ズボラでもできる！フリーランスのスケジュール管理術【Googleカレンダー編】

こんにちは。名古屋でライターをしているイトウユキコです。

フリーランスの友人たちと話しているとよく聞くのがスケジュール管理の悩み。

• いつも〆切に追われがち

• つい働きすぎてセルフブラック化

• タスクの抜け漏れがある

• ダブルブッキングしそうになった

などなど。常に複数のプロジェクトやクライアントさんと関わっているとスケジュール管理がどんどん複雑になって把握しきれないというのはあるあるではないでしょうか？

そんな話をしていると、よく言われるのが
「どうやっていろいろ同時にやっているんですか？？」ということ。

自分では特にスケジュール管理が得意だと思ったことはないけれど、なぜか人に聞かれるこの質問。
（確かに予定を組んだりプロジェクトの〆切から逆算して計画を立てるのは好きかもしれない）

いろいろ模索した結果、ここ1年ほどはGoogleカレンダーで直近のスケジュール管理、Notionでは中長期のプロジェクト管理＋αという方法に落ち着きました。

ちなみに私はズボラで面倒くさがりな人間。ですが、面倒くさがり故にできるだけ合理的な仕組みを作って楽をしたいタイプ。

そんな私なりのスケジュール管理方法を紹介してみたいと思います。

予定をカテゴライズする

時間の使い方を見える化する

まずは何のプロジェクトにどれだけ時間を使ったのかを見える化するために、定期的に発生する仕事やプロジェクトをカテゴリ分けし、それぞれのカレンダーを作成。

ちなみに私の場合はこんな感じ。クライアントワークのライター・編集・企画をやりながら、うつわのオンラインショップ運営を少しずつ進めています。

1. クライアントA 案件

2. クライアントB 案件

3. メディアC

4. 編集・企画(その他)

5. NPOの仕事

6. 地域プロジェクト

7. うつわ

8. プライベート

9. 勉強・思考

▼ライター・編集
1〜3が継続的に発生する仕事
4はスポット案件

▼企画
5はまち歩きの企画などをしているNPOの仕事
6は地域プロジェクト(ボランティア)

▼うつわ
7はうつわのオンラインショップに関する作業

▼プライベート
8はプライベートの予定
9はインプットと考えるための時間

(これに加えてクライアントA社と共有しているカレンダーに「予定あり」の時間を入力している)

カテゴリー分けの粒度は人それぞれかと思いますが「人と約束している予定」「自分の作業の予定」「インプットや考えるための時間」を分けて捉えるように意識しています。

ついでに(めったに使わないけど)紙の資料が必要なときはカレンダーの色と同じ色のクリアファイルに入れて、プロジェクトごとに色分けも。

カテゴライズが難しいスケジュールは？

場合によっては、どのカテゴリーにも当てはまらないスケジュールがあると思います。
特に、フリーランスだと仕事とプライベートの境界が曖昧ということもありますよね。

たとえば「交流会」のようなイベント。
その場では仕事は発生しないし、楽しみなイベントだけど、プライベートでもない。

そのときは「何のために使う時間なのか」でカテゴライズしています。

ライター交流会の場合は未来の種まきでもあるので「編集・企画」の活動、陶芸のイベントは「うつわ」の活動というように「未来の自分にとってどんな場面で活きる時間なのか？」で分類しています。

スケジュールの主導権を握る

スケジュールは先取りブロック

スケジュール管理をするときに大事なのは「とにかくスケジュールを先取りしておく」ことだと考えています。

特に自分の作業時間や考えるためのまとまった時間は「時間ができたらやろう」と思っていてもやれないことが大半です。

スケジュールに追われずに自分でコントロールするためには、自ら主導権を握って先に予定を入れる。できたら、余裕を持って時間を見積もっておくのが大事！

なので、私は人とのアポイントやお出かけなどのスケジュール以外に、執筆や作業する時間、インプットに充てる時間をあらかじめ入れています。

優先度はこんな感じ。

1. 人との約束(取材・会議・外出など)

