限界！長時間労働に悩むSEのリアルと対応法②

限界！長時間労働に悩むSEのリアルと対応法①の続きです。
前回の対応法「①長時間労働の間接的緩和」は、業務外での改善で、身体的負担の軽減策をお伝えしました。

今回は、②仕事の上手な断り方と③業務効率化のうち、②について解説していきます。

長時間労働の改善策

②仕事の上手な断り方

「仕事の断り方」は、ぜひ身に付けていただきたい重要なスキルです。

心身の健康を犠牲にしてまでやるべき仕事は、ほとんどありません。
一度体調を崩すと、その後も体調を崩しやすくなります。
長期的に健康を維持できるレベルでの業務コントロールが重要です。

「それはわかっているけど、断れない」

そうですね、断るのは難しいと思います。
では、なぜ難しいのでしょうか？

• 責任感が強いため、罪悪感を感じる

• 評価が下がるのではないかという不安

• 会社や組織の雰囲気が断りづらい環境

現状を変えるためには、断り方を少しずつ練習することが一つの解決策になります。

私も評価が下がるかもしれないという漠然とした不安から多くの仕事を一人で抱え込んだ経験がありますが、少しずつ訓練して身に付けた断り方をご紹介します。

断り方のポイント：論理的に話す

「もう無理です、できません」

と言いたい気持ちは重々承知していますが、感情的に訴えても上手くいかないケースが多いです。

いったん、断られる側の立場に立って考えみましょう。
「もう無理です、できません」
と言われた上司の場合、どのように受け止めるでしょうか？

感情を上手に受け止められる相手であればよいですが、そうでない場合は、感情的にではなく、論理的に話すほうが上手くいきます。

例えば、やらなければいけないことや仕様が曖昧で、関係者の意見も割れていて合意形成が難しい場合、この背景を説明した上で、まずアドバイスを求めます。

例文）
「この部分で方針決定が遅れており、このままだとどうしても他の業務対応が厳しいのですが、何か良いアドバイスをいただけないでしょうか？」

「『評価や判断、アドバイスをしなければ』と思いがち」な人であれば、考えてアドバイスしてくれます。

アドバイスをいただいたら、忠実に実行します。
それで上手くいったらOKですし、上手くいかない場合はその旨を伝えて、「他の業務対応」を断ります。

自分がアドバイスして上手くいかなかったので、断られても言いにくくなる効果があります。

「感情的に断らずに、相手の立場に立って、どういう論理だったら断りやすくなるかを考えて話す」ことが、一番の基本となるやり方・考え方です。
次に、より具体的なテクニックを挙げていきます。

仕事の上手な断り方の具体例　

パターン1：優先順位を確認する、共有する

現在の仕事の優先順位を説明し、他の仕事を断る方法です。

例文）
「ご依頼ありがとうございます。現在、〇〇を全力で対応しており、これ以上の業務を引き受けるのが難しい状況です。〇月〇日以降であれば対応可能かと思いますが、いかがでしょうか？」

応用例としては、自分の抱えている業務の優先順位を共有し、相手に優先順位を決めてもらった上で他の仕事を断るやり方もあります。

パターン2：部分的に引き受ける

全部ではなく、一部の作業であれば対応できる旨を伝え、誠意を示しながら断る方法です。

例文）
「ご依頼ありがとうございます。現在のスケジュールでは全て対応することは難しいのですが、この部分だけであれば対応可能です。残りの部分は他の方に協力いただくことは可能でしょうか？」

パターン3：納期（締め切り）の延長を申し入れる

納期を延長してもらうことで、長時間労働を防止する方法です。

例文）
「ご依頼ありがとうございます。今すぐには対応が難しいのですが、納期を〇月〇日まで延長していただければ対応可能です。ご検討いただけないでしょうか？」

応用例としては、相手にとって譲れない締め切りと、そこまで急がなくてもいい仕事を分類して、納期延長を交渉します。

断り方を覚えていくうちに、

「これは相手が譲らないだろうな」
「これは断っても受け入れてくれるだろうな」

という感覚が磨かれていくと思います。
長時間労働が続いているのであれば、相手にとって譲れないことだけに絞り、他は極力断るというスタンスでも良いと思います。

少しでも長時間労働で体調不良になる方が減れば幸いです。

次回は、業務効率化による長時間労働の改善です。

◆関連記事
月末までにやります、と聞いていた成果物が出てこない。
「いつまでにできそうですか？」という問いには、
「2週間後なら」という回答だった。

その2週間後。まだ出てこない。