ムダ会議改善② 改善のコツは、会議のゴール設定

第1話では、ムダ会議を数値化 して解説しました。

1日平均2時間の場合、一生涯（40年間）で約2万時間、
1日8時間労働で計算した場合、2,600日もあります。

金額でいうと、2時間20人参加の会議で、1人月80万円の場合は20万円、
1人月60万円でも15万円になり、多額のコストがかかっていました。

業務改善をする場合、時間やコストが一番かかっているところを改善するため、会議改善がターゲットになります。
それではムダ会議を改善する会議改善のコツ①です。

会議改善のコツ①：会議のゴールを設定する

これはファシリテーションの本を読むと間違いなく書いてあります。
「知ってるよ」と思った人、すいません💦
ただ、王道なので、あえてこれを最初にしました。

会議に限らず、どこに向かって走り、どこまで行ったらゴールなのかが設定されていないと、迷って目的地までたどり着けません。

他のことは計画を立てて目標やゴールの設定をするのに、会議だとゴール設定をせずにいきなり話を始めます。無駄が出て当然です。

そのため、きちんと会議のゴールを設定します。

では、どのように会議のゴールを設定すればいいでしょうか？

例えば、お客様からの要望をメンバーに説明する会議の場合は、説明を受けてメンバーが次にどういうアクションを取ればいいかを明確にする必要があります。

会議のゴール設定時のポイント

ここは重要なので丁寧に解説します。

「お客様から追加要望があったので、この資料を見ておいていただけますか？」

という依頼の場合、「資料を見ておく」がどのレベルまで求められているか、明確になっていません。

「この前の資料見ていただけました？
　では、概算見積をお願いしたいんですけど」
と言われた場合、

「いや、そこまで深く読んでないのですぐに概算見積を出すのは厳しい」
というような回答になってしまうかもしれません。

長い付き合いになると、
この人が「資料見ておいてね」と言った場合は、

と思っているだろうから、「概算見積を依頼してくるだろう」という予測できるようになります。

ただし、初めての相手には、いわゆる「阿吽の呼吸」は通じません。

そのため、この場合は、
「資料を見て概算見積を出せる状態」
がゴールで、これを明確に伝える必要があります。

これまでは「会議時間内にお客様の要望を説明」をゴールにしていたかもしれませんが、以下のように具体的にアクションできる状態にしましょう。

参考までに、会議のゴール設定の例を3つ記載します。

• 各リーダーが説明を聞いて、メンバーに説明できる状態になったらゴール

• 対応方針が関係者で合意の上、決定したらゴール

• 課題に対して、誰がいつまでに何をするかが明確になったらゴール

では、おさらいもかねて問題です。

新人：「この会議の目的って何ですか？」
偉い人：「議論することに決まっているだろう！！」

さて、これは何がよくないでしょうか？

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「議論すること」は手段であって、目的ではありません。

議論して、参加者が次にどういうアクションするのかがわかりません。

「議論して、次に誰がいつまでに何をするかが明確な状態」
であれば、ゴール設定できたといえます。

ゴール設定があいまいなまま会議を始めるということは、システム開発で例えると、要件があいまいなまま開発を始めるのと同じです。

それってちょっと怖くないですか？
開発が失敗するのは目に見えてますよね？
それだと、会議も同じように失敗します。

そのため、「会議のゴール設定はとても大事です！」というお話をさせていただきました。

次回は、「ムダ会議改善③ 改善のコツは、アジェンダの設定」になります。

あとがき

おかげさまで「スキ」も100いただくことができました（全記事の合計）。
本当に感謝です！！
ありがとうございます。

会議改善の勉強会を実施したときに、会議のゴール設定の問題の回答していただきましたが、「知っている」と「できる」はやはり違うようで、難しいと感じる方もいました。

ただし、これは慣れの問題でやっていると普通にできるようになります。
会議をして「次に何ができるようになればいいですか？」と、毎回自問すると、自然にできるようになります。

では、また次回！

会議改善シリーズをまとめました。
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