ペーパーレスのIT企業ほど、複合機の設定が甘くなる

2026年9月29日 12:00

事務機器ねっと編集部です。

IT企業や開発会社から複合機のご相談をいただくと、最初に出るのは「ほとんど印刷しないので」という話です。

たしかに枚数は少ない現場です。ただ、枚数が少ないことと、リスクが小さいことは別です。

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。IT企業への導入では、何を印刷しているかを伺っています。

印刷しないのに残るもの

枚数が少なくても、刷られているものには傾向があります。

・雇用契約書と入社の書類
・秘密保持契約の原本
・請求書と支払いの書類
・顧客に提出する報告書

量は少なくても、中身が重いものが集中しています。

印刷が少ない現場ほど、複合機は人の少ない場所に置かれます。誰も見ていない場所で、契約書が排紙トレイに残る時間が長くなります。

毎日使う機械なら、不便があればすぐ直します。

月に数回しか使わない機械は、初期設定のまま何年も動きます。

・管理者のパスワードが初期値のまま
・読み取ったデータの保存先が共有のまま
・誰が何を印刷したかの記録が残っていない

技術に強い会社ほど、複合機を「情報機器」として見ていないことがあります。パソコンとネットワークは厳重に管理しているのに、複合機だけ抜けている状態です。

取引先の監査や、情報セキュリティの認証を取る場面で、複合機について聞かれることがあります。

・保存されたデータをどう消しているか
・誰が印刷したかを追えるか
・廃棄のときのデータ消去はどうするか

答えられないと、そこが指摘事項になります。導入時に決めておけば、あとから調べ直す必要がありません。

枚数が少ない現場では、速度や給紙容量はほぼ関係ありません。見るのは次の3つです。

・手元で認証してから出力できるか
・読み取ったデータの保存先を制限できるか
・誰がいつ何を出したかの記録が残るか

この3つが標準で入っている機種を選べば、あとの設定が楽になります。オプション扱いの機種だと、追加費用がかかります。

印刷が少ない会社の複合機は、次の順で考えると外しません。

・枚数ではなく、何を刷っているかで見る
・使う頻度が低いほど設定が放置されると知っておく
・認証・保存先・記録の3つが標準で入っているかを確認する

速度と容量は、そのあとで足ります。

複合機の設定についてご相談がありましたら、お問い合わせフォームからお気軽にお声がけください。