「できるところからやっておこう」が、裏目に出た話

月曜の朝。

新人の小川は、課長から初めて、資料づくりをまるごと任された。

「金曜の会議で使う、上半期の問い合わせのまとめをお願い。件数を去年と比べたグラフと、ほかの係の数字も入れてね」

「分かりました」

席に戻った小川は、やることを書き出した。表紙、目次、説明の文章、半年分の件数の集計、去年と比べるグラフ、ほかの係にもらう数字。

まずは表紙から。次に目次。説明の文章も、去年の資料を見ながら整えた。

月曜の夕方には、資料の形がだいぶ見えてきた。

「けっこう進んだな」

小川は、少しほっとした。

火曜も、説明の文章やページの見た目を整えた。

水曜。小川は、残しておいた集計に取りかかった。

半年分の記録は、思っていたよりずっと多かった。しかも、月によって記録の形がばらばらで、そろえるだけで一日がかかった。

ほかの係にも、数字をお願いするメールを送った。返事が来たのは、木曜の夕方だった。

木曜の夜。グラフは、なんとか一つだけできた。去年との比較は、間に合わなかった。

金曜の朝、資料を見た課長は、しばらく黙ってページをめくった。

「表紙も文章も、きれいにできてるね。でも、去年と比べた数字がないと、この資料で何を言いたいのかが伝わりにくいかな」

小川は、何も言えなかった。

一番時間をかけたかったところに、一番時間が残っていなかった。

小川は、何を間違えたのでしょうか。

がんばらなかったわけでは、ありません。

間違えたのは、すぐ終わるところから手をつけて、一番手間のかかるところを最後に残したことです。

簡単なところから片づけると、進んでいる気がします。でも、残るのは一番重いところです。しかも、時間が一番ないときに、それと向き合うことになります。

ほかの人の返事が必要なところも同じです。自分がどれだけ急いでも、相手の返事が来るまでの時間は縮められません。

今回の資料で一番大事だったのは、去年との比較でした。そこが不十分なまま出すと、ほかがどれだけきれいでも、伝えたいことが伝わりにくくなります。

✕ よくある進め方

• できるところから型……「とりあえず、できるところからやっておこう」。進んだ気はするけれど、重いところが最後に残る

• そろってから頼む型……「全部まとめてから、ほかの係にお願いしよう」。返事を待つ時間が、締め切りの直前に来てしまう

• 最後に気合い型……「苦手なところは、最後にがんばればなんとかなる」。時間がないときほど、苦手なところは思うように進まない

段取りで、最後にあわてないコツ

1. まず、締め切りを確かめて、完成したものを思い浮かべる……何が入っていれば「できた」と言えるのかを、手をつける前に考えます。分からなければ、頼んだ人に聞いてかまいません。

2. 人の返事が必要なものは、一番先に……中身ができていなくても、「水曜までに、この数字をお願いできますか」と、お願いだけ先にしておきます。

3. 苦手で、時間がかかりそうなものから、手をつける……苦手なもの、手間がかかるもの、時間が読めないもの。そこに、一番の難題があることが多いものです。

4. すぐ終わるものは、最後に回す……表紙や見た目の仕上げは、中身ができてからでも間に合います。

◯ 使える一言

やることを書き出したら、自分にこう聞いてみてください。「やりたくない」と感じるところに、一番の難題が隠れていることが多いものです。苦手で時間がかかりそうなものなら、先に少しだけ手をつけておきます。

もしあの月曜の朝、小川がこう考えていたら。

「この中で、一番やりたくないのは、どれだろう？」

やることの一覧を見て、小川は、すぐに分かった。半年分の集計だ。

その前に、ほかの係へメールを送った。

「金曜の会議の資料で、上半期の件数を使わせてください。水曜までにいただけると助かります」

月曜と火曜は、集計にかかりきりだった。記録の形をそろえるのは大変だったけれど、水曜の朝には、去年と比べるグラフができた。ほかの係の数字も、水曜の昼に届いた。

表紙と目次は、去年の資料を使って、木曜の午後に短い時間で仕上がった。

場面別に使える一言

1. やることが多い仕事を任されたとき

手をつける前に、完成したものを頼んだ人と確かめます。何が一番大事かが分かると、どこから始めればいいかも見えやすくなります。

2. ほかの人の力を借りる仕事があるとき

中身がそろうのを待たずに、お願いだけ先に出します。返事を待つあいだに、自分の作業を進められます。

3. 苦手なところに、どうしても手が伸びないとき

全部を片づけようとせず、少しだけ手をつけます。どのくらい大変なのかが分かるだけでも、残りの段取りが立てやすくなります。

まとめ

すぐ終わるところから片づけるのは、気持ちが楽です。

でも、一番手間のかかるところを最後に残すと、一番時間がないときに、一番重い仕事と向き合うことになります。

やることを書き出したら、まず自分に聞いてみてください。

教える側のあなたへ

後輩に仕事を任せるとき、段取りを教える前に、こう聞いてみてください。

イメージできていれば、そこに向かう段取りを一緒に考えます。イメージできていなければ、先に完成したものの形を伝えます。

完成したものが見えていないと、どこが一番大事で、どこが一番重いのかも分かりません。「簡単なところから」になってしまうのは、やる気がないからではなく、ゴールが見えていないからかもしれません。

締め切りの前日に、森が先輩へ駆け込んだ話はこちら。

このnoteでは、職場で「言いにくい」「どう返せばいいか分からない」場面を、短いストーリーと使える一言で紹介していきます。頼む側にも、頼まれる側にも。若手にも、上司にも。

次回もお楽しみに。

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