ムダ会議改善③ 改善のコツは、アジェンダの設定

第1話では、ムダ会議を数値化 して解説しました。

第2話は、会議改善のコツとして「会議のゴールを設定」をご紹介しました。ポイントは、会議後に参加者が次のアクションができる状態をゴールに設定することでした。

第3話は、会議改善のコツの続きで「アジェンダの設定」です。

会議改善のコツ②：アジェンダを設定する

これも王道です。
皆さんは、会議のアジェンダを作られているでしょうか？
以下は、「会議改善講座」のアジェンダです。

【アジェンダ】
1．会議改善の必要性（15分、村田）
　ゴール：会議改善の必要性を実感し、改善したい！と思う状態

2．会議改善の方法（35分、村田）
　ゴール：コツを理解し、次回の会議から実践していただける状態

3．まとめ・質疑応答（10分、村田）
　ゴール：本日の会議の不明点がなく、改善を始められる状態

ポイントは、議題、時間、担当、ゴールを設定することで、システム開発におけるWBSと同じです。

システム開発プロジェクトでは、必ずWBSを作ると思います。
WBSでは、誰がいつまでに何をするかを一覧で管理できますが、

別の例だと、旅のしおりを作らずに修学旅行に行くイメージに近いです。
この修学旅行は、問題が起きそうな気がしないでしょうか？

アジェンダの設定も『会議』だといい加減にしがちですが、アジェンダを設定するだけで会議の効率が改善できます！

アジェンダの効果

アジェンダの設定は、下記のような効果があります。

アジェンダの効果①：ペース配分しやすい

1．会議改善の必要性（15分、村田）
2．会議改善の方法（35分、村田）
3．まとめ・質疑応答（10分、村田）

と、時間を区切っているので、
例えば、15分経っても「1」が終わっていない場合、
「このままのペースでは終わらない！少し急がないといけない！」
と、気づきやすくなります。

アジェンダの効果②：事前にやることが明確になる

何をどのくらいの時間で議論するかを事前に洗い出すことによって、

• 会議には誰が必要か？（なんとなく呼ばれることが減る）

• 限られた時間内で優先して確認や決めないことは何かを自然に考える

• ゴールや議論ポイントの事前提示で、参加者が準備して会議に臨める

などの効果があります。

アジェンダの効果③：見積精度が向上し、会議時間内に終わりやすくなる

これはどういうことかというと、各議題に対する時間の見積をすることで、だんだん慣れてどれくらいの時間が必要かがわかるようになり、見積精度が向上します。結果、時間内に会議が終わりやすくなります。

以上、「アジェンダの設定も大事です！」というお話でした。

次回は、「会議改善のコツ　まとめ時間の設定」です。

会議改善シリーズをまとめました。
「会議が長い」などの会議改善方法や事例のまとめ