タスク管理を“みんなで見る”ようになって、仕事の見え方が変わった話

この半年間、サブリーダーとして仕事に取り組む中で、私はいくつもの課題にぶつかってきました。

その一つが、ビジネスでのコミュニケーション。そしてもう一つが、自分自身のタスク管理です。

「あれもやらないと」「これも確認しないと」と頭の中では分かっているのに、気づけばタスクが積み上がり、何から手をつければいいのか分からなくなる。進捗をうまく共有できず、結果としてチームメンバーに迷惑をかけてしまうこともありました。

そんな中、6月にチームから「全体のタスクが把握しきれていない」という課題が出ました。

そこから始まったのが、タスク管理を一人で抱えるのではなく、“みんなで見る”仕組みです。

今回は、その仕組みができたことで、チームだけではなく、自分自身の仕事の見え方まで少しずつ変わってきた話を書いてみようと思います。

半年間、ずっと「タスクが終わらない」に追われていた

サブリーダーとして取り組んできた半年間。

振り返ってみると、私はずっと「タスクが終わらない」という感覚に追われていたように思います。

一つの仕事を進めている途中で、新しい依頼が入る。

確認事項が増える。

誰かに相談しなければ進まないものも出てくる。

そして、目の前の対応をしているうちに、最初にやっていたタスクの進捗が分からなくなる。

頭の中では、

「これもやらないと」

「こっちも今日中だった気がする」

「そういえば、あの確認ってどうなった？」

と、常に複数のことが動いていました。

でも、頭の中で覚えていることと、仕事を管理できていることは全く違います。

当時の私は、その違いを十分に理解できていなかったのだと思います。

毎日仕事をしている。

決してサボっているわけではない。

それなのに、一日が終わったときに、

「今日、結局どこまで進んだんだろう？」

という消化不良だけが残る。

そんな日が少なくありませんでした。

自分のタスク管理不足が、チームにも影響していた

タスク管理がうまくできていないと、困るのは自分だけではありません。

これは、半年間の中で痛感したことです。

自分の中では「進めているつもり」でも、周りからすると進捗が見えない。

自分では「確認待ち」だと思っていても、その状況が共有されていなければ、周囲には止まっているように見える。

そして、

「これは今どうなっていますか？」

「次は何をする予定ですか？」

「いつ頃終わりそうですか？」

と聞かれたときに、すぐ答えられない。

振り返ると、私はタスクそのものだけではなく、タスクの状態を周りに伝えることも苦手だったのだと思います。

完了したのか。

確認中なのか。

課題があるのか。

誰かの回答を待っているのか。

次に何をするのか。

そこが整理されていなければ、チームメンバーも動きづらくなります。

自分のタスク管理不足は、知らないうちにチーム全体にも影響していました。

正直、ここは反省しています。

「チーム全体のタスクが見えない」という課題が出てきた

6月に入り、チームメンバーから一つの課題が出ました。

それは、

「チームとして、全体のタスクを把握しきれていない」

というものでした。

誰が何を持っているのか。

今どこまで進んでいるのか。

何が止まっているのか。

次に何をするのか。

個人では把握していても、チーム全体として見ると分からない。

これは、私個人だけの問題ではなく、チームとして改善する必要がある課題でした。

そこで、タスク管理を取りまとめるメンバーが選出され、各メンバーのタスクを確認する仕組みが始まりました。

今思うと、この変化は自分にとってかなり大きなものでした。

最初は少し緊張もしました。

自分のタスクを人に見られる。

進んでいないものも分かる。

曖昧なままにしているものも見えてしまう。

でも、実際に始まってみると、それ以上に大きかったのは、

「一人で全部抱え込まなくてもいいんだ」

という感覚でした。

タスク管理を“みんなで見る”仕組みが始まった

タスクをみんなで確認するようになってから、少しずつ仕事の見え方が変わってきました。

例えば、一つのタスクについても、

●今どこまで進んでいるのか
●何を確認する必要があるのか
●どこに課題があるのか
●次に何をするのか

を整理するようになりました。

以前の私は、「タスク名」だけを見ていたことが多かったと思います。

でも、本当に大切なのは、タスクがあることではなく、そのタスクが今どんな状態なのかを把握することでした。

「進めています」だけではなく、

「ここまで完了しています」

「現在はこの確認待ちです」

「この部分が課題です」

「確認が取れたら次にこれを進めます」

と整理すると、自分自身も次に何をすればいいのか分かりやすくなります。

タスク管理が、単なる「やることリスト」ではなくなりました。

進捗が見えると、報告・確認・相談がスムーズになった

タスクの状態が見えるようになると、仕事のコミュニケーションも少しずつ変わりました。

以前は、何かを相談するときも、

「どうしたらいいですか？」

「これで合っていますか？」

と、少し曖昧な聞き方をしてしまうことがありました。

でも、タスクを整理するようになると、

「ここまでは確認できています。ただ、この部分で判断に迷っています。次はこう進めようと考えていますが、認識に問題ないでしょうか」

という形で相談しやすくなります。

これは、自分にとって大きな変化でした。

報告。

確認。

課題。

ネクストアクション。

この4つが見えるだけで、会話がかなりしやすくなります。

そして、相手にとっても状況を把握しやすくなる。

私はこれまで「コミュニケーションが苦手だ」と感じることが多かったのですが、もしかすると、コミュニケーション能力だけの問題ではなかったのかもしれません。

自分の中で仕事が整理されていなければ、相手にも分かりやすく伝えられない。

