AIを使っているのに、なぜ仕事が早く終わらないのか　やり直しを増やす「5つの使い方」

第1章　AIを使えば早く終わるはずだった

私自身、AIに作業を任せれば、仕事は早く終わると思っていた時期がありました。

しかし実際には、AIの回答を修正し、内容を確認し、指示を出し直すことが何度もありました。

結果として、自分で最初から作業したほうが早かったこともあります。

現役SEとして、目的や完成形が曖昧なまま進めると、あとから確認や修正が増える場面を見てきました。
AIに頼むときも、同じでした。

この経験から、AIに何ができるかだけではなく、どうすれば仕事が本当に早く進むのかを考えるようになりました。

なぜ、AIを使ったのに、かえって時間がかかったのでしょうか。

第2章　AIを使うと時間がかかる本当の理由

AIは、文章のたたき台を作ったり、情報を整理したり、言い換え案を出したりする作業を、数秒から数分で終えられます。

だからこそ、「AIを使えば仕事も早く終わる」と思いますよね。

実際、それ自体は間違っていません。

ただ、仕事はAIが回答を出した時点では終わりません。

回答を読んで

使える部分を選び

足りない情報を補い

間違いがないか確認し

必要なら修正する

最後に
「この内容で出してよいか」を自分で判断する必要があります。

仕事にかかる時間は、AIが回答を作る時間だけではありません。

AIが文章を作る時間が短くても、
その後の確認や修正に時間がかかれば、
仕事全体ではかえって遅くなります。

AIを使って時間がかかるとき、
実はAIの回答を見た後で、

• 「本当は何がほしかったのか」

• 「この内容で目的を達成できるのか」

• 「どこまで確認すればよいのか」

を考え直していることが多いです。

たとえば、上司に進捗を報告したいのに、
「作業メモをまとめて」とだけ頼んだとします。

AIは見やすく整理してくれるでしょう。

しかし、その内容が単なる作業記録になっていて、上司が知りたい「遅れの原因」や「判断してほしいこと」が入っていなければ、どうでしょう。

結局作り直しです。

これはAIの回答が遅いからではありません。

AIに頼む前に決めるべきだったことを、
回答を見た後で修正しているからです。

何をしてほしいのか。

どんな状態なら完成なのか。

どこまでAIに任せるのか。

これらが決まらないまま使い始めると、
AIの回答は「使えるかどうか分からない案」になりがちです。

では、どんなAIの使い方が時間を奪ってしまうのでしょう。

次に、初心者がやりがちな5つのパターンを紹介きます。

第3章　逆に時間がかかる5つの使い方

AIを使って時間がかかる人は、難しい操作を間違えているわけではありません。

むしろ多いのは、
普段の頼み方の中に、手戻りが増える原因がある
ケースです。

ここからは、初心者がやりがちな5つの使い方を見ていきます。

① 目的が曖昧なまま依頼する

たとえば、会議メモを見ながら、
「この会議メモを分かりやすくまとめてください。」
と頼む。

この指示でも、AIは要約します。

ただ、「分かりやすい」の基準は人によって違います。

• 欠席者が内容を把握できればよいのか。

• 上司が判断しやすい形にしたいのか。

• 参加者に次の行動を促したいのか。

目的によって、残すべき情報は変わります。

目的を伝えないまま頼むと、AIの回答を見た後で、
「上司に判断してほしかった、担当者と期限を分かるようにして」と再度AIに指示する必要が出てきます。

その結果、AIへの修正指示が増え、欲しい回答を得るまでに時間を要します。

② 完成形を伝えていない

目的を伝えていても、
「どんな形なら使えるか」
が決まっていないと、手直しが増えます。

たとえば、「上司向けの進捗報告を作ってくだい。」
と頼んだとします。

AIは文章を作ります。

しかし、それが

• 箇条書き

• メール文

• 報告書

どれに使われるかを、AILは分かりません。

また、進捗率だけでよいのか。 
遅れの原因や対応案、上司に判断してほしいことまで必要なのかも伝わっていません。

すると、文章は整っているのに使えない、という状態になります。

AIの回答が悪いわけではありません。
完成のイメージを伝えていないため、
AIも何をゴールにすればよいか分からないのです。

③ 仕事を丸ごと任せる

AIは便利なので、つい大きな単位で頼みたくなります。
「この資料をもとに、取引先への提案書を作ってください。」のように。

たとえばこの依頼には、いくつもの作業が混ざっています。

• 情報を整理する

• 提案の論点を選ぶ

• 相手に伝わる順番に並べる

• 事実関係を確認する

• 提案できる範囲を決める
  

このすべてを一度に任せると、
回答がズレたときに、どこから直せばよいか分からず、結果として、提案書全体を何度も作り直すことになります。

最初は、
「この資料から、相手に伝えるべき論点を3つに整理してください。」
のように、作業を小さく分けた方が、AIの回答を使いやすくなります。

④ 曖昧な修正を繰り返す

最初の回答を見て、

• もっと自然にして

• もう少し分かりやすくして

• なんか違うので直して

と修正を重ねた経験がある人も多いと思います。

AIは頼まれた通りに、何度でも案を出してくれます。

しかし、「どこが違うのか」が自分の中でも決まっていないと、
出てきた案を読んでは迷い、また別の案を出してもらうことになります。

この状態では、AIに文章を書かせる時間よりも、
人間が回答を読み比べて迷う時間の方が長くなります。

修正するときは、

• 300文字以内にしてください

• 上司向けなので、結論を明確にしてください

• 公開予定日への影響を記載してください

