フルリモートでも“超”自律を加速させるコミュニケーション運用術

こんにちは、NOT A HOTELでソフトウェアエンジニアをしているujiです。NOT A HOTELに入社して、早いものでもうすぐ2年が経ちます。入社時、NOT A HOTEL NASU MASTERPIECE（見出し画像の物件）でオンボーディングイベントに参加したのがとても懐かしいです。

今日はNOT A HOTELのソフトウェアチームの働き方の一端をお伝えするべく、私たちのコミュニケーションの取り方についてお話します。

チームの構成について

NOT A HOTELのソフトウェアチームは現在、40人を超える規模になりました。
以下の図のようにプロダクト単位でチームは分割されており、それぞれのチームでプロダクトアウトのサイクルを回しています。

分割されたチームの中の動き方は様々ですが、機能やプロジェクトでさらに細分化して3〜5人程度のスモールチームを形成して開発業務に取り組むことが多いです。

また、プロダクト単位のチームの枠にとらわれず、青枠のように横軸でチームや会議体を形成することも頻繁にあります。自チームでの開発業務に取り組みつつ、他の業務に参加することができます。

• オーナーアプリ、オペレーションツール、スマートホームで一気通貫で取り組まなければならない機能開発のチーム（テスラカーシェア機能など）

• オーナーアプリ、スマートホームのiOSエンジニアによる開発ナレッジ共有会議

• 新サービスのプロトタイプ開発チーム

これは、ビジネス要求の頻繁な変化や突然現れる技術トレンドに柔軟に対応するためのものです。
NOT A HOTELでは、スモールチームが並行して自律的にプロダクトを更新していく文化のことをスモールラボと呼んでいます。

“超”自律に必要な要素

NOT A HOTELが大切にする“超”自律という価値観では、チームや職種、担当領域にとらわれず、フラットな関係者間で合意が取れたものをどんどん前に進めることを重視します。

超自律なチームを機能させるために欠かせないのは、ミッションの明確さや権限移譲だけではなく、チーム内外に「情報」が行き渡っている状態だと考えています。
プロダクト仕様やビジネスモデル、意思決定の背景といった業務情報などもそうですが、メンバーの得意領域や関心ごと、パーソナリティ周りの相互理解については意外と軽視されがちなのではと思います。

このあたりが可視化されていると

というように、情報のインデックスが自然にできあがり、自己解決力が高まります。
また、前向きな称賛・建設的なギャップフィードバックも、気持ちよくやり取りできる土台になります。
チーム全体で相互理解が進んでいるほど、スモールラボが素早く編成され、超自律するのです！

コミュニケーション運用術

NOT A HOTELはフルリモートの組織なので、情報が滞りなく広がる仕組みをより意識的に取り入れる必要があります。

ここからは、実践している具体的な工夫を紹介します。

コーヒーブレイク

週に一回30分、業務内外を問わずゆるく雑談する会を設けています。
この場では、他チームの活動や最近の興味・関心事などを雑談ベースでキャッチアップできます。

Google Meetのブレイクアウトルーム機能を活用して3〜5人の小部屋を作り、参加者をランダムにアサインします。この3〜5人という規模が重要で、リモート環境でも密度の高い双方向コミュニケーションが実現できています。

テーマは非常に多岐にわたります。ミッションやプロダクト、技術の話をする回もあれば、新メンバーとの自己紹介、旅行の感想共有、おすすめガジェットの紹介、哲学的な議論をしたりすることもあります。
話題に困ったときは、スプレッドシートで作成した「雑談テーマセレクタースプレッドシート」を活用することもあります。

コピーできるシートを用意してるので是非お使いください。

このあたりの運用はエムスリーさんの雑談夕会の仕組みを参考にさせてもらいました。
トークテーマもこちらで紹介されているものをいくつか利用させてもらっており、深い話ができています。

小さなTipsですが、Google Meetのブレイクアウトルームには注意点があります。
「Calendarで参加表明しているものの実際には不参加の人」もシャッフル対象になってしまうため、実際の参加者の配分が偏ってしまいます。

この問題を解決するため、Google Meet用の予定を別途作成し、ブレイクアウトルームを操作できる共同主催者のみを招待することで、事前の参加表明が発生しないよう工夫しています。

夕方なんでも相談・雑談会

オーナーアプリ、オペレーションツールチームを中心に、ほぼ毎日夕方にSlackのハドルミーティングで雑談会を開催しています。
この会は誰でも自由に参加・開催でき、口頭での相談、壁打ち、雑談ができる場です。
ソフトウェアチームだけでなく、様々な部署の方々が参加してくれています。

フルリモート環境ではテキストでのやり取りが中心になりがちですが、10分以上悩む問題は直接聞いたほうが効率的です。また、行き来の多い議論も口頭で同期的に話せば素早く解決できます。Slack Huddleはアプリのサイドバーで開催状況が一目でわかり、ワンクリックで参加できるため、口頭でのコミュニケーションを始めるハードルが大幅に下がります。

ハドルミーティングに関してはスマートホームチームを中心に、Slack のハドルで気軽に通話を始めても OK という文化があります。
チームでワーキングアグリーメントとして明文化することで、口頭でのコミュニケーションをより始めやすくする効果が出ています。

Slackガイドライン

これはソフトウェアチームだけでなく全社的に運用しているものではありますが、“超”自律を促すコミュニケーション実現のため、Slackの利用に関するガイドラインが作り込まれて、オンボーディングで利用されています。

