターを利用している場合は、そっぽを向かないように定期的にカメラ目線を意識したり、相槌や表情を豊かにするなど、その工夫は多岐にわたります。

そんな工夫のひとつにバーチャル背景を利用するというのがあります。
各サービスともに高い精度で人物を切り抜きしてくれて、あたかもそこにいるかのような文字通りバーチャルな背景を設定することができます。

社内のチームによっては独自で背景画像を作成して設定しているケースもありましたが、このたび従業員から「できたら氏名入りの全社共通の背景画像がほしい。」というリクエストがあったため、あらためて会社全体で利用することができるバーチャル背景を用意することにしました。

さっそくいくつかのデザインをつくり、最終的には弊社のコーポレートサイトにも採用されている和紙柄をベースにロゴと氏名を配置するデザインを採用いたしました。

このデザインには京都創業の弊社らしい和の要素と、会社ビジョンでもある「おもてなしを科学する」に込められている配慮や心配りといった思いが織り混ざっており、「イー・エージェンシーらしさ」が表現されたデザインとなっています。

従業員からリクエストされたのは「できたら氏名入りで」とのことでした。確かに氏名や部署名やオンライン名刺サービスの二次元コードが背景に表示されていると、名刺代わりにもなり相手へのおもてなしにもなります。

しかし弊社には140名のスタッフが働いており（2022年8月現在）、1名ずつ個別に氏名と所属部署が入った画像を用意するのは手間も時間もかかります。

そこでGoogleスプレッドシートでバーチャル背景のテンプレートを用意して、利用される方、個々人で名前と所属を入れてもらうようにしました。

まずはスライドの1ページめには作り方と利用方法を記載して、2ページめにテンプレートとなる背景を用意しました。

氏名や部署はテキストで変更できるようになっているので自身で変更してもらい、画像として書き出すというシンプルな仕様です。

さっそく私たちも背景を設定しました。いつも以上の一体感が出て~~むりやり~~自然と笑顔がこぼれてきました。

弊社ではこのバーチャル背景以外にもチームによって独自におもてなしの背景を設定しているチームもあります。
自身の個性を背景で表現している方もいます。また包み隠さず背景を設定しない派の人もいます。（私はずっとそうでした。）

さまざまな方がさまざまな思いを持って背景を設定したりしなかったりしています。弊社スタッフとオンラインでお打ち合わせする際はそんな個性もお楽しみいただけますと幸いです。