疑問を持てたのは、字が汚かったから ― 誰も紙に疑問を持たない職場で考えたこと ―

社労士開業準備中のともちかと申します。
前回、ストレスチェックを紙とWEBの併用にした話を書きました。
そのとき「なぜ従来のやり方にしないのか」という声が上がったことにも触れました。
今回は、その先で感じたことを書きます。
本当に気になったのは、反対の声よりも、誰も疑問を持たないことの方でした。

①反対する人は、悪くない

まず書いておきたいのは、従来のやり方にこだわる人を責めるつもりはない、ということです。
長く同じやり方で仕事をしてきた人にとって、今のやり方は困っていないやり方です。
困っていないものを変えれば、手間が増えるだけに見えます。
「なぜ変えるのか」と聞くのは、自然な反応だと思います。
だから、聞かれたら理由を説明する。
それで十分です。

②気になったのは、疑問を持たないこと

それよりも、私が引っかかったのは別のことでした。
私の職場は、ここ数年、新卒での採用がほとんどありません。
この数年で入ってきた人の多くは中途入社で、前の職場での経験を持っています。
紙を使わずに回している会社を、見てきた人もいるはずです。
それなのに、今の職場の紙のやりとりの多さに、誰も疑問を持たずに従っている。
入社したばかりの頃は、誰でも「前の会社ではこうだったのに」と感じるものだと思います。
しかし、その違和感はいつの間にか消えていきます。
郷に入っては郷に従え。
新しい職場のやり方に合わせることは、大人として正しい振る舞いでもあります。
ただ、合わせることと、疑問を持たないことは、別の話です。

③私が疑問を持てた、本当の理由

では、なぜ私は疑問を持ったのか。
格好いい理由ではありません。

字が汚くて、書くのが面倒だからです。

面倒だから字が汚くなるのか、字が汚いから面倒なのか。
たぶん両方です。
とにかく手で書くのが嫌で、なんとか書かずに済ませようとしてきました。
その結果、気付いたらExcelが得意になっていました。
MOSのExcel Expertが取れるレベルになったのも、元をたどれば書きたくない一心からです。
そこに、物流の現場で改善の仕事に就いたことが重なりました。
無駄を見つけて減らす仕事は、面倒くさがりの性格と、変なところで働く発想力に、驚くほど合っていました。
常に「これは本当に必要か」と考える習慣は、そこで身に付いたものです。
最初にしんどい思いをしてでも、後で楽ができるなら、喜んでしんどい方を選ぶ。
私はそういう人間です。

麻雀漫画の『哲也―雀聖と呼ばれた男』に、房州という玄人が語る「怠惰を求めて勤勉に行き着く」という言葉があります。
楽をしたいからこそ、誰よりも手を動かす。
私の仕事のやり方は、まさにこれです。
面倒くさがりは悪い性格に見られがちですが、裏を返せば、無駄を減らすことに一番貪欲な性格でもあります。
つまり、疑問を持てるのは、私が優れているからではありません。
面倒くさがりな性格と、それを活かせる仕事が、たまたま噛み合っただけです。

④覚える苦労と、得をする人がずれている

そう考えると、周りが疑問を持たないのも、新しいやり方に乗り気でないのも、無理はないと思えてきます。
私が面倒を減らすために勤勉になれたのは、苦労するのも楽になるのも、自分だったからです。
書く手間を減らすためにExcelを覚えれば、楽になるのは自分です。
ところが、職場で新しいやり方を入れる時は、この関係がずれます。
新しいやり方を覚える手間は、使う一人一人にかかります。
一方で、その結果として楽になるのは、多くの場合、集計する総務や、会社全体です。
ストレスチェックで言えば、WEBの操作を覚えるのは受ける人で、配布や回収の手間が減るのは総務です。
使う人から見れば、苦労するのは自分、得をするのは他人です。
そうであれば、今のやり方で困っていない人が動かないのは、怠けているからではありません。
その人にとっては、むしろ合理的な判断です。

改善は、大きな効果がすぐに出るものではありません。
小さな効果が積み重なって、ようやく大きな結果になります。
だから、目の前の手間だけを見ると、意味のない変更に見えやすいのです。
問題は個人の性格ではなく、この仕組みの方にあるのだと思います。
だとすれば、組織が考えるべきことは、一人一人に「疑問を持て」「新しいことを覚えろ」と求めることではないと思います。
変えた結果、使う本人にとっても何が楽になるのかを示す。
覚える手間そのものを、できるだけ小さくする。
疑問を持ちやすい人がいるなら、その声を拾える形にしておく。
そして、入社したばかりの人が感じる違和感を、消えてしまう前に聞いておく。
中途入社の人が持ち込む「前の会社ではこうだった」は、放っておけば数か月で消えます。
けれど、それは本来、社内にいる誰もが持っていない、外からの視点です。

変える側にも、できることがある

最後に、自分の側の話も書いておきます。
今回、私は理由を淡々と説明しました。
対象が増える、管理しやすい、料金が安い。
どれも合理的な理由です。
ただ、合理的な理由を並べるだけで人が納得するなら、そもそも反対の声は上がりません。
今回の変更は紙の道を残したので、誰の選択肢も奪っていません。
それでも、変わること自体に抵抗がある人はいます。
以前、マニュアルが読まれないという話を書きました。

どれだけ正しいことを書いても、読まれなければ伝わらない。
変更の説明も同じだと思います。
理由を説明することと、納得してもらうことは違う。
変える側は、その距離をどう埋めるかまで考える必要があるのだと、改めて感じています。

バックオフィスの効率化や生成AIの実務活用について、引き続き発信していきます。
ぜひフォローいただけると嬉しいです。