【介護リーダー向け】業務時間を「見える化」して、介護現場のムダをなくす方法！

ユニット型老人ホームのユニットリーダーの皆さん、こんな悩みはありませんか？

✅ 「特別忙しい日じゃないのに、業務がスムーズに進まない…」
✅ 「気づいたら予定より遅れているけど、原因がはっきりしない…」
✅ 「残業が発生するけど、何が遅れているのか具体的にわからない…」

このような状態が続くと、職員は「なんでこんなにバタバタしてるんだろう？」という疑問を抱きながら仕事をすることになります。
ですが、問題が特定できなければ、具体的な改善策を立てることは難しいですよね。

では、どうすればこの「なんとなく遅れてしまう状況」を解決できるのか？
答えは、「各業務にどれくらいの時間がかかっているのか？」を正確に記録し、業務の流れを見える化することです。

📌 「どこで時間がかかっているのか？」を具体的に把握できれば、ムダを省き、業務のスムーズな進行につなげることができる！

では、具体的な方法を解説していきます！

本記事は以下の【介護リーダー向け】特別忙しくないのに業務が回らない…原因を見える化して解決する方法！に記載されている「2. 「業務のどこで時間がかかっているのか？」を分析する」項目を具体的に解説した記事です。

🟩 1. 業務時間を記録する目的とは？

まず、「なぜ業務時間を記録する必要があるのか？」を整理しましょう。

例えば、「朝食の配膳が遅れることが多い」とします。
これが「職員がゆっくり作業しているせい」なのか、「準備に手間取っているせい」なのか、はっきりしないままでは改善策を立てられません。

📌 業務時間を記録すると、次のようなメリットがあります。

✅ 「どの業務が時間を取っているのか？」が明確になる
✅ 「本来の想定時間」と「実際にかかっている時間」のズレを特定できる
✅ 「職員ごとに作業スピードの差」がわかり、スキル不足やサポートが必要な部分を発見できる
✅ 「非効率な動き」や「ムダな手順」が明らかになる

こうした情報を得ることで、具体的な改善策を考えられるようになります。
「なんとなく遅れている」のではなく、「〇〇の工程で想定より10分オーバーしている」と分かれば、遅れる原因を分析し、解決策を立てることができます。

🟩 2. 実際に業務時間を記録する手順

① 「1日の業務の流れ」を整理する

まず、「どの時間帯に、どんな業務を行っているのか？」 をリストアップします。
これをすることで、1日の流れが明確になり、「どこで遅れが発生しているのか？」を把握しやすくなります。

例えば、朝の業務なら、

➡ 6:30～7:30　起床介助・トイレ誘導
➡ 7:30～8:00　朝食準備・配膳
➡ 8:00～8:30　食事介助
➡ 8:30～9:00　食後の口腔ケア・トイレ誘導

といった形で、時系列で整理します。

💡 業務の流れを可視化することで、「どの時間帯で遅れが発生しやすいのか？」を特定できる！

② 実際の業務時間を記録する

次に、「各業務にどれくらいの時間がかかっているのか？」を記録していきます。

📌 記録の方法

✅ ストップウォッチやスマホのタイマーを使い、「作業開始」と「作業終了」の時間を記録する
✅ 職員ごとにかかった時間を記録し、「作業のバラつき」があるか確認する
✅ 「想定時間」と「実際にかかった時間」を比較し、ズレを特定する

例えば、「1人の入浴介助に20分かかるはずなのに、実際には30分以上かかっている」と分かった場合、

➡ 着脱に手間取っているのか？
➡ 介助の方法が統一されていないのか？
➡ 次の入浴者の準備が遅れているのか？

といった原因を深掘りできます。

💡 業務時間を正確に測定することで、「どこで遅れているのか？」がデータとして明確になる！

③ 時間がかかる原因を分析する

時間を記録したら、「なぜ遅れているのか？」を分析します。

例えば、朝の排泄介助に時間がかかっている場合、

➡ 「トイレ誘導の段取りが悪い？」
➡ 「入居者がなかなか起きてくれない？」
➡ 「職員が1人で対応している？」

など、原因を探ります。

また、「職員によって作業時間に大きな差がある」場合、

➡ 「経験値の差？」
➡ 「やり方が統一されていない？」
➡ 「手順が複雑で、職員ごとにやりやすい方法でやっている？」

といった視点で見直します。

💡 時間がかかるポイントを特定できれば、具体的な改善策を立てることができる！

🟩 3. 記録をもとに業務を改善する

業務時間の記録を取ったら、次は改善につなげていきます。

✅ 「時間がかかりすぎている業務」は、手順を見直す
✅ 「職員ごとに作業時間がバラバラな業務」は、やり方を統一する
✅ 「ムダな動きが多い業務」は、物品の配置や動線を改善する

例えば、朝のトイレ誘導が遅れて朝食が押してしまう 場合、

➡ 先に着替えを済ませてから誘導する
➡ 2人組で協力し、スムーズに進める
➡ 誘導する順番を決めておく

といった対策が考えられます。

🟢 4. まとめ：「業務時間の見える化」で業務の遅れを解決！

✅ 業務の流れを整理し、「どこで遅れが発生しているのか？」を特定する
✅ ストップウォッチやタイマーを使い、実際の業務時間を記録する
✅ 「想定時間」と「実際の時間」を比較し、ズレの原因を分析する
✅ データをもとに、業務のやり方を改善する

📌 「なんとなく遅れている」ではなく、「どこで時間を取られているのか？」を明確にすることが、業務改善の第一歩！

💡 業務時間を可視化し、ムダをなくして、スムーズな職場環境を作りましょう！ 💪