タスク管理を手書きに変えたら、仕事がサクサク進むようになった。

今年の誕生日（8/16）からタスク管理を手書きに変えた。
すると、それまでの停滞が嘘みたいに仕事がサクサクと進んでいくようになった。
これは驚きの体験。まさか手書きに戻るだなんて。

これまでのタスク管理について。

まずこれまでの仕事管理の経緯から。
2018年8月に会社員を卒業してからタスク管理法を変更する必要が出た。
仕事はoutlookのタスク管理を使っていて、プライベートは手帳での管理をしていた。これからはoutlookのタスク管理から離れる。

会社とプレイベートの二元管理から、自社仕事も依頼仕事も家事も育児も遊びも一緒くたにまとめてタスク管理する必要がある。

いろいろと人に相談したり、NETで調べたり、試行錯誤するなかで、タスクシュートの思想をベースにしたアプリ「たすくま」に辿り着き、移行することができた。

「たすくま」は自分が何のタスクをするにしても開始時間と終了時間を入力する。それによって自分が何に時間を使っていたのか振り返ることができるし、無駄をなくすような時間の使い方を考えることができる。

たすくまは朝起きてから始まる。
目が覚めてタスク開始を押す。トイレ行って、猫トイレを掃除して、手を洗って、歯を磨いて、髭を剃って、髪をセットする。これで平均10分。これはルーティンなので、毎日の繰り返しのタスク。このデータを重ねることで、体感値ではなく具体的時間として把握することができる。

これを様々な仕事や毎日のルーティンなどで計測＆振り返りをしていく。

そこまで全ての時間に対して厳密に行っていたわけではないけれど、ルーティンと仕事についてはきっちり管理するように目指していた。

ちなみに「たすくま」はiPhoneとApple Watchが連動していて、「開始」「終了」もスムーズにできたのはありがたく、そこまで計測が大変にもならず重宝していた。

2018年から2020年中ごろまではそれでうまくやれていた。

2020年に双子が産まれるにあたって、家がバタバタしたタイミングがやってきた。
で、バタバタの中で、こんなタスク管理やってられるかーぼけーとなり、いつの間にかアプリも開かないようになっていった。

たすくまはタスク管理にパワーをかけるという熱量がないと続けられない。
その時の自分にはそのパワーは持てなかった。

やるのは目の前にある、やらなきゃいけないこと。
それで手一杯になった。

さて、そろそろタスク管理を始めよう。

ようやく5人+2猫の暮らしが安定してきて、そろそろ仕事モードに入ろうという機運になれた2022年中ごろ。
たすくまを放棄した後、特にこれといったタスク管理をしていなかったので、やらなきゃいけないタスクをこぼしまくったりしていた。
なんかいい方法を見付けるか、自分で考えるかしないとなーと感じてきていた。

8月、誕生日を迎えた時に「節目のタイミングだし、このタイミングでタスク管理に手をつけよう！」とスイッチが入った。
なんでだか分からないけど、パチッと電源がONになった感覚。

で、考える。
新しいアプリを探したいわけじゃない。
新しいタスク管理思想が欲しいわけでもない。

そもそも「たすくま」が嫌だなーと思ったのは、時間に追いまくられている感覚があるということだった。
自分で設定しているタスクなのだから、圧迫するものは消せばいいのだけど、なんだかいちいち時間を計測するだなんて疲れる。やってられない。

なんか自律的にやっている感じがしないんだよなという気がした。
自分で設定したタスクながら、いつしかプログラムに「やれ」と言われている感覚になること。

そしたら、もう原点に戻って手帳に手書きでやればいいんじゃないかっていう気がした。デジタルデトックス。自分のコントロールを自分に取り戻す気持ち。

特になんちゃら先生のタスク管理法みたいのに従うでもなく、オリジナルで始めてみよう。

ちょうど仲間からかなり前に貰って使っていなかったモレスキンの手帳があったので、これを使うことにする。

タスクの書き出し方を決める。

シンプルに手帳にやるべきタスクを書いて、やり終えたら赤く塗り潰す。
それだけでいいんじゃないかと思った。

ただ、ちょっと待てよと。
自分の動いている領域があれこれ広い。仕事でもプロジェクトが幾つもあるし、請負仕事も、家事も、育児も、遊びもある。
それを無頓着に並べてしまうと、どの領域の何をやっているのか分からなくなるし、他に何をやるべきなのかも把握できない。

