返信の「型」を3つ作ると、メールの時間が減る

メールやメッセージの返信に、思った以上に時間を使っていませんか。

1通ずつなら数分でも、毎日続けば、かなりの時間になります。しかも、毎回「どう書こう」と考えるところに、一番エネルギーを使っている気がします。

返信は、だいたい同じ形になっている

自分が送った返信を見返してみると、実は似た内容が多いことに気づくことがあります。

たとえば、次の3つです。
1. 依頼を受けるときの返信（内容の確認、納期、金額）
2. 日程調整の返信（候補日を3つ出す）
3. お断りの返信（感謝、お断りの理由、代わりの提案）

型は、骨組みだけ作る

型といっても、完成した文章を丸ごとコピーする必要はありません。骨組みだけを作ります。

依頼を受ける型なら、
「ご連絡ありがとうございます。◯◯の件、承知しました。納期は◯月◯日、金額は◯円でいかがでしょうか」
このくらいで十分です。あとは、相手に合わせて少し言葉を足します。

型があると、迷う時間が減る

「何から書こう」と迷う時間が減ります。それに、抜けやすい項目（納期や金額）も、型に入れておけば、確認漏れを防げます。

型は、手を抜くためではなく、相手に伝えるべきことを、毎回きちんと伝えるための道具だと思っています。

型を育てるコツ

型は、一度作って終わりではありません。返信しているうちに、「ここは毎回聞かれるな」「この一文は余計だったな」という気づきが出てきます。それを型に反映していくと、少しずつ使いやすくなります。最初から完璧を目指さず、まずは3つの骨組みだけ。使いながら、自分の言葉に近づけていくのが、続けやすい方法だと思います。

返信に使う時間が減れば、その分を、考える仕事や、お客さんと向き合う時間に使えます。小さな時短でも、積み重なると大きな余裕になります。

まずは、よく送る返信をひとつ、見返してみませんか。

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