毎月同じ作業は、チェックリスト1枚にしておく

毎月、同じ時期に同じ作業が回ってくる。請求書を出す、入金を確認する、領収書を整理する、支払いをする。

大事な作業なのに、なぜか毎回「あれ、何からやるんだっけ」と、頭の中で思い出すところから始まっていませんか。

頭の中の手順は、忙しいほど抜ける

手順が頭の中にしかないと、忙しい月ほど、抜けや順番ちがいが起きやすくなります。それに、その作業は自分にしかできない作業のままになってしまいます。

チェックリストの作り方は3つだけ

1. 毎月やる作業を、思いつく順に書き出す
2. 実際の順番に並べ替える
3. 抜けやすいところに、印をつける（たとえば「入金の確認」「請求漏れの確認」）

1枚に収まるくらいが、ちょうどいいと思います。細かく書きすぎると、続きません。

減らせる作業、減らさなくていい作業

書き出してみると、「これは毎月やらなくてもいいかも」と気づく作業が出てくることがあります。逆に、「これは毎回ちゃんと確認したほうがいい」と思う作業もあります。

全部を減らすのではなく、減らせるものは減らし、減らさなくていいものはそのまま残す。この見分けのためにも、まず書き出すことが役に立ちます。

チェックリストは、手放すための準備

手順が見える形になると、ほかの人に任せることもできるようになります。時間に少し余裕が生まれると、気持ちも落ち着いてきます。

ひとつだけ、先に試すなら

いきなり全部の作業をリストにしなくても大丈夫です。まずは「いちばん抜けると困る作業」ひとつだけでかまいません。たとえば、請求書の発行と入金確認。この2つの手順を3行ずつ書くだけでも、気持ちが軽くなります。使ってみて足りなければ、書き足す。使わない項目は、消す。リストは、育てていくものだと思っています。

チェックリストは、自分のための道具です。見栄えは気にせず、手書きのメモでも、スマホのメモでも、使いやすい形で十分だと思います。

今月の作業を、メモ1枚に書き出すところから、始めてみませんか。

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