属人化ゼロで“誰でも回る”職場へ｜管理薬剤師が実践した5つの改善策とテンプレート

こんにちは、まどいろ日記です😊
前回の記事では、私が異動先で直面した“属人化”の現実と、その危うさについてお話ししました。

「この人が休んだら、どうすればいいのか誰もわからない」
「とりあえず、なんとなくで回っている」

そんな状態が、実は私たちの職場にも潜んでいました。

あなたの職場にも、心当たりはありませんか？

今回はそこから一歩踏み込んで、私が実際に行った改善と、その結果についてお伝えします。
加えて、「これ、自分の職場でも使えるかも！」と思ってもらえるようなテンプレートも用意しました。
ダウンロードして、そのまま使っていただけます。

【１】最初に手をつけたのは、発注業務

最も属人化が顕著だったのが、薬の発注業務でした。

当時の発注は、ほぼ1人のスタッフがすべてを担う体制。
会社が導入している発注システムには「発注点」や「予測使用量」の機能もあるのに、活用されず、その人の“感覚”で毎回判断していました。

問題は、その方が急に休んだとき。
「どれをどのくらい発注すればいいのかわからない」という不安が現場に広がり、欠品リスクも高まっていました。

「誰でもできる発注」に変えるには？

改善のために、以下のようなしくみを導入しました。

• 発注基準の明確化：
  　門前医院でよく使われる内服薬は使用量から発注点を明示
  　外用剤や散剤など、数値化が難しいものは「発注目安カード」を棚に設置

• カード式の運用：
  　カードを“抜く＝発注”のサインにし、誰でも判断・引き継ぎができるように

• あまり使われない薬剤は、システムの予測使用量に基づいて定期確認

結果的に、「発注業務は特定の人しかできない」という状態を解消でき、突発的な休みにも落ち着いて対応できる体制ができました。

次に私が着手したのは、「共用PCとメールの混乱を整えること」でした。

ここまでは無料で読めます😊
「似たような悩みがある」「何かヒントが欲しい」方は、ぜひ続きをどうぞ。

この先は、私が現場で試行錯誤してきた“試行錯誤のリアル”と、実際に使っているテンプレートを紹介しています。

忙しい毎日の中で、ほんの少しでも「助かった」と思える人が増えたら…そんな想いでまとめました。

テンプレートは閲覧・コピー→編集が可能です😊

シフト表テンプレート（例）👇
「調剤」「投薬」「発注」「休憩」などが色分けで一目瞭然。

私自身が現場でつくり、今も使っているテンプレートたちです。
必要な方が、必要なところだけ持ち帰っていただけたら嬉しいです😊