軽率で安易な「仕事の自動化」が困窮爪痕を残す～文字読み取り
《業務適正化》関連のコンサルをしていて、「何故にそんなことになってしまったの？？」という空転な仕事ぶりに多数直面しているため、それが本質思考欠落に由来していることを痛感しつつ、それらの事例を集めると検討題材が豊富なのです😖
1つ前の記事に続いて今回も同系の記事です📖
事務仕事界隈において、『電子帳簿保存法』や『インボイス制度』辺りの拡充に相まって、紙媒体での管理から進化対応した／準拠に多難あり…という経験をした（している）事業所が多いでしょう。
その点を鑑みると、【まさか今更、そんな話？？】と、意外性と困惑を隠せません😵💫
が、大手でも意外な体系になっている実状が垣間見えるのです…💦
数種の帳票（取引明細書類）につき、
電子化がされておらず、
紙媒体での引き渡しが継続
している様子😖
供出側としては、自社システム内ではもちろん電子ファイル（PDF形式）の体裁が基点。ファイル名の振り方としても、該社が要求する<Ref.no>への改名処置をするプログラム（＝カスタマイズ要素）を構築済み。つまり、先方でのニーズに見合ったテイに踏み込んで整える段取りでの業務デザインに仕上がっているのです🙆
しかしながら、1日平均で計100枚前後にも及ぶその〔書類〕を、印刷した状態で、お作法に則った順序に重ねて（いわゆる”カルタ取り”を済ませて／同一件複数種を互いにマッチングした状態で）送付や持参することを要求され続けている…
換言するとつまり、『印刷代行業』として、紙代とプリンタ稼働コストと実行手間とを負担させられている状態💦
※詳しく言うと、その順に排紙されるような印刷処理プログラムまで組むに至っている😵💫
取引の立場関係から「やってくれ」と強いられるのは、悲しいかな一部のビジネス相関ではあり得るのかもしれません。⇒本稿ではその点には触れません
この事例で腑に落ちないことは、というか呆気にとられるポイントとしては、それだけでは済まないのです・・・💢
前述した体系進捗の要件について繰り返しますと、資料ファイル発行者側として、《ファイル名の振り方》等、条件を満たす環境整備はとうに済ませている（実際に一旦そのように名付けたものを印刷代行している、が正しい表現）ため、「電子ファイルの状態で提出させてください！」とかねてから／長期に渡り、折衝しているのですが、拒絶🙅♂️され続けているのです💧
「何故か？」「受け取った後でどのような処理をしているのか？」の点を詳しく問うてみたところ、判明したのは驚愕の事実😲
それだけ大量の紙を受け取り、事案毎に（1～3片）複合機の給紙トレイに順次差してスキャン実行。帳票上に印字されている所定のいくつかの項目の文字表記につき、（表示場所が概ね安定的であるため）OCR／読み取り機能を使いつつ、その結果をPDFのファイル名として付けつつ電子ファイル化して保存する～紙はお役御免 --- というプログラムを組んでいる、とのこと。
その作業場面を想像するとゾッとするわけですが、問題視すべきはその作業負荷の大小ではなく、（また、その”秀逸”プログラミングに対し感心している場合ではなく、）
🔷提出元にて既にその〔ゴール／最終形〕のテイに出来ているにもかかわらず、その成果・効用をドブに捨てつつ、大いに回りくどいムダなこと（膨張動線を辿る）になってしまっている
🔷提出元での”わざわざ”工程について開示しても全く「聞く耳」をもたない～全体を捉えれば【現状お作法が如何に愚かか】に気づくはず
という、第三者的に見渡すと俄には信じがたい「こうでなきゃならない」が蔓延って深く浸透しきっているところ😩
先方の言い分はこうです。
当社でプログラムを組んでいるため、
現状通り、行なってください
との一点張り
なんとも表層思考しかなく手に負えないのですね。本質思考がここまで欠落すると埒が明きません💦
何が問題か。
前稿と同系の論点ですね。
軽率で安易な「仕事の自動化」
が困窮爪痕を残す
大いなる迷惑行為である
という論点と心得☝
仕事土台の要件整理もできていないのにRPAを導入しようと躍起になるのも然り。
今のその暴走や迷走が中長期的にどのような負の遺産となるのか。ちゃんと考えましょう。取り返しがつきません。混迷した挙句に軌道修正しようにも手の施しようがないほどにまで落ちます。
何らデザイン性の無いシロモノを強制導入するくらいなら、旧来の業務体系維持（生産性は上がりも下がりもしない）の方がマシ、なのです。
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