よし、領域別の枠を作って、そこにそれぞれのルーティンとタスクを放り込むことにしよう。終わったら、赤く塗り潰す。

あ、そうだな、期間は1週間ごとにして、ノートの見開きを使うことにしよう。その方が見やすそう。結構仕事も家事も1週間単位で動いているものが多いし、それが分かりやすそうな気がする。

そしたら、左上の枠は日付とその週のテーマを書き出すことにしよう。

そんな骨組みだけ決めて、まずは始めてみることにした。

最初の1週は、見開きを8つの枠に分け、左上は日付とテーマ。
残り7枠をプロジェクトで4つ使い、残りは「その他」「家族」「自分」というものに置いた。

さて、どうなるものかな。
自分自身、このタスク管理の結果がどうでるか楽しみになってきていた。

・・・・・・

結果からいうと、週を追うごとにぐんぐんとタスクが進むようになっていっている。自分でも驚きの成果が出てきた。なんでもっと早くやらなかったんだろうという感覚。

今では枠を13個に分け、月曜日に前週にやり切れなかったタスクを眺めつつ当週のタスクを書き出すことを楽しみになるようになった。

手書きの何が良かったのか。

人によって大事にするポイントが違うので、あくまで自分にとって手書きの何がフィットしたかという点。万人に通じる方法なんてないと思うので。

考えると以下の4点が良かったと整理できた。

①毎週のタスクをペンで書くので、前週から残ってるタスクはいい加減やらなきゃという気になる。
…これがデジタルなタスク管理だと勝手にタスクは残り続けるだけなので、やらなきゃ意識が働かない。もしくはoutlookとかであれば勝手に期限を延ばして見えなくもさせられる。3週連続で書いているタスクがあるといい加減やろうぜと自分を鼓舞したくなる。そのタスクをやると決めているのは自分だ。

②見開きに全てが収まってるので、全体感が掴みやすい。
…デジタルだと一覧で見えないので、その週のやるべきパーツごとしか見えなかったりする。このやり方では見開きで見たものが全てなので、その中でやらなきゃいけないものを比較しやすい。

③終わったものは赤ペンで塗りつぶすので「やり終えた感」「タスクを処理している感」がある。
…デジタルだとタスクが終わった後は消してしまうので当週にどれだけの仕事をしたのか分からなくなる。その結果自分がどれだけやったのか実感が湧かなくなる。結構仕事したのに、まだまだやることがあるという感覚。
この方法だと、タスクが残っているものよりも自分が終えたものに目が行くのでモチベーションが担保されやすい。

④テーマ別に枠を分けているので、どのテーマが進んでいて、どのテーマが進んでないのか分かる。
…プロジェクト別に枠を設けることで、どのプロジェクトをやってるか、もしくはやっていないかがパっと見で分かる。それぞれ同時進行で動かしていかなければいけないものも少なくなく、見渡せるのが良い。

タスクは消化率よりも消化数。

先週は128個のタスクが進んだ。
中小さまざまなタスクがあるけども128個はなかなか大したものだと笑みがこぼれた。この方法でやってると赤く塗り潰すのが勝手に楽しくなってくる。Competenceを満たしてくる感じ。

で、勢い、8月から先週に至るまでの各週のタスク消化率を計算してみて、それぞれのページに書き込んみた。

……で、あ、やっぱりこんなものは書くべきではないと全部塗りつぶした。

こういう率で考える思想がいけてないんだよな。
100%に至らないものは不十分なものに見えてしまう（当然ながらどの週も100％には至らず、50～80％くらいで終えている）

違う違う。
このタスク管理をしたことによって、幾つのタスクを終えたのか、その数字が大事なんだ。タスク消化率ではなくて、タスク消化数だ。

ここはイチロー的思考と同じだ。
打率を追い掛けるのではなく、ヒットの数を積み重ねることだけ考える。
2000本安打打った後も、「次の目標は、次のヒットです」と語る、その姿勢。それだ。

やればやるほど、終了したタスクが積み重なる。
前週との比較などしても意味ない。毎週、スケジュールは違うんだし、抱えてるタスク数も違う。
やったらやった分だけ終了したタスクを積み重ねていけば良い。

この考え方も含めて、本当にいい方法にたどり着いたなと実感中。
このまま進んでどこまでいけるか、それが今では楽しみなことになってきた。