「依頼したこと」の管理をしていますか？ #1
この春に新社会人になったみなさん、おめでとうございます！
世間では「おめでとう」と言うけれど、自分が学生から社会人になった時は、不安の方が圧倒的に大きく、楽しい学生生活がもうできなくなるのかと残念だったので、少なくとも僕は「おめでとう」と言われても嬉しくなかった。
なので、かける言葉は「ようこそ！一緒に頑張ろう」かなと思います。
さて今日はそんな新社会人に（自社の新入社員に）向けて、仕事の基本的なスキルの一つの「タスク管理」についてお話したい。
「タスク管理」の話となると、一般的には自分のタスクの管理についてになりますが、ここでは「他人に依頼したこと」の管理について記します。
なぜなら、仕事を潤滑に進める上では、自分のタスク管理よりも、他人に依頼したことを管理する方が、より重要であると考えるからです。
なぜ他人に依頼したことを管理する方が、自分の作業の管理より重要なのか？
それは「自分の作業は自分でなんとでも制御できるが、他人がやる作業を100%制御することは不可能だから」です。
他人がやる作業をなぜ管理しなければならないのか？
なぜだろう？
そんなに深く考えることでもない。それは、
他人に依頼した作業の成果物を受け取らないと、取り掛かることができない作業が存在するからです。
例えば、自分がウェブデザイナーで、ECサイトを作っている時を想像して欲しい。
レイアウトをイラストレーターで検討したり、素材をフォトショップでつくったり、コードを書いたりすることがメインのタスクです。
一方、サイトに掲載する商品写真はどうだろう？
自分で撮影する人もいるだろうが、たいていの場合はクライアントから提供されるはずです。
この商品写真が、待てど暮らせどクライアントから届かなかったらどうだろう？
あなたはきっと困るでしょう。
期日からずいぶん遅れてから届けば、やりたくもない徹夜などをして納期を必死で守ることができるかもしれないけど、極端な話、クライアントが希望するウェブサイト公開の当日まで、写真が届かない可能性すらある。
他人に依頼した作業の責任者は誰？
そんな時、ウェブサイトが期日に公開できなかったのは、誰のせいになるだろう？
期日までに写真を送ってこなかったクライアント？
いや、ほとんどの場合はあなたのせいになる。
こういった事態になる場合、たいてい、必要な写真素材を「いついつまでに送ってください」のように明確にしていなかったりする。
もしくは、仮にお願いしていたとして、期日に届かなかったあと、催促をせずに放置していることもあるだろう。
受注者であるあなたは、期日通りにウェブサイトを公開することを求められている。
それは、あなたが他人に依頼する作業についても責任を持つ、ということに他ならない。
だから、依頼相手が例えクライアントであろうが、お尻を叩いて必要な成果物を期日までに受け取ることも職責の一つなのです。
そうなると、職責の一つを全うできずにウェブサイトの公開が遅れたのだから、それはあなたのせいになる。
言うまでもないですが、最初から納期をお知らせしており、再三の催促にも反応がなく、その結果納期が遅れたのなら、それは先方の責任を問うことができます。
目上の人に催促することは難しい？
そうならないためにも、依頼した作業の納品が期日通りに手元に届くように、しっかり管理をしなければならない。
そういうと「クライアントや年上の人などに催促するのは気が引ける」という人がいる。特に若手に多い。
こんなところで気を遣う必要は全くないのだけど、次に述べるよう「下地づくり」をちゃんとしていたら、という前提があっての話になる。
「下地」とは、依頼して納品してもらう成果物を「いつまでに」入手する必要があるかを、プロジェクトの初期段階できちんと相手方に伝えて合意をとっておくこと、である。
この下地づくりができているなら、依頼先との関係はゴールを同じくするチームメンバー、になっているはずだから、納品物を催促することが失礼に当たる行為にはなり得ない。
下地づくりができていてもなお、納品期日について言及されたことに腹を立てるような相手は、おそらく仕事ができない人であり、その人があなたの将来に立ちはだかるようなことはないので、あまり気にしなくて良い。
依頼した後にしっかりフォローをしよう
依頼をしたらしっかりフォローをする必要がある。
それがたとえ5分ほどで終わるだろうと推測できるような小さな依頼（例えばちょっとした質問）でも。
むしろそれくらいの依頼の方が、先方は後でいいや、と判断し放置して、その後、他たくさんの仕事に紛れて忘れてしまう可能性が高い。
「フォローをする」とは、依頼事項の返信期日が過ぎたら連絡をして、催促することです。
そんな当たり前のことが、当たり前にできなかったりする。
皆自分の作業とその管理に集中していて、他人にいつ、何を、いつまでに届けて欲しいと頼んだのかはあまり管理できていない。
ここが管理できて初めて、ようやく欲しい情報やデータ、モノを入手でき、次のタスクへと移行することができるというのに。
簡単のようで難しいフォローをしっかりするには、自動化できる仕組みをつくる必要がある。
フォローを忘れないための仕組み
を紹介しようと思ったが、かなり長くなってしまったので、続きは次回にします。
どのようなツールを使って、どのように管理しているか、僕の日常的な方法を紹介しようと思います。
ではまた。
2023年4月16日 記事の続きを書きました。
以下リンクからお読みください。
