ファイル名のルールを決めるだけで、探す時間は減らせる

2026年10月27日 12:30

「あの請求書、どこにしまったっけ」と探す時間。1回は短くても、積もるとけっこうな時間になります。

そんなときにおすすめなのが、ファイル名のルールを決めることです。難しいツールはいりません。

決めることは3つだけ

・日付の書き方：西暦8桁で、いちばん頭に置く（並べると自動的に時系列になります）

・区切り：アンダーバー（_）で統一する

・相手先：正式名称ではなく、短い呼び名に決める

「最終」「最終2」「本当の最終」のような名前は、あとで迷う原因になります。直したら日付を変える、というルールだけにしておくと楽です。

過去のファイルを全部直す必要はありません。今日から作るものだけ、このルールにします。

フォルダの階層も、深くしすぎないほうが探しやすいです。2階層くらいまでを目安にしてみてください。

付箋に「探すのに何分かかったか」をメモして、1週間続けてみます。効果の出方は人それぞれですが、数字で見えると続けやすくなります。

・スキャンした書類は、受け取った日付で保存する

・メールの添付は、保存するときに名前を変える

・「あとで整理する」フォルダを、週に1回空にする

ルールは多くしすぎないことが大事です。覚えられないルールは、結局使われなくなります。まずは「日付を頭に置く」だけで十分です。

共有する相手がいる場合は、ルールを1行でメモして、全員に見える場所に貼っておくと、ばらつきが減ります。

取引先から、決まった名前でファイルが届く場合は、保存するときに自分のルールに変えます。1回の作業は数秒です。

家族や仲間と共有するフォルダでは、「このルールで行こう」と最初に一言伝えておくと、あとで楽になります。決めた日付を、ルールのメモに書いておくのもおすすめです。

まずは、今日作る1つのファイルから、始めてみませんか。

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