Microsoft Teams / SharePoint 上で直接編集したOfficeファイルのキャッシュを削除するには
こんにちは、米田 @ Office 365 初代プロダクトマネージャです。
Microsoft TeamsやSharePoint、OneDriveといったツールは、Excel、PowerPoint、WordといったMicrosoft Officeファイルをウェブアプリで編集できるだけでなく、Officeクライアントアプリケーションで直接編集できるのが使い勝手がいいポイントの一つです。しかし、使っていくうちにローカルPCにキャッシュファイルが溜まっていくので、ディスク容量が気になる場合は定期的にキャッシュを削除することをお勧めします。この記事ではその方法をご紹介します。
Teams、SharePoint、OneDrive上でOfficeクライアントアプリがファイルを直接編集する仕組み
Microsoft OfficeクライアントアプリはMicrosoft Teams、SharePoint、OneDriveといったクラウドストレージ上にあるファイルを直接編集することができます。名前をつけて保存でも、これらのクラウドストレージを選択して直接ファイルを保存できます。
この際、ローカルPCのネットワーク環境が良くなくてもファイルの編集作業をスムーズに行うことができます。これは、ローカルPC上の「Officeキャッシュ」にOfficeクライアントアプリが一度ファイルを保存して、バックグラウンドでクラウドストレージと通信してファイルの送受信を行っているためです。
このため、ネットワークが完全に切れているオフライン状態のときでも、ローカルPCでファイルの編集を続行することができ、ネットワークがつながった段階でバックグラウンドで通信をして更新をアップロードすることでネットワークの状態に関係なく、シームレスにクラウドストレージ上のファイルを編集できるようになっています。
この「Officeキャッシュ」の仕組がないと、ネットワークの状態が悪くなるたびにOfficeクライアントアプリがフリーズして、環境によってはまともにファイルを編集できなくなってしまいます。ちなみに、自動保存がオンになっている場合、クラウドストレージの最新状況を直接見に行くために頻繁に通信が発生するため、ネットワークの状態が悪いと頻繁にOfficeクライアントアプリがフリーズする状況が発生します。その場合は、ツールバーの「自動保存」をオフに変更してみてください。
また、このOfficeキャッシュはクラウドストレージ上でファイルを使っているうちに、開いたり編集したりしたファイルと同等のサイズのファイルがローカルPCにもどんどん溜まっていくので、ディスク容量を逼迫する原因の一つになったり、稀にOfficeキャッシュが壊れてクラウドストレージ上のファイルが開けない、もしくは他のユーザーとの編集の競合でクラウドストレージ上の最新ファイルと自分が開いているファイルのバージョンが違うまま変更されないなど、トラブルが起こることもあります。そのような場合はOfficeキャッシュを削除することで問題が解決します。
Officeアップロードセンターがある場合はキャッシュファイルの制御が可能
ところで、Office 2010、2013、2016、2019には「Officeアップロードセンター」と言うツールがありました。これは、タスクバーの右側に常駐して、Officeキャッシュの状況をわかりやすく表示するツールです。
このツールでは、Officeキャッシュに溜まるファイルの量を管理することも可能で、ツール上からOfficeキャッシュのファイルを全て削除してディスク容量を増やすことが可能です。
Officeアップロードセンターは2020年頭に廃止された
Officeアップロードセンターでは、Excel、PowerPoint、WordファイルをOfficeキャッシュから取り出すことができるので、私もずっと前に編集したり開いたりしてそのままどこへやったかわからなくなったファイルを見つけるときに個人的に役立てていました。
しかし、このツールは残念なことに2019年12月更新 (2020年初頭)で廃止されてしまいました。そのため、Office 2021以降のバージョンや最新のMicrosoft 365ではこの機能は使えません。
最新バージョンでOfficeドキュメントキャッシュを削除する
私も仕事ではMicrosoft 365を使っているため、Officeアップロードセンターは使えなくなってしまいました。その場合、Officeキャッシュをどう削除するかについて、2つ手立てがあります。
Office上からの操作で削除する場合
通常のユーザーはOfficeクライアントアプリの[オプション]-[保存]から「キャッシュファイルの削除」ボタンを押してキャッシュを削除するのがお勧めです。
Officeキャッシュフォルダを直接削除する場合
また、上級者ユーザーであれば、エクスプローラ等からOfficeキャッシュフォルダを直接削除することもできます。Officeキャッシュフォルダの場所は以下のとおりです。
(Windows 10/11+Microsoft 365 or Office 2016以降の場合)
C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Local\Microsoft\Office\16.0\OfficeFileCacheこのOfficeFileCacheフォルダをエクスプローラで覗いてみると、Excel、PowerPoint、Wordなどのファイルは直接の形では含まれておらず、差分ファイルの形で置かれていることがわかります。このため、Officeアップロードセンターがあったときとは異なり、Officeファイルの形でファイルを直接取り出すことはできなくなっています。
私の仕事環境では、約1年主にMicrosoft Teams上で巨大なPowerPointファイルなども含めて毎日のようにいろいろな作業をしていましたが、その結果、約20GBのファイルがOfficeキャッシュフォルダーに溜まっていました！これを削除することでだいぶディスク容量の節約になりました。
ちなみに、Windows付属のストレージセンサーを実行していても、Officeキャッシュの削除は対象になっていません。約20GBのOfficeキャッシュが溜まった状態でストレージセンサーを実行しても、大した量の削減になっていません。これは機能統合してほしいものです。
今回はここまでです。いかがでしたでしょうか？
これからも便利なOfficeツールネタを時々投稿していきます！では、また！
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