#668 完成度を下げることで結果的に上手くいくプレゼン術

おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。

今日からまた一週間がスタートしますね。
今週は、どんな一週間にしたいですか。

今日の両立サプリの放送は、Voicyさんのハッシュタグ企画にあわせて放送させていただこうと思います。
テーマは、『 #プレゼン上手 』。
王道が来た感じですよね。
プレゼンというと、伝えるというイメージが大きいと思うのですが、私は伝えることだけにこだわりすぎちゃうと伝わらないと思いますので、伝える以外のポイントにフォーカスをして、今日の放送をお届けしようかなと思います。

この放送は、今年で30周年を迎えるLenovo『ThinkPad』の提供でお送りします。

#プレゼン上手

『#プレゼン上手』についての放送ですが、まず、”プレゼン”という言葉が大層な言葉だなというイメージがないですか。
私の中での”プレゼン”というキーワードは、まず、仕事のイメージがとても強いですし、「できる人、パワーポイント、ハードルが高い」勝手にこんな印象がついてくるのですが、気のせいでしょうか。
これがどこからくるのかなと思うと、たぶん20代ぐらいに見ていたドラマの影響があると思うんですよね。
何を見ていたのかは、さっぱり覚えていないのですが、オフィスのシーンで、「今日、大事なプレゼンがあるので」とか、会議じゃなくて「何時からプレゼン」みたいな、そういうシーンのイメージがあるのと、「スーパープレゼンテーション」という番組だったり、Appleのスティーブ・ジョブズさんのプレゼンのイメージがプレゼンという言葉にすごくついていて、それで大層な言葉という印象が大きいのかなと思います。

ただ、今日は日常の中にそこかしこにあるプレゼンを前提にお話をしたいと思います。
例えば、ミーティングの中で自分の案を説明するとか、商談や面談の中で自分の会社について説明をするとか、パートナーに承諾してほしい件があって、それを伝えるとか、とにかく誰にでも日常そこかしこにあるプレゼンを前提にお話をしたいと思います。
どんな仕事をしていても、どんな生活していても、結構プレゼンのシーンがあるんですよね。
なので、ハードルを高く感じたり苦手意識を持つよりも、呼吸をするかのようにできたほうが便利だなと。
そういう前提でお話をしたいと思います。

「どう伝えるか」以外のプレゼンのコツ

私が考える『#プレゼン上手』の要件は三つありまして、それを今日はお伝えします。
一つ目は、準備の準備が大事。
二つ目は、伝えたいことと、相手の関心のバランス。真ん中を取る。
最後、三つ目が、相手が参画する余地を作る。
この三つだと思うんです。
順番にいきましょう。

プレゼンの要件をちゃんと定義しておく

まず、準備の準備が大事。
どういうことかというと、「プレゼンは準備が大事」と聞くと、当たり前じゃんと思うじゃないですか。
私は、伝える準備そのものと、そもそも準備にかかる前の準備を分けて考えたほうが良いと思うんですよね。
プレゼンの準備が、実際に伝える準備。
例えば、資料を作ったり、話すことを考えたりだとすると、準備の準備は何かというと、プレゼンそのものの要件定義なんですよね。
これがないと始まらないと思いますし、意外とこれを曖昧にしたまま、伝える準備のほうにいっちゃうと、結構落とし穴だと思うんですよね。
プレゼンの要件定義とは何かというと、誰が聞くのか、どんな場所で聞くのか、なので、どのぐらいの時間をかけていいのか、これを頭の中になんとなくあることも、私は一回書き出した方がいいと思います。
例えば、「この資料はどうですか？フィードバックをください」というコミュニケーションがあったとして、資料そのものの良し悪しは資料だけを見ても分からないじゃないですか。
その資料を誰が見るのか、どんなシーンで使われるのか、その資料を見る相手は何に関心があって、何を期待してその資料を手に取るのか。この前提が分からないと、資料の良し悪しなんていうのは誰にも判断ができないわけなので、準備の準備というのは、プレゼンの要件をちゃんと定義しておくことだなと思います。
準備が大事だというのは十分に理解されているので、準備でまとめちゃってもいいんじゃないかと思うかもしれませんが、私は伝える準備そのものと、準備の準備は、明確に分けたほうがやりやすいし、結果、うまくいくと思っていますので、これを分けることをぜひおすすめしたいと思います。

