AI活用仕事術の資料ビジネススキル｜キャリアアップ【#AIとやってみた】

金曜の夜。今週もお疲れ様でした。

夕方、上司に資料を見せると「もう少し分かりやすく」の一言。

補足を足し、グラフを足し、注釈を足す。気付けば15枚。。

直す前より分かりにくくなっている気がする。

資料が伝わらない時、大抵の人は足して直そうとします、、でも読み手が納得する資料ほど、実は削って作られているんです。

今回は資料作成の時間を減らしながら、伝わる資料に仕上げる方法をお伝えします。

人は足して修正する

2021年、米バージニア大学のレイディ・クロッツ准教授らが、科学誌Natureに発表した研究があります。

ある組織の新任リーダーが職員から改善案を募りました。集まった案を数えると、削る提案1つに対し、足す提案は8つでした。

研究チームはレゴを使った実験でも確かめています。参加者に渡されたのは、屋根がぐらつくレゴの模型。これを崩れないように直すのが課題です。ブロックを足すと、1個につき10セントの費用がかかります。

一番簡単なのは、ブロックを1つ取り除くこと。ところが、取り除いて直した人は半数にも届きませんでした。

一方、別のグループには最初に「ブロックは取り除くこともできる」と伝えました。すると、取り除いて直す人がはっきり増えました。

つまり、

削れる案も、言われないと思い付かない。

足すほど結論が埋もれる

資料作成でも同じです。上司に「分かりにくい」と言われると、補足・注釈・参考データを足して直そうとします。

ただ、足すほど伝えたい結論は埋もれます。読み手が探す場所が増えるだけです。

（ちなみに、「念のため」で足した参考資料のページは大体誰にも開かれません笑）

ここからは足さずに伝わる、資料作成の3ステップをお伝えします。

■一つ目。作る前に1行で

最初に、資料を開く前に伝えたいことを1行で書きます。

「来期は販路を2社に絞り、利益率を3%上げる」

1行で書けないうちは、何を残して何を削るかも決められません。この1行が後で削る時の基準になります。

■二つ目。1枚に一つ

次に、1枚で伝えるメッセージは一つに絞り、スライドのタイトルをそのまま結論にします。

「市場動向」→「市場は3年で1.5倍に」

タイトルを読むだけで結論が分かれば、本文やグラフは結論を支える材料だけ残せば済みます。

■三つ目。仕上げに削る

最後に、仕上げの時間を「削れる所探し」に使います。

「このページがなくても、結論は変わるか？」

研究では削るという選択肢を一言示すだけで、削って直す人が増えました。自分にも同じ一言を投げかけるわけです。

それでも消すのが怖いページは、補足資料に回します。本編から外すだけで、結論までの道のりは短くなります。

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削る候補はAIで確認

とはいえ、自分で作った資料ほど、どこも大事に見えて削れないものです。

そこで、削る候補だけをAIに挙げてもらいます。

以下は〇〇（例：部長）に△△（例：予算の承認）をもらうための資料。
結論は「□□」。この結論を支えていないページや文を削る候補として挙げ、理由を一言添えて。

（ここに資料の文章を貼る）

ポイントは一つ目で書いた1行を結論として渡すこと。AIは結論が分からないと、どこが要らないのか判断できません。最初に書いた1行が、ここでも削る基準になります。

また、AIに単に「改善して」と頼むと、補足を足した長い文章が返ってきがちです。AIも言われないと削らないのです。なので「削る候補を挙げて」と、頼む内容を絞ります。

さらに、誰に何をもらう資料かも書いておきます。部長に見せるのか役員に見せるのかで、残すべき数字が変わるからです。

最後に削るかどうかは自分で決めます。上司が必ず確認する数字は、AIが削る候補に挙げても残します。

AIには足させず、削る候補だけ出させる。

短い資料が通る

部長や役員は1日に何本もの報告を受けます。1枚目で結論が分かる資料ならそのまま判断に使われます。

逆に、結論を探さないといけない資料は「で、何が言いたいの？」と差し戻されます。

なので、短く纏められる人ほど、判断の場に資料を出す仕事を任されます。

結局、

資料の価値は枚数ではなく、伝わる速さで決まる。

最後に

・作る前：伝えたいことを1行で
・作る中：1枚にメッセージ一つ
・仕上げ：削れる所を探す

まずは来週、資料を開く前に伝えたいことを1行だけ書いてみましょう。

すると、来週の資料作成は今週より早く終わるはずです。

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では、静かにしたたかに。

拝