カード明細にある。でも何を買ったか分からない。ひとり社長の経理はどうする？

月末にカード明細を見ていると、たまにありませんか。

「これ、何だっけ？」

金額は載っている。
カードを使ったこともたぶん間違いない。

でも、店名を見ても何を買ったのか思い出せない。

Amazon、Apple、Googleのように、明細だけでは中身が分からないこともあります。海外サービスだと、カード明細に表示される名前と実際に使ったサービス名が違うこともあります。

こういう取引が1件あるだけで、

「これが分かるまで月次を締められない」

となってしまうと、経理が止まります。

前回の記事では、領収書が見つからないときも、経理全体を止めないという話を書きました。

カード明細の「これ何だっけ？」も、基本的な考え方は同じです。

1．まず、カード明細から分かることを整理する

最初から勘定科目を決めようとする必要はありません。

まず確認するのは、

• 利用日

• 金額

• カード明細に表示されている店名

• 自分のカードか家族カードか

など、いま分かっている事実です。

ここで大切なのは、

「たぶん○○だろう」で処理しないこと。

思い出せないなら、思い出せない状態のまま次の確認に進みます。

2．メールや注文履歴を探す

次に、カードを使った痕跡を探します。

たとえばAmazonなら注文履歴、サブスクなら管理画面、ネットサービスならメールの領収書や注文確認などです。

カードの利用日と実際の購入日が少しずれることもあるので、前後の日付も確認します。

私なら、こんな順番で確認します。

カード明細
↓
メール
↓
ECサイト・サービスの注文履歴
↓
領収書・請求書

ここまで確認すれば、何の支払いだったのか分かるものも多いはずです。

3．それでも分からなければ、無理に処理しない

問題はここです。

調べても分からない取引が残ったとき、

「たぶん消耗品費かな」

などと、とりあえず処理してしまいたくなります。

でも、内容が分からないまま税務上・会計上の扱いを決めるのは避けたいところです。

必要に応じて税理士・会計担当者などに確認します。

そしてもう一つ大事なのが、

1件分からないからといって、月次全体を止めないこと。

です。

4．「未処理一覧」に残して先へ進む

分からない取引は、頭の中で覚えておくのではなく、

「確認が必要なもの」として残しておく。

例えば、

日付金額明細状況メモ8/155,980円AMAZON.CO.JP確認中注文履歴を確認8/20980円APPLE.COM確認中サブスクの可能性

こんな簡単な一覧でも十分です。

ほかの処理を進めて、あとから資料が見つかったところで確定する。

これなら、「1件分からない」が「今月の経理が終わらない」になりません。

月次決算は「全部分かってから始める」必要はない

ひとり社長の経理で大変なのは、一つひとつの仕訳そのものより、

「あとで確認しよう」が増えていくこと

ではないでしょうか。

請求書がまだ届いていない。

領収書が見つからない。

カード明細を見ても何の支払いか分からない。

こうしたものを全部解決してから月次を進めようとすると、なかなか締まりません。

だから、

分かるものは進める。
分からないものは見えるように残す。
分かったところで確定する。

この流れを作っておく方が、月次の経理を続けやすくなります。

「分からない取引」を放置しない仕組みに

こうした「あとで確認するもの」を頭の中で管理しなくて済むように、取引入力・未処理一覧・月次チェックなどをまとめたGoogleスプレッドシートを作りました。

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月末に、

「何が終わっている？」
「何がまだ残っている？」

と探す時間を減らすための仕組みです。

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