「修正をお願いする」経営者・管理職の方へ「ここを直して」に、感謝と理由を添えて相談する_指示×経営者・管理職×AI 5/8

「作ってくれて、ありがとう。でも、少し直してほしいところがあって……」

スタッフが仕上げてくれたものを見て、こんなふうに言葉を探すことはありませんか。
時間をかけてくれたことは、ありがたい。
それでも、このままでは使いにくい部分がある。
感謝と修正のお願いを、どう伝えたらよいか迷う場面です。

前回は、資料のデザインについて、頭の中のイメージを具体的な条件にすることを考えました。
今回は、出来上がったものを受け取ったあと、人に修正をお願いする場面を取り上げます。

相手を気遣うあまり、直してほしい内容が曖昧になることもあります。
一方、変更点だけを並べると、どんな思いで作ったのかを聴く機会がなくなってしまいます。
まず、受け取った仕事を見ていることを伝え、そのうえで変更の理由を相談してみます。

1．感謝は、実際に助かったところを言葉にする

「ありがとうございます」は、それだけでも大切な言葉です。
そこに、何を受け取ったのかが分かる一言を添えられると、もう少し具体的になります。

ここからは、説明のための架空の例です。
スタッフに、社内の備品を管理する一覧表を作ってもらったとします。
品名や保管場所は丁寧に整理されています。
ただ、使う人が最初に確認したい「貸出中かどうか」の欄が、表の端にあります。

1-1．直すために褒めるのではなく、受け取った仕事に目を向ける

この場合なら、「保管場所まで調べてまとめてくれて、ありがとうございます。どこにあるかを確認できて助かります」と伝えられます。

修正を受け入れてもらうために、無理に褒めるところを探す必要はありません。
確認していない部分を「完璧です」と言うことも避けたいところです。
実際に見たこと、役立つと感じたところを、その範囲で伝えます。

感謝したことと、修正が必要なことは、どちらも本当であってよいと思います。
「ありがとう」と言ったから、変更をお願いできなくなるわけではありません。
逆に、直すところがあるからといって、相手が進めてくれた仕事までなかったことにはなりません。

2．変えてほしい理由を、使う場面から説明する

次に伝えたいのは、なぜ修正が必要なのかです。

「何となく違う」
「こちらのほうがよい」
だけでは、
好みに合わせて作り直してほしいのか、仕事で困る点があるのかが分かりにくくなります。

一覧表の例なら、使う人が備品を借りる前に、貸出中かどうかを確かめる場面を思い浮かべます。
その確認をしやすくしたいことが、変更を相談する理由です。

2-1．変更点と理由を、つながった一文にする

たとえば、こんな言い方ができます。

どの欄を、どう変えたいのか。その理由は何か。ここまで伝えると、相手も案を検討しやすくなります。

ただ、配置を変えれば必ず使いやすくなると、最初から決めつけなくてもよいでしょう。
作った人は、入力する順番や印刷したときの見え方まで考えているかもしれません。
「この位置にした理由があれば教えてもらえますか」と尋ねる余地を残します。

理由を聴いてみて、欄の順番を変えるより、見出しを付けるほうがよいと分かることも考えられます。
自分が思いついた直し方だけでなく、実際に使う人が困らない方法を、一緒に選んでいきます。

3．説明が足りなかったことと、あとから増やした希望を分ける

修正をお願いする前に、最初の依頼も少し振り返ってみます。

貸出状況を先に見たいことを、もともと伝えていたでしょうか。
自分の中では当然と思っていても、相手には共有していなかったかもしれません。
その場合、出来上がりだけを見て、相手の理解不足と決めないようにしたいところです。

3-1．自分が伝えていなかった条件は、そう伝える

このように説明すると、何を追加で共有したいのかが明確になります。
すべてを自分の責任として抱えるというより、依頼のどこに情報が足りなかったのかを確かめる言葉です。

一方、完成した表を見てから「返却予定日も載せたい」と新たに思いついたなら、それは当初の依頼とは別の追加です。
「ここが抜けています」ではなく、
「あとからのお願いになりますが、返却予定日の欄も加えられるか相談したいです」と伝えられます。

説明不足を補うことと、希望そのものを増やすこと。
この違いをはっきりさせると、作る人に、どこまで直せばよいかを推測してもらわずに済みます。

新しい欄を足すには、別の人への確認や情報収集が必要になる場合もあります。
「少し直すだけ」と頼む側で決めず、どんな作業が増えるのかも聴いておきたいと思います。

4．伝える場所と、返事を待つ余地をつくる

同じ内容でも、周りに人がいる場で急に修正点を並べられるのと、落ち着いて相談できる場で話すのとでは、受け止め方が違うことがあります。

個別の仕事の修正なら、まず本人と話せる場を選ぶ方法があります。チャットで伝える場合も、大勢が見ている場所へ書く必要があるか、一度考えてみます。

4-1．相談の形だけで終わらせず、相手の考えを聴く

「修正について、少し相談できる時間はありますか」と声をかけ、変更したい箇所と理由を伝える。
そのあとに、相手が説明したり、別の方法を提案したりする時間を残します。

経営者や管理職からの「できますか」は、相手にとって断りにくい問いになることもあります。
すぐに返事がないからといって、納得していない、やる気がないと決める必要はありません。
必要な作業を考えている可能性もあります。

「ほかの仕事との兼ね合いや、作り直すうえで気になるところがあれば教えてください」と添え、出てきた事情を踏まえて相談します。
変更が必要な理由が動かせない場合でも、直し方まで一つに固定しなくてよいことはあります。

なお、誤った情報がすぐ使われそうな場面では、ゆっくり話せる時を待つより、先に使用を止めるなどの対応が必要です。
相手への配慮と、仕事で必要な対応は、両方を考えたいところです。

人への修正依頼では、内容を伝えるだけでなく、相手の考えや事情を聴くことが含まれます。
AIへの指示を具体的にすることとは、ここが違います。
同じ「頼み方」でも、人との相談を、指示文の上手さだけで片づけないようにしたいと思います。

5．次の修正依頼に、理由を一文添えてみる

次に修正をお願いするときは、「ここを直してください」の前後に、なぜ変えたいのかを一文添えてみませんか。

一覧表なら、「借りる前に空き状況を確かめたいので。」
案内文なら、「受け取った人が、次に何をすればよいか迷わないように。」
まずは、その仕事で必要な理由を一つ言葉にします。

実際に助かったところへの感謝は、そのまま伝える。変更の理由を話したあとは、作った人の考えを聴く。
きれいな言い回しを用意することより、互いに何を考えていたかを確かめることを大切にしたいと思います。

修正をお願いすることは、相手の仕事全体を否定することではありません。受け取った仕事を土台に、必要なところを一緒に整えていく。そんな相談として伝えられたら、次の仕事も頼みやすくなるのではないでしょうか。

次回は、AIの出力に矛盾や不確かな点を見つけたとき、すぐに使わず、立ち止まって確かめることを考えます。