「申し送り」を書くたびに手が止まる、あの感じ｜要点を話すだけでAIが整えてくれた話

「今日やったこと、ちゃんと伝わるかな」

アシスタント業務をしていて、一日の終わりに一番気力を使うのがこれでした。作業自体は終わっているのに、それを人に伝えるための引き継ぎメモを書く段になると、なぜか手が止まる。

看護師をしていた頃も、申し送りやカルテの記録には毎回気を遣っていました。でも今の仕事は、対象が師匠（山口さん）一人。むしろ気を遣う相手が明確な分、変な緊張感があったんです。「これで伝わってるかな」「抜けてる情報ないかな」と考えているうちに、シンプルなはずのメモ書きに想像以上の時間がかかっていました。

0歳児の育児をしながらの隙間時間で作業しているので、正直「メモを書くための時間」まで確保するのがしんどい日もありました。

もし今、日々の申し送りやメモ作成に「思ったより時間がかかる」と感じている方がいたら、私が師匠から教わったやり方が何かのヒントになるかもしれません。

きっかけは、自分のメモの「読みにくさ」を指摘されたこと

事の始まりは、私が作った引き継ぎメモを師匠に見てもらったときでした。

私としては丁寧に書いたつもりだったんです。作業した順番通りに、経緯から結論まで、漏れなく書きました。看護師時代の「時系列で正確に」という癖が抜けていなかったんだと思います。

でも師匠から返ってきたのは、「これ、結論どこ？」という一言でした。

正直、ちょっとへこみました。頑張って書いたのに、一番聞きたいことが伝わっていなかったからです。師匠は隙間時間でいろんな案件を見ているので、経緯を全部読んでから結論にたどり着く、という読み方ができない。最初の数行で「で、結局どうなったの」が分かる形じゃないと、忙しい合間には読めない。そう教えてもらいました。

「じゃあ、結論から書けばいいのか」と思って次からは意識したものの、今度は「結論から書こう」と意識すればするほど、文章を組み立てるのに時間がかかるようになってしまって。本末転倒でした。

AIに「話す」だけにしてみたら、状況が変わった

行き詰まっていたときに、師匠から「別に最初からきれいな文章を書こうとしなくていいんじゃない」と言われました。

「箇条書きでいいから、思いついた順にAIに投げて、整形は任せたら」というアドバイスでした。

半信半疑でしたが、試しにやってみることにしました。作業が終わった直後に、頭に浮かんだことをそのまま箇条書きにする。順番もバラバラ、体裁も気にしない。例えばこんな感じです。

• ○○さんへの連絡、下書きまで作った

• 承認待ちなのは1件

• 資料のリンク切れてたので直した

• 明日締め切りのタスクあり

これをAIに渡して、「アシスタント業務の引き継ぎメモとして、結論から先に、忙しい人が数秒で要点を掴める形に整えて」とお願いしました。

出てきたものを読んで驚きました。自分では「結論から書く」がなかなかできなかったのに、AIが整形すると、ちゃんと「今日の結論」が最初に来て、その下に詳細がぶら下がる形になっていたんです。自分の頭の中はぐちゃぐちゃなままでも、渡し方さえ変えれば形になる。これが一番の発見でした。

もちろん一発でうまくいったわけではありません。最初にお願いしたときは、逆に情報を盛りすぎて長文になってしまい、「これじゃ前と同じで読みにくいです」と師匠に苦笑いされたこともあります。「結論は1〜2行、詳細は箇条書き3つまで」くらいの指定を自分なりに加えるようになって、ようやくちょうどいい形に落ち着きました。

大変だった本当の理由は「文章力」じゃなかった

ここで気づいたのが、私が今まで苦しんでいたのは「文章がうまく書けない」ことが原因じゃなかった、ということです。

本当の原因は、「情報を思い出しながら」「順番を考えながら」「言葉を選びながら」を全部同時にやろうとしていたことでした。頭の中で三つの作業を同時進行させていたので、時間がかかるのも当然だったんです。

思いついたことをまず全部出す。整える作業はAIに預ける。この二つを分けただけで、驚くほど気持ちが楽になりました。育児の合間の細切れ時間でも、「ちょっと箇条書きするだけ」ならすぐできる。整形されたものを最後にさっと見直すだけで済むようになりました。

今では「メモを書くのが憂うつ」がなくなった

以前は、一日の終わりに「あ、メモ書かなきゃ」と思うだけで少し気が重くなっていました。今は、作業しながら気づいたことをその場でメモアプリに箇条書きしておいて、まとめてAIに渡すのがルーティンになっています。

体感として、以前よりずいぶん早く、そしてストレスなく書けるようになりました。師匠からの返信も「分かりやすい」と言ってもらえることが増えて、単純に自分の心の余裕にもつながっています。

まだ完璧ではなくて、案件によっては情報の粒度がうまく合わないこともあります。そのたびに「今回はこの指示を足そう」と少しずつ調整している最中です。それでも、以前の「一から文章を組み立てる」しんどさに戻ることはもうないだろうな、と思っています。

「情報を渡す」だけでいい、というこの考え方

引き継ぎメモに限らず、「頑張って文章を完成させてからAIに渡す」のではなく、「まだ整っていない情報のかたまりのままAIに渡してしまう」という発想の転換が、私にとってはすごく大きな気づきでした。

それが、今の私の師匠である山口さんが書いた1冊の本、『ひとり起業家の仕事は、もっと減らせる。』です。この本には、新しいことを頑張って足すのではなく、AIで今の仕事・作業量そのものを減らして、時間と心の余力を作っていく考え方が、丸ごと分かりやすく書かれています。

期間限定で無料で読めるみたいなので、もし私と同じように「やることが多すぎて追われてる…」と感じている方がいたら、ぜひ読んでみてください。すごく肩の荷が下りますよ☺️

▼無料配布ページはこちら
https://aimarketing-lab.jp/kindle02_optin_eri/

最後まで読んでくださってありがとうございます！

もし「引き継ぎメモや報告書、実は時間かかってる…」という方がいたら、どんな場面で困っているかコメントで教えてもらえたら嬉しいです。同じ子育て中の方の工夫もぜひ聞いてみたいです。

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