最近は、そんなふうに感じています。

「今日はここまで」を決めたら、タスクの終わりが見えてきた

私は以前、毎日タスクに対して消化不良を感じていました。

まだあれも残っている。

これも終わっていない。

もっとやらないといけない。

そう考えていると、仕事を終えても「終わった」という感覚がありません。

でも最近は、少しずつ、

「今日はここまで進める」

と優先順位を決めるようになりました。

もちろん、今でも完璧ではありません。

予定通りに進まない日もあります。

急な依頼が入ることもあります。

それでも、

「今日はこの3つを進める」

「これは明日に回す」

「これは自分だけでは判断できないので相談する」

と分けることで、以前よりもタスクを消化できるようになってきました。

何より大きいのは、仕事に“エンド”が見えるようになったことです。

終わりが見えない仕事は、本当にしんどいです。

でも、今日やる範囲が見えるだけで、

「ここまで進めた」

と思えるようになります。

小さなことかもしれません。

でも、自分にとっては大きな変化でした。

一人で抱えるのをやめたら、周りを巻き込んで相談できるようになった

以前の私は、分からないことがあっても、自分の中で考え続けてしまうことがありました。

「もう少し自分で調べてから相談しよう」

「これくらい自分で判断しないといけない」

そう思っているうちに時間が過ぎてしまう。

でも、タスクを整理すると、

「ここまでは自分でできる。でも、ここから先は相談が必要だ」

という境界線も見えやすくなります。

最近は少しずつですが、周りを巻き込むための相談もできるようになってきました。

自分だけで抱え込むことが、必ずしも責任感ではない。

早めに相談したほうが、結果的に仕事が早く進むこともある。

頭では分かっていたことですが、ようやく少しずつ実践できるようになってきた気がします。

タスク管理は「自分のため」だけではなかった

以前の私は、タスク管理は自分が仕事を忘れないために行うものだと思っていました。

もちろん、それも大切です。

でも今は、それだけではないと思っています。

タスク管理は、周りの人が安心して仕事を進めるためのものでもある。

誰が何をしているのか。

今どこまで進んでいるのか。

何に困っているのか。

次に何をするのか。

それが見えることで、チームとして動きやすくなります。

そして、自分自身も助けを求めやすくなります。

タスク管理は、仕事を一人で抱えるためのものではなく、周りと仕事を進めるための共通言語なのかもしれません。

今はそんなふうに考えています。

毎日向き合ってくれるメンバーに、今だから伝えたい感謝

今回の仕組みが始まってから、毎日タスク管理に向き合い、取りまとめてくれているメンバーがいます。

正直、大変だと思います。

一人ひとりの進捗を確認する。

抜けている部分を見つける。

次に何をするのかを整理する。

必要があれば声をかける。

簡単なことではありません。

でも、そのおかげで私は、自分一人ではなかなか抜け出せなかった「毎日の消化不良」から、少しずつ抜け出せています。

まだまだ改善途中です。

同じことを何度も確認してもらうこともあると思います。

それでも毎日向き合ってくれていることに、本当に感謝しています。

この場を借りて、

いつもありがとうございます。

と伝えたいです。

まだ途中。でも、仕事の見え方は少しずつ変わってきた

タスク管理を“みんなで見る”ようになったからといって、急に仕事が完璧にできるようになったわけではありません。

今でも迷うことはあります。

優先順位を間違えることもあります。

相談が遅くなることもあります。

それでも、以前とは少し違います。

何が終わっていないのか。

何に困っているのか。

次に何をすればいいのか。

それを以前よりも考えられるようになりました。

そして、

「全部自分で何とかしなければならない」

という考えから、

「見えるようにして、必要なときは周りに相談しながら進める」

という考えに、少しずつ変わってきています。

タスク管理を変えたことで、仕事の量が急に減ったわけではありません。

でも、仕事の見え方は確実に変わりました。

まだ途中です。

それでも、自分なりに一歩ずつ前に進んでいきたいと思います。

まとめ

今回、タスク管理をみんなで確認する仕組みができたことで、私は改めて気づきました。

仕事は、自分一人で完結するものではない。

タスクを見えるようにすること。

進捗を共有すること。

困ったら相談すること。

次に何をするのかを明確にすること。

どれも当たり前のように見えますが、実際に続けるのは簡単ではありません。

私自身、まだ練習中です。

でも、「今日はここまで」と決められる日が少しずつ増えました。

終わりが見えるタスクも増えました。

そして、一人で抱え込まずに相談できる場面も少しずつ増えてきました。

大きな成長ではないかもしれません。

それでも今の自分にとっては、確かな変化です。

タスク管理を“みんなで見る”ようになったことで、私は少しずつ、仕事は一人で抱えるものではなく、周りと一緒に前へ進めていくものだと感じられるようになりました。

読者への呼びかけ

皆さんは、タスクを一人で抱え込んでしまうことはありませんか？

「自分が何とかしないと」

「まだ相談するほどではない」

そう思っているうちに、気づけばタスクが積み上がってしまうこともあると思います。

そんなときは、一度だけでも、

「今どこまで進んでいるか」
「何に困っているか」
「次に何をするか」

を誰かと共有してみると、少し仕事の見え方が変わるかもしれません。

私もまだまだ途中です。

だからこそ、同じようにタスク管理や仕事の進め方に悩んでいる方と、一緒に少しずつ改善していけたらうれしいです。

皆さんは、仕事のタスクをどのように管理していますか？

よかったらコメントで教えてください。