タスク管理は「予定を守ること」だけじゃなかった。進行管理に応用が利くようになった話

皆さんは、朝に決めた予定が午後には崩れていた……なんて経験はありませんか。

私はWebディレクターとして長く進行管理に関わってきました。前職では、ある程度決まったスケジュールにイレギュラー対応を加えながら仕事を進めることができ、クライアントから進行管理について評価していただくこともありました。

ところが現職でリーダーに挑戦した頃から、今までの方法が通じなくなりました。

プレイヤーに戻ってからも差し込み業務は減らず、タスク管理に苦戦する日々。

そんな中、最近ようやく気づいたことがあります。

タスク管理は、予定を守ることだけではなく、状況に合わせて予定を組み替えることも大切だった。

今回は、そんな私の進行管理の変化について書いてみます。

「進行管理は得意なほう」だと思っていた

私は前職でもWebディレクターを担当していました。

仕事の進め方としては、

●まず大まかなスケジュールを決める
●予定している業務を順番に進める
●途中でイレギュラーが入れば調整する

という比較的シンプルなものでした。

もちろん、Webの仕事なので予定どおりにいかないこともあります。

急な修正依頼が来たり、クライアントから確認事項が増えたり、制作側のスケジュールが変わったり。

それでも、

「これは今日やる」

「これは明日でも大丈夫」

「この案件を先に進めよう」

と、自分なりに整理しながら進めることができていました。

ありがたいことに、クライアントから進行管理について評価していただくこともありました。

その経験もあって、どこかで私は、

「進行管理は比較的得意なほうかもしれない」

と思っていたんです。

現職に入ってからもしばらくは、同じ感覚で仕事を進めていました。

でも、この考えが大きく変わるタイミングがやってきました。

リーダーに挑戦したら、今までのやり方が通じなくなった

2月から、私はリーダーに挑戦することになりました。

それまでとの大きな違いは、自分のタスクだけを見ていればいいわけではなくなったことです。

自分の業務に加えて、

●メンバーの進捗確認
●相談への対応
●急な差し込み業務
●確認事項への回答
●周囲との調整

など、考えることが一気に増えました。

朝に、

「今日はこれとこれを進めよう」

と予定を立てても、午前中には別の仕事が入る。

午後になれば、さらに別の相談がやってくる。

気がつけば、

朝に作った予定表がほとんど意味をなしていない。

そんな日もありました。

今振り返ると、私は「予定を立てること」はできても、予定が大きく崩れたときにどう組み替えるかという部分が弱かったのだと思います。

以前の仕事では、ある程度イレギュラーの範囲が想像できていました。

でもリーダーになってからは、その範囲を超えることが増えました。

そこで初めて、

今まで自分が使っていた進行管理の方法だけでは足りない

ということに気づきました。

プレイヤーに戻れば元に戻る……わけではなかった

6月から、私は再びプレイヤーとして仕事をすることになりました。

そのとき少しだけ、

「自分の業務に集中できるようになれば、以前のやり方に戻れるかもしれない」

と思っていました。

ところが、そう簡単ではありませんでした。

プレイヤーに戻ったからといって、イレギュラー業務がなくなるわけではありません。

通常業務を進めている途中で、

「これを確認してほしい」

「今日中に対応できますか？」

「こちらを先に進めてもらえますか？」

といった仕事が入ることもあります。

すると私は、

「今日これをやる予定だったのに……」

と予定が崩れたこと自体に戸惑ってしまうことがありました。

結果として、

やることは増えているのに、何から手をつけるべきなのか判断できない。

タスク管理がおぼつかない状態になっていました。

この頃から、以前の記事でも書いたように、タスク管理そのものを見直すようになりました。

そして少しずつ考え方が変わっていきました。

「今日やること」を全部固定するのをやめてみた

以前の私は、朝に今日やる仕事を決めたら、

なるべくその予定どおり進めたい

という意識が強かったと思います。

もちろん、予定を立てること自体は大切です。

でも最近は、その予定を少し緩く考えるようになりました。

たとえば午前中。

明日までに提出する必要がある仕事があるなら、

「午前中はこれを優先しよう」

と決めます。

そして午後。

急ぎの差し込み業務が入ったとします。

以前なら、

「でも今日はこっちをやる予定だったし……」

と迷っていました。

最近は、

「今やっている仕事は明日でも大丈夫」

「差し込みのほうが今日中に必要」

と考え、

午後から予定を組み替える

ようにしています。

つまり、

朝に1日の予定を完全に決めるのではなく、

