現役システムエンジニアが本当におすすめするシステム化のタイミング

おはようございます、毎日投稿で100日連続を目指す村田です。
今日は99日目なので、あと1日！

システム化をすると、業務が非常に楽になったり、今までできなかったことが簡単にできるようなイメージがあると思います。
生成AIがそのいい例で、すごく簡単であっという間にできてしまいます。

「システムを導入すると、きっと同じように良くなる！」
と思っていたのに、全然そんなことはなく、使いにくかったり、ルールが増えてかえって面倒だったりすることもあります。

導入に多額の費用や時間がかかった場合、なおさら悔しく感じるでしょう。

システム化・システム導入が失敗する理由

なぜ上手くいかないのでしょうか？

1. 要件（やりたいこと）が明確になっていない

2. やりたいことや困っていることの最適解がシステム化ではない

上記が当てはまる場合に、「お金払っているのだから、システムを作ってくれる人がいい感じでやってくれるのでは？」と淡い期待を抱いて依頼すると失敗しやすいです。

システム化・システム導入の前にやるべきこと

まず、紙やボードなどのアナログでできないか、Excelなどの既存のツールでできないかを検討し、実際にやってみることです。

例）モチベーションアップでサンクスカードを実施する場合

「サンクスカード」で検索すると、たくさんのアプリ・サービスが表示されます。そこにはたくさんのメリットや導入効果が記載されています。
企業としては、アプリやサービスを売りたいわけですから当然です。

そして、資料を読んだり、打合せで話を聞いたりして「良さそう！」と思って導入すると…

情報収集は非常に良いですが、まずは小さい範囲で試しにやってみるのが良いです。サンクスカードであれば、付箋に書いて実施することも可能です。

アプリによっては、一定期間無料のサービスの場合もあるので、それを利用してみるのも良いかもしれません。

そうやって実践した後、システム化が必要だなと感じたらシステム化を検討する流れがお勧めです。

システム化・システム導入のメリット

そもそもシステム化・システム導入のメリットには、どのようなものがあるでしょうか？

1. 効率化・コスト削減: 作業やプロセスを自動化することで、時間と労力を削減できます。

2. 正確性向上: 人のミスを減らし、一定の品質を保てます。

3. スピードアップ: 人間では実現できない速度で繰り返し作業を行います。

4. 透明性向上: プロセスの一貫性と記録の保持により、監査にも対応しやすくなります。

5. 顧客満足度向上: 高品質かつ迅速なサービス提供により、顧客の満足度を向上させます。

6. データ管理の最適化: 大量のデータを効率的に管理し、分析や意思決定に役立てます。

現在実施している業務を迅速かつ正確に漏れなく実施したり、データ化するためであれば、メリットがあります。

しかし、まだ試したことがない場合、何を迅速かつ正確に実施し、何を分析するためにデータ化するのかが曖昧で、期待に達しないことがあります。

まとめ

やりたいことや困っていることがある場合、まずは紙などのアナログ、もしくはExcelなどの既存のツールで実際に試してみて、ある程度上手くいったら、システム化のメリットを確認し、その後でシステム化を検討するのがお勧めです。

これからシステム導入を検討される皆様にとって参考になれば幸いです。
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