みんなが楽になる！NOT A HOTELのデバイスマネジメント戦略

この記事は、NOT A HOTELのソフトウェア開発連載「Inside the SOFTWARE TEAM」です。

こんにちは！NOT A HOTELでコーポレート ITをしています、白井（@yunmarurun）です。私は情報システム部門のお仕事を始めてから、最初に担当したデバイスマネジメントが一番大好きなので、今もこれを中心にさまざまな業務に取り組んでいます。

はじめに

NOT A HOTELはフルリモートが前提の組織です。出社前提の環境と比べると、デバイスマネジメントの難易度は一段上がります。私自身もこれまでハイブリッド環境が中心で、完全リモートの情シスは初めての挑戦でした。あー設定できてなかったですかー、今行きますねーって言えない。同じフロアにその人はいない。ネットワーク環境だって違うし、相手の状況は見えない。ということは、遠隔で全てが完結する必要があるし、トラブルが極力起こりにくい仕組みづくりが必要ということになります。
そして、私は細かい作業が得意ではありません。チームも同じです。だからこそ「忘れそうなことは自動化」「複雑なことはしない」運用を前提に、最初から仕組みで解決することにこだわってきました。
本記事では、デバイスのライフサイクル（発注・受け渡し・返却）に沿って、どのように“楽に・迷わず・安全に”を実現してきたかを、実例とあわせて紹介します。

戦略（原則）

• 私たちは極力何もしない

• アカウントとデバイスライフサイクルの自動化を徹底

• オンボーディングはゼロタッチで迷わせない

デバイスのライフサイクル

発注・調達 → 受け渡し → 利用中（運用・更新） → 返却 →廃棄・売却の各段階でできる限りセルフサービス・迷わない仕組みづくりを意識しています。

青：コーポレート ITで対応
緑：LCMサービスが対応
白：利用者の対応実施内容
このように、ほとんど我々が直接作業をしているステップはありません！

発注・調達

発注・調達では、まず最初に「いつ・だれが・どこに」入社するのかという情報を手にいれる必要があります。実はここはすでにkajinariさんが作ってくれたアカウント作成自動化の仕組みによって、SmartHRに入力されるとNotionに自動的にタスクが作成されています。

入社受け入れタスクが自動的に作成されるアカウントの自動化については、私が入社した時点でkajinariさんが作り上げていました！これは入社して一番びっくりしたことで、だから今までこの規模を一人情シスでこなしていたのか・・・と感動した仕組みです。

この受け入れタスクを確認して、総務をお願いしている外部のアシスタントの方がPCの発注をおこなってくれます。PCの種類は職種によってあらかじめ機種を設定しています。

Architecture・CorporateStrategy チーム：Windows
それ以外のチーム：MacBook

MacBookの調達は、最近新たにお願いしているパートナー企業とSlackでやりとりをしているので、購買依頼をワークフロー化して発注の流れを固定するようにしました。

Windowsの調達は、複数の端末の手配の必要性や定期的なモデルチェンジによるスペック変更があり、まだまだ自動化・簡略化が十分ではないのですが、今後改善していきたいポイントです。

上記の通り、当社はほとんどの社員がMacを利用していますが、一部の業務ではWindowsも使用しているため、Jamf ProとIntuneの2つのMDM（Mobile Device Management）で管理しています。ライセンスの付与は意外と漏れやすい作業ですが、ここも自動化することで「入社当日にライセンスがなくてセットアップができない！」という事態を防げるようになりました。NotionでWindows付与を選ぶことがPC準備の完了報告を兼ねているため、ライセンスはもちろん、PCの貸与も漏れなく対応できます。

当初から自動化されていた業務もありますが、運用しながら「これは忘れがち」「これは定期的に発生する」といった課題を見つけて、その都度自動化を進めています。
ちなみにライセンスの発注を忘れて月初に悲鳴をあげることも多々あったので、それを忘れないために付与されたら「今あと何個だろう・・・」と見にいけるようになっています。

具体例

• Windowsは条件に応じてライセンスを自動割当

• ライセンスが枯渇しそうになったらSlack通知

• 端末の発注ワークフローの作成

PCの管理には、ZUNDAさんのLCMサービスを利用しています。
オフィスを持たない当社にとって、LCMサービスは欠かせない存在です。
LCMサービスでは、Autopilotの登録、退職時の返却、初期化・クリーニング、保管など、人の手が必要な作業を補っていただけるため、非常に助かっています。このブログの最初に提示した通り、全体のライフサイクルのうち緑色の部分はすべてZUNDAさんにお願いしている部分です。

例えば、自社でキッティング作業を行うために派遣スタッフを雇う場合、月額50万円以上のコストがかかります。さらに、作業を覚えてもらうまでの教育時間も必要です。トレーニング期間を含めて考えると、LCMサービスを利用する方が、費用面でも技術面でも圧倒的に効率的だと感じています。

オンボーディング体験の向上を常にアップデート

新メンバーのオンボーディングは、会社の第一印象を決める重要な体験です。我々は「箱から出してすぐに仕事が始められる」環境を目指しています。
以前にも別のブログで紹介していますが、いわゆる「ゼロタッチ デプロイメント」をできるようにしています。

新しいMacBookを受け取ったメンバーは、箱から取り出して電源を入れるだけで、会社のポリシーに沿った設定が自動的に適用され、必要なソフトウェアがインストールされます。Windowsデバイスについても、Autopilotを活用した同様の仕組みを構築しています。この仕組みにより、新メンバーは初日からスムーズに業務を開始できるようになっています。
もちろん自動的にセットアップされる前提ですが、その前にOktaアカウントを有効化したりする作業も自力で乗り越えていただく必要があります。そのために、ドキュメントの用意を徹底的に行なって、なんでもNotion AIに聞いてね！という体制を強化しています。便利だ！Notion AI！

端末の廃棄もセルフサービス化

当社もだんだんと古い端末が故障してしまうことが増えてきました。修理費用や今後の利用用途を考えて廃棄を行う場合があります。リモートワーク環境のため、廃棄の作業自体もセルフサービスで行えるようにワークフローを作成しています。

こちらで廃棄の判断をした端末は、ユーザーにSlackワークフローの入力をお願いしています。
ワークフローを送信すれば、この後の流れをすべてサポートしてくれるので、最後までセルフサービスで完結することができるようになっています！

まとめ：デバイスマネジメントは「誰も困らない」ことを目指して

デバイスマネジメントの究極の目標は、「誰も困らない」状態を作ることです。IT部門が管理の手間で困らず、メンバーは使い勝手で困らず、経営層はコストやリスクで困らない—そんな状態を目指しています。
自動化と適切なツール選定、そして常に利用者目線での改善を心がけることで、デバイスマネジメントは単なる「管理業務」から、組織全体の生産性を向上させる戦略的な取り組みへと進化させることができます。
今後も新しいツールや機能のアップデートを反映して、常にかっこいいデバイスマネジメントを目指して日々精進していきます。

現在、NOT A HOTELのSoftwareチームでは採用強化中です。 カジュアル面談も受け付けておりますので、お気軽にご連絡ください。