かなり膨大なので「基本的な考え方」の章のみ抜粋してご紹介です。

## 基本的な考え方

普段顔が見えないからこそ、Slackでのコミュニケーションをやさしくしたい。難しいトライが多いからこそ、ポジティブに働けるようにお互いに配慮しましょう✨

- **フィードバックは感謝・良いところから伝える**
    - ポジティブなことから伝えることで受け入れやすくなります
- **感謝・賞賛を見える場所でやっていく**
    - 誰がどんな活躍をしているかもっと見える組織にしたい
    - 小さなことでも感謝や賞賛があればSlackのテキストや絵文字で伝えよう（オープンな場所で！）
- **絵文字を積極活用**
    - 発言に反応がないと淋しい・不安に...！
    - 絵文字でちょっとしたリアクションもらえるだけで安心しますよね（👍👀🧡などなんでも）
- **言葉をやさしく**
    - 集中したり急いだりで言葉がキツくなってしまうことも...3秒呼吸して送りましょう👍

- **メンションは遠慮しない**
    - 休みや夜間でも送る側は気にしなくてOK
    - ただリプライするタイミングは相手次第です（緊急の時はそう伝えましょう）
    - **夜や休日の通知は、受け取る側が調整する**（詳細設定の通知から設定できる）
    - NOT A HOTELは24/365で稼働する事業なので、スムーズな事業運営のために、送る人が躊躇をしなくていいように考えています
- フルリモートであることを意識して大事な情報の共有は意識的に行う
    - 情報共有は多いくらいがちょうどいい
    - やりとりはDMではなくChannelで行う。
        - オープンであることを意識する
        - DMやプライベートチャンネルの利用は禁止しないが、個人情報・人事・インサイダー情報以外は、コミュニケーションコストの低減と、風通しが良くオープンである社風を維持するために基本的にオープンにする。
        - DMを使う前に一度立ち止まって「DMである理由」があるか考えてみましょう！
    - チャンネルへのInvite / Leaveは誰でも、いつでも可能であり、必要に応じて繰り返すことを厭わない
- チャットコミュニケーションの限界を理解する
    - **テキストのみだとニュアンスや文脈が欠け落ちることがあるので、その際はSlack Huddle, Google Meet などのコミュニケーション手段も併用する**
- 紳士的であること
    - オープンな議論のための発言に遠慮することはないが、十分に配慮持って投稿する
    - 投稿しやすいようにスタンプ等を積極的に使う
- チャンネルの作成・運用
    - 誰でも自由に作成することができる
        - 新規チャンネル作成時は、既存のチャンネルを活用できないか検討する
    - トピックに概要を記載する。必要に応じて説明欄も活用する
    - 不要になったチャンネルは、アーカイブ、削除を積極的に行って下さい。
        - 一時的に利用しただけのチャンネルや過疎化したチャンネルは定期的に精査し閉鎖する
    - 大きめのプロジェクトは個別にチャンネルを分けて進捗を共有しやすくする
        - 悩んだら一旦作るくらい
- スレッドの活用
    - 一つのトピックに関しては基本的にスレッドで議論をしていく
    - 結論が出た場合は、全体に共有する意味も込めて、スレの内容をまとめて全体に共有するようにして下さい
    - ただし長くなった場合やトピックにおけるサブイシューはスレッドを分ける等柔軟に対応する

やさしくポジティブになれるコミュニケーションや、オープンな情報共有が推奨されており、チームに情報が行き渡っている状態の実現にとても寄与していると感じています。

実況スレ

ソフトウェアチームの大人数が参加する会議では、Slackに実況用のスレッドを立て、ファシリテーターがその内容を共有しながら会議を進行します。

Slackの実況スレでは、Google MeetやZoomのチャットにない特長として、アイコン表示や豊富な絵文字リアクションが使えます。
これにより、会議と並行して非同期で質問や補足が行われ、より活発な議論が生まれています。
後から議論が追いやすいのもGoodです。

リアルイベント

ソフトウェアチームは全国各地にメンバーがいます。ここまでオンラインでの工夫を話してきましたが、「やっぱりリアルで話したい」と思うこともあります。フルリモートで働かれている方は共感する部分もあるのではないでしょうか？
そんな欲求を満たすべく、有志でオフサイトで集まる企画が色々動いてたりもします。

東京ではリリース毎にリリース後飲み会が開催されていますし、関西では2〜3ヶ月に一回ほど集まってオフラインで働いてたりします。福岡もメンバーが多いので突発的に飲み会があったりしますね。
先月は有志で旅行補助の制度を使ってNOT A HOTELに泊まりに行ったりもしました（参加メンバーが後日ブログを書いてくれる予定なのでお楽しみに…！）

旅行が好きなメンバーが多いので、他の地域から来たのをきっかけに集まったりもします。旅行に行くとご当地のメンバーに会えたりするのもNOT A HOTELならではの楽しみなのかもしれません。
先日は大阪にたまたま遠方のメンバーが集まっていたことが夕方雑談会で判明し、突発でご飯に行くイベントが発生したりしました。

また、ソフトウェアチーム全体でのハッカソンも定期的に開催され、メンバーが実際に集まって共同作業に取り組みます。普段は別チームで働くメンバーと協力できる機会になっており楽しいです。

最後に

“超”自律を実現するためには、立場やチームをまたいで情報が滞らずに循環することが重要です。そのために、今回紹介した様々な仕組みや文化が生まれました。

これからも、良いコミュニケーションの形を探していきます。
もし「うちではこうしている」「この仕組みも効いたよ」というアイデアがあれば、ぜひ教えてほしいです。
NOT A HOTEL の“超”自律なチームづくりは常に共同編集です。
今回話した文化や仕組みはどれもソフトウェアチームのメンバーが自律的に作っています。
チームのカイゼンに主体的に取り組みたい方はとても楽しめるのではと思います。
一緒にアップデートしてくれる方をお待ちしてます！