スケジュール手帳を10年買っていない ― Outlookで本当に使うべき2つの機能 ―

社労士開業準備中のともちかと申します。
多くのオフィスで当たり前のように使われているOutlook。
しかし、この「当たり前に使っているツール」を本当に使いこなせている人は、どれだけいるでしょうか。
私の実感では、大半の人が「メールを送受信するソフト」としてしか使っていません。
実際には、スケジュール管理もタスク管理も、すべてこの一画面で完結できる機能が備わっています。
今回は、機能を網羅的に紹介するのではなく、私が実際に毎日使っていて、特に効果が大きかった2つの機能に絞ってお話しします。

① メール画面に、スケジュールとタスクを並べて表示する

Outlookでは、メールの画面を開いたまま、右側にカレンダーとタスクの一覧を常時表示させることができます。
これがあると何が変わるか。
たとえば「来週の水曜、打ち合わせをお願いできますか」というメールが届いたとします。
通常であれば、予定を確認するために

カレンダー画面へ切り替え→確認→またメール画面に戻って返信する

という流れになります。
しかし右側にカレンダーが出ていれば、メールを読みながら、その場で空き状況を確認して返信できます。
画面を行き来する必要がありません。
さらに、期日のある依頼メールには日付を指定したフラグを立てておきます。
すると、そのメールがそのままタスク一覧に反映されます。
「対応しなければいけないメール」が、期日つきのタスクとして自動的に並ぶわけです。
メールを読んで「あとでやろう」と思ったまま埋もれてしまう。
これはメール処理で最も起きやすい取りこぼしですが、フラグを立てる習慣さえあれば、この事故はほぼ起きません。
こうして予定もタスクも一画面に集約されるようになった結果、私はもう10年ほどスケジュール手帳を購入していません。
以前は、メールで決まった予定を手帳に書き写していました。
しかし考えてみれば、これは同じ情報を二重に管理しているだけの作業です。
しかも書き写す手間がかかるうえ、書き忘れれば予定が抜け落ちるというリスクまで抱えることになります。
予定もタスクも、すべてOutlookの画面上で確認できるのであれば、わざわざ手帳に落とし込む理由がありません。
転記という工程そのものを消してしまえばいい、というだけの話です。

② メールの自動振り分けで、受信トレイを守る

もう一つが、メールの自動振り分け機能です。
日々届くメールには、性質の異なるものが混在しています。
社内の上司や同僚からのメール、取引先からのメール、そして社内システムが自動送信してくる「承認してください」という通知メール。
これらをすべて同じ受信トレイに放り込んでいると、何がどれだか分からなくなります。
特に厄介なのが、システムからの自動通知です。
承認依頼のような通知メールは、業務上の役割があるので受信しないわけにはいきません。
しかし件数が多いため、本当に重要な取引先からのメールが、通知メールの山に埋もれてしまうという事態が起きます。
そこで、自動振り分けの出番です。
「承認依頼メールは、専用のフォルダに直接受信する」というルールを設定しておけば、受信トレイには人からのメールだけが残ります。
通知メールは必要なときにそのフォルダを見ればいい。
この機能の価値は、二重にあります。

●    探す手間がなくなる：目的の種類のメールが、最初から分類された状態で届く
●    取りこぼしを防げる：受信トレイの情報量が減り、重要なメールが埋もれなくなる

「探す時間をゼロにする」という話は以前の記事でも書きましたが、これはその受信トレイ版です。
届いた時点で置き場所が決まっているから、後から探す必要がなくなります。

ツールを「入れ替える」前に、「使い切る」

この2つに共通しているのは、どちらもOutlookに最初から備わっている機能だということです。
追加のアプリも、新しい契約も必要ありません。
以前、勤怠管理システムの記事で「すでに導入されているシステムが、出退勤の打刻だけにしか使われていなかった」という話を書きました。

Outlookで起きていることも、構図はまったく同じです。
多機能なツールがすでに手元にあるのに、その一部の機能しか使っていない。
そして「もっと便利なツールはないか」と探し始める。
新しいツールを導入する前に、今使っているツールに何ができるのかを一度確認してみる。
それだけで解決する課題は、思っている以上に多いはずです。

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