依頼からWhyが消えるとき

ある資料の作成を頼んだとき、私はこう言いました。

「上から言われているので、来週までにお願いします」

嘘ではありません。実際そう言われていたし、締切もそのとおりでした。ただ、出てきたものは想定と違いました。形式は整っているのに、肝心の部分が薄い。

そのとき「伝え方が悪かったな」と思いました。もっと丁寧に説明すればよかった、と。

いま振り返ると、丁寧さの問題ではありませんでした。私が渡したのは、いつまでに何を、という手順だけでした。

依頼には3つの層がある

依頼を分解すると、3つ入っています。

Why ── なぜやるのか。目的と背景
What ── 何を達成したいのか。成果の定義
How ── どうやるか。手順と締切

このうち、いちばん落ちやすいのがWhyです。次がWhat。Howだけは、まず落ちません。締切と作業内容は言わないと動けないので、必ず言うからです。

結果として、依頼はHowだけになりやすいという偏りがあります。

Howだけ渡された人は、作業しかできません。判断が要る場面で止まるか、自分の解釈で埋めるかになります。私の「肝心の部分が薄い」は、後者でした。相手は自分の解釈で埋めていた。

なぜWhyは落ちるのか

丁寧さが足りないから、ではないと思っています。理由は2つあります。

1つ目は、Whyを説明するのに時間がかかるから。 背景を話すと5分かかります。締切だけなら10秒です。忙しいときほど10秒を選びます。

2つ目のほうが重要です。渡す側自身が、Whyを知らないことがある。

私が「上から言われているので」と言ったとき、私も理由を知りませんでした。聞いていなかったし、聞こうとも思わなかった。知らないものは渡せません。

ここが厄介なところです。Whyは、組織の階層を下りるたびに削れていきます。 上で決まった理由が、途中の層で「そういう方針なので」に変わり、次の層で「上から言われているので」になり、最後には「決まりだから」になる。

各段階で誰も手を抜いていません。ただ、受け取っていないものは渡せないだけです。

中間管理職は、分岐点にいる

この連鎖の中で、中間の立場は特殊な位置にあります。

Whyが薄い形で降りてきたとき、そのまま流せば、連鎖の増幅器になります。自分が受け取ったのと同じ形で、下に渡すことになる。

止めるには、一手だけ要ります。上に聞き返すことです。

「これは何のためにやるものですか」と聞くのは、少し勇気が要ります。分かっていないと思われるかもしれないし、面倒な人だと思われるかもしれない。私も長いあいだ聞けませんでした。

ただ、聞かないまま下に渡すと、その先の全員が同じところで止まります。自分のところで1回聞くコストと、下の全員が解釈で埋めるコストを比べれば、答えは明らかでした。

聞くのは、確認ではなく設計です。

Whyが渡せないときは、そう言う

とはいえ、聞いても分からないことはあります。上も知らない場合や、対外的に言えない事情がある場合です。

そのときは、分からないと言って渡します。

「理由は私も聞けていません。ただ、来週までに必要なのは確かです。もし判断に迷う場面が出たら、私に持ってきてください」

これで渡せるものが変わります。Whyの代わりに、Whyが無い状態での判断の預け先を渡している。相手は解釈で埋めずに済みます。

ごまかして「重要な案件だから」と言うより、はるかにましでした。ごまかすと、相手は嘘のWhyを前提に作業します。

自分の依頼を3問で見る

直近に誰かに頼んだことを1つ思い出して、確かめてみてください。

1. なぜやるのかを、言葉にして伝えたか
2. 何ができていれば良いのかを、こちらから示したか
3. 迷ったときにどうするかを、決めておいたか

3つとも言えていたなら、依頼としては十分です。1つでも抜けていたら、そこが違うものが出てくる入口です。

私はこれを確かめるようになってから、やり直しがはっきり減りました。減った理由は、依頼が上手くなったからではありません。渡していなかったものを渡すようになっただけです。

Howだけ渡された人は、作業しかできません。Whyまで渡された人は、考えながら動けます。

次回は、渡し方の話をもう一段だけ深くします。作業を渡すことと、その仕事ごと渡すことの違いです。

📖 指示が動かない本当の理由（全3回）

• 第1回 依頼からWhyが消えるとき ← いまここ

• 第2回 「詳細はどうぞ」が漏らすもの

• 第3回 「前例があるから」が思考を止めるとき

▶ 全3回をまとめて読む：マガジン「指示が動かない本当の理由」