手作業1時間が、1分13秒に――受注日報の自動化デモを作って見えたこと

毎朝、Webの受注管理システムを開いて、受注を1件ずつExcelに転記する。日報にまとめて、PDFにして提出する。

多くの事務の現場で、こうした作業が毎日くり返されています。これをPower Automate for desktop（PAD）で自動化すると、どのくらい変わるのか。言葉で説明するより、見てもらった方が早いと考え、デモを作って動画にしました。

結果は、手作業なら約1時間と見積もった作業が、PADでは1分13秒でした（11件、実測）。

この記事は、そのデモを作った記録です。数字だけでなく、作る途中でつまずいたことや、気づいたことも書きます。

作ったもの

デモは、3つの部品でできています。

• 架空の受注管理システム：ログイン、受注一覧、受注詳細、日報のアップロードができるWebサイトです。PHPで作り、レンタルサーバーに公開しました。検索エンジンには載らない設定にしています。

• Excel：「単価マスタ」と「受注日報のひな形」を用意しました。受注明細に転記すると、単価マスタから単価を引いて、日報が計算されます。

• PADのフロー：ログイン → 一覧を読む → 1件ずつ詳細を開いてExcelに転記 → 保存 → 日報をPDFにする → サイトにアップロード

最初の版は、速すぎた

最初の版は、一覧ページの表をまとめて読み取り、Excelに貼る形でした。20ステップで、最後まで動きました。

ところが、ここで問題に気づきました。一覧の表をまとめてコピーして貼るだけなら、手作業でもすぐに終わってしまうのです。これでは、手作業との時間差が見せられません。

私が見てきた範囲では、実際の受注管理システムでも、一覧には受注番号や取引先くらいしか出ておらず、明細は1件ずつ詳細画面を開かないと見られない、ということがあります。そこで、デモのサイトも「一覧」と「受注詳細」の2ページに分けました。一覧で受注番号をクリックし、詳細を読み、一覧に戻る。これを件数分くり返す形です。

デモを作るつもりが、結果的に、現場の作業により近い形になりました。

作業が止まった：124万文字の正体

フローを作る途中は、PADのフローのテキストをAI（Claude）との会話に貼り付けて、相談しながら進めていました。

ある時、会話が上限に達して、続きができなくなりました。原因を調べると、貼り付けたフローの末尾にある「# [ControlRepository]」という部分に、画面のスクリーンショットが文字データとして、約124万文字も入っていました。

フローは、画面に見えている部分だけではありませんでした。

会話の記録から引き継ぎのメモを作り、新しい会話で続きを進めました。それ以降は、フローを貼るときに「# [ControlRepository]」以降を消すようにしています。人にフローを渡すときも、同じ注意が要ります。

見せ方と速さを詰める

最後まで動くようになってから、見せ方と速さを詰めました。

1行ずつ埋まっていく見せ方にする。 最初は、読み取ったデータをためておき、最後にまとめてExcelに貼っていました。これを、1件読むたびにExcelの行に書き込む形に変えました。動画では、Excelが1行ずつ埋まっていきます。何が起きているのかが、見ている人に伝わります。

項目を1つずつ取らず、表でまとめて取る。 詳細ページの8項目を1つずつ読み取り、Excelに書き込むと、1件あたり16回の操作になり、遅くなりました。そこで、詳細ページを8列・1行の表に作り変え、「表の読み取り1回＋書き込み1回」にしました。

ファイル選択は、キー入力で。 アップロードのファイル選択ボタンは、PADの「ボタンを押す」操作では開かず、マウスのクリックと待機が必要でした。さらに、フローを貼り直したときに、ファイル名の欄の部品が消えてエラーになりました。最終的には、ファイル名とEnterをキー入力で送る形にして解決しました。

一方で、うまくいかなかったこともあります。アップロードしたPDFを開いて見せる演出は、ブラウザの拡張機能の制限で失敗したので、今回は見送りました。

撮影と編集

画面は、右半分にPADの編集画面（実行中の行が強調されます）、左上にブラウザ、左下にExcelを並べました。デスクトップのアイコンを隠し、通知を止めて、仮想デスクトップで撮影しました。編集はClipchampで行い、ブラウザのアドレスバーを隠しています。

動画は、YouTubeに公開しました。

https://youtu.be/Ew_X77qGK4s

作って分かったこと

今回の作業から、研修や指導でもそのまま使えることが、いくつか見つかりました。

• 表は、IDで指定する。 画面の作りが少し変わると、自動で決まった指定は外れてしまいます。

• 表を読み取ると、見出しは列名になり、データには入らない。 Excelには2行目から書き込みます。

• クリックとキー入力は、前面のウィンドウに効く。 実行中は、対象のウィンドウを前面に置きます。

• 同じ日に2回動かすと、上書きの確認で止まる。 先に前回のファイルを消しておきます。

• フローを人に渡すときや相談するときは、「# [ControlRepository]」以降を消す。

• PADの貼り付け用のコードは、書き方が少し違うだけでエラーになる。 迷ったら、画面から1つ作り、それをコピーして増やします。

以前、PADに移行したのに結局JavaScriptを書いた話を書きました。今回のデモも、すべてが画面の操作だけで済んだわけではありません。それでも、少なくとも今回のような毎朝の転記作業なら、PADで十分に形になる。そう実感しています。

この仕組みは、御社の担当者が作れます

動画の最後には、こう入れました。

「この仕組みは、御社の担当者が作れます。90分の個別ポイント指導で、一緒に設計します」

1分13秒という数字よりも、伝えたかったのはこちらです。自動化は、外の専門家に作ってもらって終わりではなく、現場の担当者が作れて、直せる形にしておくことが大切だと考えています。

皆さんの職場には、毎朝くり返している転記の作業はありませんか？

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。

もし、この記事に出てきたような
「毎朝の転記や日報づくりに、時間を取られている」
「PADを入れてみたけれど、使いこなせていない」
「自動化を、自社の担当者が作れるようにしたい」
そんな悩みをお持ちでしたら、一度お話ししてみませんか。

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カネミツ・ソリューションズ合同会社
代表社員 熊井光文
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