伝えたいことと、相手の関心のバランスを取る

二つ目は、伝えたいことと、相手の関心のバランスをちゃんと取ること。
プレゼンの成功とは何かというと、うまくしゃべれるとか、うまく伝えた、ここじゃないんですよね。
伝わったかどうか、これです。
私は、ここにすごい大事な法則があると思うのですが、それは伝えたいと思えば思うほど、伝えたいことだけじゃだめなんですよね。
人って、伝えたいという気持ちが大きくなると、伝える準備をしますし、伝えることに集中しちゃうのですが、それだと伝わらない。
反対の立場に立ってみると分かりますよね。
どんなに分かりやすく明朗に説明されたとしても、相手の伝えたいことだけ一方的に言われて、「はい、分かりました」となるかというと、たぶん腹落ちしないとか、納得ができないという人が大半なんじゃないかなと思います。
なので、伝えたいことと、相手の関心のバランスを取るというポイントが出てくるんだと思うのですが、では何を考えるかというと、聞き手が考えそうなこととか、関心を持っていること、懸念しそうなことを想像して準備をしていく、伝えていく、ということかなと思います。

このときに役に立つのが、”自分ツッコミ”ですよね。
伝える準備をする側になりつつ、いったん客観的に見て、「自分だったら、これを疑問に思うな」とか、「こういうツッコミをしたくなっちゃうな」それを想像して、自分ツッコミを入れながら、準備を進めていく。
こんなイメージですかね。
伝えたいことと、相手の関心のバランスをとるというのは、くれぐれも相手の期待ばかりを想像して忖度しながら準備することではありませんので、そこは使い分けていきましょう。
自分の伝えたいことを伝えるために、相手の関心を想像してチューニングする。こんなイメージです。

聞き手を評価者モードにしない！

最後、三つ目は、相手が参画する余地を作る。
ちょっと想像していただければと思うのですが、例えば、プレゼンを聞く側の立場になって、不思議なことに、完成度が高いプレゼンを聞けば聞くほど、プレゼンの評価書モードになっちゃうんですよね。
例えば、パートナーに対して「食洗機を導入する件」というプレゼンを準備してみたとするじゃないですか。
そのプレゼンの完成度が高ければ高いほど、聞き手は評価者モードになる。この案が良いか悪いか、そして合意するかどうか、判断するモードになって聞いてしまう。
皮肉ですよね。
完成度が高いほど、相手は評価者モードになる。
ということはどうするかというと、相手が参画する余地を作るというのは、あえて完成度を下げて、一緒になって仕上げるモードにするというのは、私は最終的に”伝わる”まで進むための、実は結構大事なポイントかなと思います。
どういうことかというと、例えば、最後まで通しでプレゼンをしちゃわずに、途中で区切って、相手の理解だとか疑問を確認しながら進める。
あと、冒頭に「これは素案なので、聞いてくださるあなたの意見をぜひ取り入れながら、完成させたい」という前置きを置くとか。
そのために素案とかたたき台という位置付けをとるのは、結構作戦ですよね。
相手の感想を求めて、相手が質問や意見を言ってくれたら、それを資料に書き入れながら進めていく。
なんていうことも、一緒になって仕上げるモードを作り上げる有効なテクニックになるんじゃないかなと思います。

プレゼンというのは、どこまでいっても、プレゼンをすることだけを切り取って成り立つものではないんですよね。
伝えることではなくて、伝わった状態がプレゼンそのものの成功の物差しだったり、プレゼンをするということは、その後に、例えば、相手と一緒にものを前に進めていくとか、相手の賛同や理解を得て、一緒になって動いていく。
こういったことが、その次のステップにあるとしたら、プレゼンの完成度を上げすぎて、相手を評価者モードにするよりも、あえて一緒になって仕上げるモードで、相手が参画する余地を作っていくというのは、結構大事なプレゼンのテクニックになるんじゃないかなと思います。

日常の中にそこかしこにあるプレゼンで、私自身も大事にしていることを三つお伝えさせていただきました。
皆さんは、プレゼンでどんな悩みがありますか？
そして、どんなことにこだわってプレゼンをされていらっしゃるでしょうか？
よかったらコメントをお待ちしています。

過去放送『プレゼン準備の工夫』

最後に、”プレゼン”というテーマに関心のある方へ。
今日は、簡単に”伝える以外の準備”を三つにまとめさせていただきましたが、伝えるためのポイントや、プレゼンの場を進行するためのポイントについてお話した過去放送がありますので、紹介させていただきます。
放送にリンクを貼っておきますので、よかったら聴いてみてください。
『#484 プレゼンや説明シーンで忘れがちな準備の工夫』
"準備の工夫"と書いてありますが、今日の"準備"についてもう少し詳しくお伝えしていたり、実際にプレゼンの場を運用するための具体的なポイントが放送されておりますので、プレゼンが関心事だという方は、今日の放送とセットで聴いていただけると、もしかしたらお役に立てるかもしれません。

最後までお聴きいただき、ありがとうございます。

今日も一日良い日にしましょう。

小田木朝子プロフィール

「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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