「なんのはなしですか」への質問の原因と対策〈10選〉

原因：話の目的が明確でないため、聞き手は戸惑います。

対策：最初に「報告します」「相談したいのですが」など、話の目的を明示しましょう。

例えば、「今回のプロジェクトの進捗状況を報告します」のように、具体的な内容に触れることで、聞き手がスムーズに理解できます。

原因：問題点の説明が不十分で、何が問題なのかが具体的に伝わっていません。

対策：問題が発生した状況や、その影響を具体的に説明しましょう。

例えば、「先週、誤発送が発生し、取引先からの問い合わせが殺到しました」のように、具体的な事例を挙げることで、聞き手は問題の深刻さを理解できます。

原因：話が長すぎて、結論が分かりにくい場合があります。

対策：最初に結論を述べ、その後、詳細な説明を加える「結論先行型」の伝え方が効果的です。

例えば、「結論から言うと、このプロジェクトは中止すべきです。理由は以下の通りです…」のように、結論を先に述べることで、聞き手は話の骨子を把握できます。

原因：話の妥当性が見えない。話の根拠や理由がわからない。

対策：〇〇という結論に至った根拠をもう少し詳しく説明すると、より深い議論に繋がります。

原因：話の内容を行うスケジュール感がわからない。

対策：スケジュール感だけでなく、優先順位についても説明することで、他の作業との関係性を明確にし全体的な計画を把握しやすくなります。

原因：問題の解説策や計画の妥当性についての説明がなかったり、根拠が弱い。

対策：この案を実行する上で、想定されるリスクや課題はどのようなものがあるか説明することで、より具体的な改善策を検討できます。

原因：話が一般的、抽象的でイメージがわかない。

対策：抽象的な概念を具体化するだけでなく、「この案を実行すると、どれくらいの改善が見込めるか」と数値化した内容を説明します。

原因：話が抽象的、大きすぎてイメージがわかない。

対策：人的要因、技術的な要因、それとも組織的な要因といった複数の視点から説明し、より多角的な分析が可能になります。

原因：自分の役割、今後の行動計画を説明できていない。

対策：この案で、自分は〇〇を担当し、△△という成果を出すことを目標としていますといった具体的な目標と役割を示して、責任範囲を明確化した上で説明します。

原因：聞き手（読み手）にやってほしいことが明確になっていない。

対策：聞き手（読み手）の行動を促すだけでなく、協力体制を築きます。
「この案を実行するために、一緒に協力して、より良い解決策を見つけたいと考えています。」といった協働の姿勢を示し、より円滑なコミュニケーションが可能になります。