2. 執筆・作業時間

3. インプット・思考

4. プライベートのいつでも良い予定

もちろん、作業用に確保しておいた時間に人との約束が入ればそちらを優先しますが、ずらした予定を入れる時間も別に確保します。

調整中の会議の予定などもわかる範囲で予備日を入れていて、予定が空いたらやりたかったことを入れるか休む時間にします。

後回しになった予定で埋まることも多々あるものの、ドミノ倒しのように延々と予定が先倒しになることは防げるはず。

スケジュールとタスクは分ける

スケジュール管理を細かくしすぎて挫折する人(過去の私です)は、とにかくざっくりと時間の枠を押さえるスケジュール管理がおすすめです。

洗い出したタスクを事細かに入力するのは時間がもったいないので、30分以内で終わるようなタスクはカレンダーには入れていません。
(〆切などの重要なリマインドのみタスク機能で入れています)

タスク管理に時間を取られるのは本末転倒なので、1時間以上まとまった時間を確保したいものや、絶対にすっぽかせない人との約束をカレンダーに入れています。

実際の進め方はは一つひとつのタスクの積み重ね→スケジュール(約束や予定)→プロジェクトの進行という順番ですが、計画を立てるときは逆算で。

大きな計画のプロジェクト(ゴール)から逆算して直近のスケジュールを組み立て、さらにスケジュールの中で毎日のやることをタスクとして細分化するイメージ。

私がGoogleカレンダーに入れているのはスケジュールの部分だけです。

最も大きな中長期の計画(プロジェクト)はNotionで管理し、細分化したタスクは紙に書き出すというアナログ管理にしています。

スケジュールを見直す習慣をつける

先ほど作業時間をあらかじめスケジュールに入れると書きましたが、そのためにもスケジュールの振り返りをすることは大事！

正直、つい睡魔に負けて予定通りに進まないこともあるし、急な予定変更だって当然あります。

大事なのはスケジュール通りに完璧に予定をこなすことではなくて、時間の使い方を見直して、未来の自分に最適化していくこと。

そのために、1日の終わりに実際に過ごしたスケジュールに修正します。

そうするとカテゴリー分けしたカレンダーの色を見て「今日はライティングが予定より早く進んだな」とか「思ったより取材に時間がかかったな」とか後から振り返ることができ、妙な隙間があれば「だらだらしすぎたな」と一目瞭然。

1日のログを振り返ることで、必要な作業時間が過不足なく見積もれるようになり、ざっくりと設定したスケジュールのブロックでだいたい時間通りに収まってくるようになります。

無理なく仕事を続けていくために使える時間を見つめること

1日24時間は誰しも平等とは言うけれど、人によって使える「可処分時間」はそれぞれ違うのではないでしょうか。

家庭の事情を抱えている人もいれば、健康の理由で長く活動できない人もいる。
健康で自分のために時間が使える人にだって、ショートスリーパーの体力オバケみたいな超人もいれば、ロングスリーパーで体力がないタイプもいる。

人によって使える自由な時間は実際には全然違うけれど、無理やり許容量を超えて活動するのは現実的ではないと経験上知っています。

だからこそ、必要な収入を得ながら、自分や周りの人にとって無理なく続けられる時間の使い方を模索していきたいなというのが最近のテーマ。

昔からとにかくスケジュールを埋めがちで自分で決めた予定に追われることもあったけれど、去年あたりからは「しばらくハードな日が続きそうだからこのタイミングで休みを入れよう」という具合に、先回りして休む時間もブロックするようにしています。

そのおかげであちこち出掛けて予定が詰まっていた時期もあまり追われているという感覚にならず、自分の気力と体力の限界を知ることができました。

〆切や予定に追われるのではなく、自分で決めた予定を追いかけられるように、これからも最適な方法を探していきたいと思います。

みなさんのおすすめのスケジュール管理がありましたら、ぜひぜひ教えてください！