リース満了の複合機は「返す」だけでは終わらない

2026年9月8日 18:48

事務機器ねっと編集部です。

複合機のリースが満了に近づくと、「返却の手配だけしておいてください」というご依頼をいただくことがあります。

ただ、返却は運び出して終わりではありません。中に何が残っているかを片付けないまま外に出すと、そこから先はこちらの手を離れます。

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。満了のご相談で必ず確認しているのは、機械の行き先よりも先に、データの扱いです。

複合機には想像より多くが残っている

業務用の複合機には記憶装置が入っています。コピーやスキャンをしたとき、その画像が一時的に、あるいは設定によっては継続的に保存されます。

残っているものは、たとえば次のようなものです。

・スキャンした書類の画像
・FAXの送受信記録と本文
・アドレス帳に登録した取引先の名前とメールアドレス
・誰がいつ何枚印刷したかの記録
・無線LANのパスワード

契約書や見積書をスキャンしていれば、それがそのまま残っている可能性があります。

操作パネルから初期化を実行しても、多くの機種では管理領域の情報が消えるだけで、記録された画像そのものは物理的に残ります。上書きされるまで、読み出せる状態が続きます。

きちんと消すには、機種ごとに用意された上書き消去の機能を使うか、記憶装置そのものを取り外して破壊するかのどちらかになります。どちらを選べるかは機種と契約によって変わります。

ここは自己判断で済ませず、返却前に販売店へ「データ消去はどの方法で、証明書は出るか」を確認してください。証明書が出るかどうかは、社内で説明を求められたときに効いてきます。

詳しい手順は複合機の廃棄・処分方法で整理しています。

もうひとつ、満了時によくあるのが費用の話です。

・搬出のための費用
・カウンター料金の最終精算
・原状回復にあたる部分の修理費

契約書に書かれていることが多いのですが、締結から5年か6年が経っているので、担当者が変わっていて把握されていないことがあります。満了の通知が届いた時点で、契約書のその部分だけでも読み返しておくと、後から驚かずに済みます。

契約書のどこを見るかは複合機リース契約の落とし穴にまとめました。

返却日と新しい機械の設置日がずれると、その間は印刷ができません。数日でも、請求書の発送時期と重なると業務が止まります。

満了の3ヶ月ほど前から動き出すと、次の機種を比較する時間も、搬入経路を確認する時間も取れます。買い替えの判断材料は複合機の耐用年数と買い替えサインを参考にしてください。

リース満了でやることは、日程調整だけではありません。

・記憶装置に何が残っているかを確認する
・消去の方法と証明書の有無を販売店に確認する
・契約書で満了時の費用を読み返す
・返却日と設置日を重ならせない

満了のご案内が届いたら、この4つから始めてみてください。

複合機の返却や入れ替えでご不明な点がありましたら、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。