のように、直したい点を具体的に伝えるとやり取りは短くで済みます。、

⑤ 確認が必要なことまで任せきる

AIの文章は、もっともらしく見えます。だからこそ、きれいな回答が出ると、そのまま使いたくなります。

しかし外部に出すメールや、上司の判断に使う報告日付や金額が含まれる案内文などは、内容が正しいことが重要です。

たとえば、
お客様向けの案内文をAIに作らせた場合、

• 日付

• 条件

• 約束できる範囲

まで正しいとは限りません。

後から不安になって、最初から最後まで調べ直すことになると、AIを使った意味が薄れてしまいます。

AIには下書きや整理を頼む。
一方で、事実や最終的な判断が必要な部分は、自分で確認する。

この分け方ができていないと、AIは便利なはずなのに、確認作業ばかりを増やす存在になってしまいます。

ここまでの5つに共通しているのは、AIに頼む前に決めるべきことを、AIの回答を見た後で考え直していることです。

• 何のために作るのか

• どんな状態なら完成なのか

• どの作業を任せるのか

• 何を確認するのか

これらが曖昧なままでは、AIは速く回答してくれても、仕事全体は早く終わりません。

第4章　まずは、AIにこの3つを伝える

ここまで読んで、

「じゃあ、AIに頼む前に何を決めればいいの？」

と思ったかもしれません。

難しいプロンプトを覚える必要はありません。

まずは、次の3つを伝えるだけで十分です。

• 何をしてほしいか

• 何のために使うか

• どんな形でほしいか

① 何をしてほしいか

まずは、AIにお願いしたい作業を伝えます。

たとえば、
以下の作業メモを、上司向けの進捗報告にまとめてください。

これは「何をしてほしいか」です。

• 要約してほしいのか

• メールにしてほしいのか

• 箇条書きに整理してほしいのか

最初に作業をはっきりさせるだけで、AIの回答の方向が定まります。

② 何のために使うか

次に、その作業の目的を伝えます。

同じ進捗報告でも、目的によって必要な内容は変わります。

「上司が、公開予定日に間に合うかどうかと、応援要員が必要かどうかを判断できるようにしてください。」

ここまで伝えると、AIは単に作業内容を並べるだけでなく、遅れの原因や今後の影響、判断材料になりそうな情報を残しやすくなります。

「誰に見せるか」だけでなく、「読んだ人に何を分かってほしいのか」まで考えるのがポイントです。

③ どんな形でほしいか

最後に、完成形を伝えます。

「現在の状況」「課題」「判断してほしいこと」の3項目に分けてください。

これがあると、AIの回答を受け取った後に、
「文章は悪くないけれど、結局自分で並べ替えないと使えない」
という状態を減らせます。

項目のほかにも、

• 300文字以内

• 箇条書きで

• 結論を最初に書く

• やわらかい表現ではなく、判断しやすい表現にする

なども、「どんな形でほしいか」に含まれます。

3つをまとめるとこうなる

「現在の状況」「課題」「判断してほしいこと」の3項目に分けてください。

最初の、「上司向けにまとめてください。」
と比べると、AIが目指すべき方向がかなり明確になります。

もちろん、この3つを伝えても、最初から完璧な回答が出るとは限りません。

ただ、最初の回答が「何を直せばいいかも分からない文章」ではなく、「目的に近い下書き」になります。

修正が必要になったときも、直す方向を伝えやすくなります。

その結果、AIとのやり取りや確認に使う時間を減らしやすくなります。

ただし、この3つを伝えれば、どんな仕事でもAIに任せてよいわけではありません。

• 事実確認が必要な仕事

• 外部への影響が大きい仕事

• 自分が最後に判断すべき仕事

こうした作業もあります。

では、AIに頼む前に、何を判断すればよいのでしょうか。

第5章「AIに任せるか」を判断する軸が必要になる

前の章で紹介した3つを伝えるだけでも、AIとのやり取りはかなり減らせます。

ただし、指示が具体的になったからといって、どんな作業でもAIに任せてよいわけではありません。

たとえば、お客様へ送る案内メールなら、AIに文章の下書きを作ってもらうことはできます。

しかし、そこに書かれている日付や条件、約束してよい範囲まで、AIに任せてよいとは限りません。

上司向けの進捗報告も同じです。
作業メモを整理し、分かりやすい文章にすることはAIに頼めます。

一方で、公開日を延期するのか、応援要員を依頼するのかといった判断まで、AIに任せるものではありません。

AI活用で本当に難しいのは、AIに上手く頼むこと以外にもあります。

• 何を任せるか

• 何を自分で確認するか

• 何を最後まで判断するか

これらを決めることです。

AIが出した文章が自然だから。
AIがすぐ答えを出せるから。

それだけで任せる範囲を決めると、あとから確認や修正が増え、かえって時間がかかることがあります。

だから、AIを使うかどうかを考えるときは、

• この作業は、どこまでAIに任せても問題ないか

• AIの回答は、どこまで確認すればよいか

• 最後に自分が判断すべきことは何か

を考えるための軸が必要になります。

では、AIに任せる範囲は、何を基準に決めればいいのでしょうか。

ここから先は「線引き」の話になります

5つの使い方を避けるだけでも手戻りは減ります。
ただ、根っこにあるのは「どこまで任せるか」を毎回その場で決めていることです。

私はここを感覚でやっていて、ずっと同じ失敗を繰り返していました。
今は「4問・3分類・3確認」という形に固定して、迷わないようにしています。

▶ AIに仕事をどこまで任せる？現役SEの分担基準

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