1行メモから進捗報告と日程調整ができる。業務委託の副業で毎日使っているAI指示文【コピペOK】

副業で一番めんどくさいのは、作業そのものより「報告」だと思っています。

私は本業フルタイムのかたわら、業務委託でマネージャー・アシスタント系の副業を週8時間くらいやっています。作業自体は嫌いじゃないです。でも、終わったあとに「ご確認よろしくお願いいたします」で終わる丁寧な文章を毎回ゼロから書くのが、本当にしんどい。

なので今は、頭の中のメモを1行だけAIに投げて、報告文や日程調整の文面にしてもらっています。

今日は、私が実際に毎日使っている指示文を5つ、そのまま公開します。【 】の部分を自分の状況に書き換えるだけで使えます。

使う前に1つだけ

取引先の名前、金額、まだ公開されていない情報などは、AIに入れないようにしています。「Aさん」「案件B」のように置き換えて、できた文章をあとで自分で戻せば十分です。会社や委託先にAIの利用ルールがある場合は、そちらを優先してください。

①1行メモから進捗報告を作る

一番使っているのがこれです。作業が終わった直後の、雑なメモをそのまま入れます。

あなたは業務委託で働くアシスタントです。
下のメモをもとに、【チャット（Slackなど）／メール】で送る進捗報告を作ってください。

・相手：【委託先の担当者。普段は丁寧めだけど堅すぎない関係】
・形式：「完了したこと」「進行中のこと」「確認してほしいこと」の3つに分ける
・長さ：スマホで読み切れる長さ
・敬語は丁寧に。ただし「〜させていただきます」を連発しない

メモ：
【例：資料修正8割終わった　画像だけ先方待ち　金曜には出せそう　フォントこれでいいか聞きたい】

このメモから、こんな文章が返ってきます。

3つに分けておくと、相手も「自分が何をすればいいか」がすぐ分かるので、返信が早くなります。
結果的に私の仕事も早く終わります。

②候補日を投げるだけの日程調整

打ち合わせの日程調整も、候補日を雑に並べるだけにしています。

下の情報をもとに、打ち合わせの日程調整の文面を作ってください。

・相手：【社外の方／初めてやり取りする方】
・目的：【例：来月のイベントの段取りの確認】
・所要時間：【例：30分】
・方法：【例：オンライン（Google Meet）】
・候補日を箇条書きで見やすく並べる
・「ご都合が合わなければ、別の日程もご提示ください」の一文を入れる

候補：
【例：来週火曜14-17時　水曜午前　金曜15時以降】

曜日だけのメモでも、AIに「日付も入れて」と頼むと日付つきで並べてくれます。
ただ、AIはたまに曜日と日付をずらすので、送る前にカレンダーと見比べるのだけは忘れないでください。私は一度やらかしました。

③日程変更（リスケ）をお願いする

自分の都合で予定をずらしてもらうときの文面は、気が重いので完全にAI任せです。

下の状況で、日程変更をお願いする文面を作ってください。

・相手：【例：委託先の担当者】
・元の予定：【例：木曜15時の定例】
・理由：【例：本業の会議が入った】※理由は詳しく書きすぎず、ぼかす
・新しい候補：【例：木曜17時以降、金曜午前】
・謝りすぎない。おわび1回＋代わりの候補をはっきり出す

最後に、件名（メールの場合）も1つ提案してください。

ポイントは「謝りすぎない」と入れておくことです。
これがないと、AIはこちらが大罪を犯したのかと思うくらい謝り倒した文章を出してきます。

④言いにくい「遅れます」の報告

締め切りに間に合わなそうなとき。
一番送りたくないけど、一番早く送ったほうがいい連絡です。

締め切りに遅れそうなことを伝える文面を作ってください。

・相手：【例：委託先の担当者】
・何が：【例：月末締めのデータ整理】
・どれくらい遅れるか：【例：2日】
・今どこまで終わっているか：【例：7割】
・相手にお願いしたいこと：【例：なし／途中まででよければ先に提出できる】

「現状 → いつ終わるか → 代わりにできること」の順で、言い訳っぽくならないようにしてください。

「代わりにできること」まで書いておくと、相手が判断しやすくなります。怒られる確率も、体感でかなり下がりました。

⑤1週間分のメモから週報を作る

週に1回、まとめて報告する案件もあります。
私は平日にスマホのメモへ1行ずつ書きためて、金曜にまとめて投げています。

下は今週の作業メモです。これをもとに週報を作ってください。

・形式：「今週やったこと」「来週やること」「相談したいこと」
・似た作業はまとめる
・数字（件数・時間）がメモにあれば残す
・メモにないことは足さない

メモ：
【例：
月　問い合わせ返信5件
火　請求書の確認、Aさんに質問
水　資料の誤字チェック
木　定例、議事録
金　来週のスケジュール案】

「メモにないことは足さない」はかなり大事です。
これがないと、AIが気を利かせて私がやっていない仕事まで書いてくれます。

もっとラクにするコツ

• 相手ごとの前提を1回書いておく：ChatGPTのカスタム指示や、Claudeのプロジェクトに「この相手には丁寧めで、絵文字なし」などを書いておくと、毎回指示しなくて済みます

• メモは雑でいい：句読点も敬語もいりません。きれいに書こうとした時点で、自分で文章を書くのと変わらなくなります

• 最後は自分の目で見る：日付・金額・人の名前だけは、必ず自分で確認してから送ります

報告や連絡を丁寧に書くのは大事な仕事ですが、それを毎回ゼロから自分で書く必要はないと思っています。浮いた時間で、私はちゃんとサボります。

副業でどんな仕事をしているのかは、こちらにまとめています↓

他にもAIの指示文の記事を出しているので是非🙏↓

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