午前・午後、その時点で改めて優先順位を確認する

ようになりました。

まだ毎回うまく判断できるわけではありません。

でも、この考え方を持つようになってから、以前より仕事が詰まりにくくなった気がしています。

タスク管理は「守る」より「組み替える」ことだった

ここで、自分の中で一つ大きな気づきがありました。

以前の私は、

タスク管理＝決めた予定を守ること

だと思っていたのかもしれません。

朝に決めた仕事を予定どおり終わらせる。

スケジュールを崩さない。

締切に間に合わせる。

もちろん、これらも大切です。

でも実際の仕事では、予定外のことが起こります。

むしろWebディレクターの仕事では、

「予定外のことが起きる前提」

くらいで考えたほうがいいのかもしれません。

そこで必要になるのが、

予定を守る力ではなく、予定を組み替える力。

「今、一番優先すべきものは何か？」

「これは今日やる必要があるのか？」

「明日に回しても問題ないものは何か？」

そんなことをその都度考える。

これが、今の自分にとっての「進行管理の応用力」なのだと思っています。

自分のタスクだけでなく、コミュニケーションも少し楽になった

もう一つ、意外だった変化があります。

タスクを整理できるようになると、周囲とのコミュニケーションもしやすくなりました。

以前は差し込み業務が入ると、

「これもやらなきゃ」

「元々の仕事もある」

「どうしよう」

と、自分の頭の中だけで抱えてしまうことがありました。

でも今は、

「この仕事は今日対応します」

「こちらは明日に回します」

「このタスクを先に進めます」

と、自分の中で整理してから話せる場面が増えてきました。

すると、メンバー側も状況を把握しやすくなります。

自分自身も、

「全部今日やらなければ」

という感覚が少し減りました。

タスク管理というと、自分一人の仕事術のように感じます。

でも実際には、

自分の仕事を整理することは、相手に状況を伝えやすくすることでもある。

最近はそんなことも感じています。

まだ完成形ではない。でも、以前とは少し違う

とはいえ、私はまだタスク管理が完璧になったわけではありません。

差し込みが重なれば混乱することもあります。

「どちらを優先すればいいんだろう？」

と悩むことも普通にあります。

なので、

「これでタスク管理は完全攻略しました！」

とは、とても言えません（笑）。

ただ、以前との違いはあります。

以前は予定が崩れると、

「予定どおりできなかった」

と考えていました。

今は、

「じゃあ、ここからどう組み替えよう？」

と考えられる場面が少しずつ増えました。

この違いは、自分の中では結構大きいです。

予定が崩れないように頑張るのではなく、

予定が崩れても立て直せるようにする。

まだまだ練習中ですが、以前より少しだけ進行管理に幅が出てきたような気がしています。

タスク管理に「正解」ではなく「応用」を増やしていきたい

これまで私は、自分なりの進行管理方法を持っていれば、ある程度どんな仕事でも対応できると思っていました。

でも今回の経験で、その考えは変わりました。

役割が変われば、仕事の量も変わります。

周囲の状況が変われば、求められる判断も変わります。

だから、一つの方法だけで乗り切ろうとするのではなく、

状況に応じて自分のやり方を変えていくことも必要なんだと思います。

タスク管理も、

「この方法が正解」

ではなく、

「今日はこのやり方」

「この状況ならこっち」

と使い分けられるほうが強い。

そう考えると、進行管理とは予定表をきれいに作ることではなく、

変化に合わせて仕事を前に進め続けること

なのかもしれません。

これからも失敗しながら、自分なりの「応用の利く進行管理」を少しずつ増やしていきたいと思います。

まとめ

以前の私は、タスク管理とは「予定どおり仕事を進めること」だと思っていました。

でも、リーダーへの挑戦やプレイヤーに戻ってからの差し込み業務を経験して、その考えが少し変わりました。

大切なのは、

予定を崩さないことではなく、予定が崩れたときに組み替えられること。

午前と午後で優先順位が変わってもいい。

今日やる予定だった仕事を明日に回してもいい。

その時点で一番大切なことを判断し直せれば、仕事はちゃんと前に進みます。

まだ私自身も完成形ではありません。

それでも、以前より少しだけ「予定に振り回される側」から「予定を調整する側」に変わってきた感覚があります。

この小さな変化を積み重ねながら、これからも自分なりの仕事の進め方をアップデートしていきたいです。

読者への問いかけ

皆さんは、予定外の仕事が入ったとき、最初に立てた予定をそのまま守ろうとしますか？

それとも、途中で思い切って予定を組み替えていますか？

「自分はこうやって調整している」という方法があれば、ぜひコメントで教えていただけたら嬉しいです。