「忘れないように気をつける」を、仕組みに変える。リハの現場で使う業務確認表
「あとで入力しておこう」
「確認してから、連絡しよう」
仕事中、そう思ったことが、別の対応をしているうちに頭から抜けてしまう。
医療や介護の現場では、目の前の対応をしながら、少し先に必要な仕事も覚えておく場面があります。
利用者さんの情報変更、書類の準備、家族への連絡、スタッフ間の申し送り。
一つひとつは小さな仕事でも、いくつも重なると、頭の中だけで管理するのは難しくなります。
私が今回紹介する表を作ったきっかけは、介護保険情報などの入力や変更を忘れないようにしたいと思ったことでした。
使っていくうちに、情報変更以外にも、忘れないように書いておきたい仕事があると感じるようになりました。
そこで今、入力や変更の確認だけでなく、日々の業務にも使える形へ見直そうとしています。
今回は、その表に込めた考え方と、職場に合わせて使えるひな形を紹介します。
「書いてある」と「終わっている」は違う
やることをメモしておけば安心。
そう思いたくなりますが、メモに残すだけでは、まだ分からないことがあります。
誰が対応するのか。
いつまでに必要なのか。
どこまで進んでいるのか。
何をもって完了とするのか。
例えば「介護保険情報の変更」と書いてあっても、システムの入力だけで終わるのか、関連する書類の修正やスタッフへの共有まで必要なのかで、仕事の範囲は変わります。
一つの作業が済んだことと、必要な対応がすべて終わったことは、同じとは限りません。
だから私は、「やること」だけでなく、「残っていること」も見えるようにしたいと考えました。
誰かが気づいてくれることに頼りすぎない
仕事の流れをよく知っている人は、表に書かれていなくても、次に必要なことに気づける場合があります。
けれど、それを全員に同じように求めるのは難しいと思います。
経験や担当業務が違えば、気づくことも違います。
「ここまでやるものだと思っていた」
「そこは別の人が対応すると思っていた」
こうした認識の違いを減らすためにも、仕事の範囲と担当を、できるだけ言葉にしておきたい。
表は、そのための道具の一つです。
私が表に残したい、５つのこと
今回の見直しで大切にしたいのは、次の５つです。
何をするのか
誰が対応するのか
いつまでに必要なのか
確認が必要なら、誰が何を確認するのか
何が残っていて、次に誰が動くのか
特に大切にしたいのが、最後の項目です。
「未対応」とだけ書かれていても、そこから仕事を進めるには、もう一度状況を調べなければなりません。
一方で、
「家族の返答待ち。○日にAさんが再連絡」
と書かれていれば、次の動きが分かります。
終わっていない仕事を、次の行動につながる形で残す。
そこまでできる表にしたいと考えています。
ここからは、情報の入力・変更に使う表と、日程調整や書類準備にも使う表の２種類を紹介します。
項目名はコピーして、職場で使っている表計算ソフトなどに貼り付けて使えます。記入例や、運用を決めるときのポイントもまとめました。
① 利用者情報 入力・変更確認表
まずは、介護保険情報や連絡先など、情報の登録・変更に用途を絞った表です。
