請求書は届いた。でも金額が合わない。ひとり社長の月次決算はどうする？

月末。

待っていた請求書がようやく届いた。

これで経理を進められる。

と思って請求書を見ると、

「あれ？思っていた金額と違う」

そんなことがあります。

たとえば、

• 見積書では55,000円だったのに、請求書は60,500円

• 聞いていた金額と請求額が違う

• 値引きされるはずだったのに反映されていない

• 追加料金らしきものが入っている

• そもそも何の請求なのかよく分からない

こうなると、

「確認してからじゃないと経理できない」

と思って、手が止まりがちです。

でも、1枚の請求書が確認待ちだからといって、月次決算全体まで止める必要はありません。

大切なのは、

分からないものを、分からないまま忘れないこと。

です。

まず、請求内容を確認する

金額が合わないからといって、すぐにどちらかが間違っているとは限りません。

まずは、

なぜ金額が違うのか。

を確認します。

見積書や契約書と比較する。

追加の発注がなかったか確認する。

請求元に問い合わせる。

必要な確認をして、正しい金額を確定させます。

ただ、ここで問題になるのが、

確認には時間がかかることがある

ということです。

担当者から返事が来ない。

確認が翌月になる。

資料を探さないと分からない。

そんなこともあります。

「確認が終わるまで全部止める」はしない

ここで、

「この請求書が分かるまで月次決算は進められない」

としてしまうと、経理が止まります。

請求書1枚の確認待ちで、

銀行口座の確認も、

カード明細の確認も、

他の請求書の処理も、

全部後回しになる。

これでは月末の経理がどんどん重くなります。

なので私は、

確認が必要なものと、今すぐ進められるものを分ける

という考え方が大事だと思っています。

分からないものは「未処理」として残す

請求金額をすぐに確定できないなら、

「確認が必要なもの」として見える状態にしておく。

たとえば、

○○社 9月分請求書
→ 見積金額と不一致
→ 請求元へ確認中

という形です。

これなら、その場で結論が出なくても、

「あとで確認しなければならない」

という事実は残ります。

そして、ほかの経理を先に進める。

回答が来たら、戻って処理する。

この方が月次決算全体を止めずに済みます。

※実際の会計処理や決算上の扱いは、取引内容や重要性、決算スケジュールなどによって異なります。必要に応じて税理士・会計士等へ確認してください。

月次決算で怖いのは「分からないこと」より「忘れること」

請求書の金額が合わないこと自体は、確認すれば解決できます。

むしろ怖いのは、

確認しようと思って、そのまま忘れること。

です。

月末は、ほかにもやることがあります。

領収書を集める。

カード明細を見る。

銀行口座を確認する。

未入金を確認する。

そんな中で、

「あとで確認しよう」

を頭の中だけで管理するのは難しい。

だから、

分からないものを無理に確定させるのではなく、未処理として見える状態にしておく。

これだけでも、月末の経理はかなり整理しやすくなります。

分かるものは進める。分からないものは残す。

月次決算は、

すべての問題をその場で解決してから進む作業

ではありません。

分かるものは進める。

分からないものは見える状態にする。

確認できたら確定する。

この流れを作っておけば、

1件の確認待ちで経理全体が止まりにくくなります。

「あとで確認」を頭の中だけで管理しない

請求書の金額が合わない。

領収書が見つからない。

カード明細を見ても何を買ったか分からない。

こうした「確認待ち」が増えてくると、月末の経理はだんだん重くなります。

そこで、

確認が必要なものを一覧にして、月末にやることと一緒に管理できるようにしたい。

そんな考えで作ったのが、

**「ひとり社長の経理整理キット」**です。

ダッシュボードで全体を確認する。

分からないものは未処理一覧に残す。

月次チェックを上から進める。

「探す・思い出す経理」から「確認する経理」へ。

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月末の経理を「探す作業」から変える｜ひとり社長の経理整理キット｜ノリ｜中国駐在の公認会計士