AIプロンプト配布｜新人向けAI質問窓口の作り方｜Gemini Notebook

新卒、中途、あるいはアルバイトや業務委託に関わらず、新入社員研修(オンボーディング)には、骨が折れるものです。

• 人手が足りないのに、ベテランほど質問対応で何度も手を止められる

• それでも新人が育つ前に辞めるかもしれない

• OJTを一部でも自動化し、コア業務に集中したい

本noteでは、こうした課題を「10分＆無料」で解決するAI活用の手順を解説していきます。
(今回はGoogleのGemini Notebookを使って、自動化手順を解説していきます！)

専門知識は不要。

誰でも今日から無料で試せる手順なので、ぜひ参考にしてみてください。

▼事業者向け「AIプロンプト配布」の記事一覧

Gemini Notebookで新入社員研修を自動化した他社事例3選

まずはGemini Notebook(旧NotebookLM)を活用して、教育コストを下げた他社事例を3例、紹介していきます。

貴社にて導入する際のイメージづくりに役立つはずです。

事例① 先輩に質問するのではなく、AIに質問する仕組みを導入

事例② Gemini Notebookで先輩社員への質問数を7割削減

事例③ 多すぎる資料をGemini Notebookに集約し、必要な情報を必要なときに引き出す仕組みを導入

続いて、こうした事例を「10分＆無料」で導入できる手順を、画像つきで分かりやすく解説していきます。

たった2つの手順で新入社員研修AIができる！

手順① Gemini Notebookに会員登録し、社内マニュアルをアップロードする

Gemini Notebookは、Googleアカウントで利用します。すでにGoogleアカウントを持っていれば、新しく作り直す必要はありません。

▼Gemini Notebook公式(日本語版)

① Googleアカウントを用意する

持っていない場合は、Googleのログイン画面で「アカウントを作成」を選び、画面の案内に沿って必要な情報やパスワードを入力します。

② Googleアカウントでログインする

Gemini Notebookを開き、用意したGoogleアカウントでログインします。会社や学校のアカウントでは、管理者による利用許可が必要です。

③ 社内マニュアルをGemini Notebookにアップロードする前に機密情報を含んでいないかチェックする

とはいえ以下のような機密を含む原本は、無料版へ入れないのが原則です。

• 顧客・従業員の氏名、住所、電話番号、メールアドレス

• マイナンバー、健康情報、人事評価、給与情報

• ID、パスワード、APIキー、秘密鍵

• 取引先との秘密保持契約により外部サービスへの保存が制限された情報

• 未公開の価格、原価、顧客リスト、営業秘密

• 銀行口座、カード情報、決済情報

• セキュリティ構成、入退室手順、障害対応情報

• 社外秘の契約書、研究資料、設計図

④ ノートブックを作る

「ノートブックを新規作成」を選び、下記画像を参考に「ソースを追加→ファイルをアップロード」から「社内マニュアル」を追加します。

「ソース」とは、AIに読み込ませる資料のことです（WordやExcel、PDF等あらゆるファイル形式に対応）。

社内マニュアルが複数ある場合は、研修に使うものをすべてアップロードします。

手順② ノートブックをカスタマイズし、社内で共有する

まずはGemini Notebookの基本設定を行います。

新人からの質問に対し、研修トレーナーとして回答するように、ノートブックをカスタマイズします。カスタマイズ用のプロンプトが以下です。

ノートブックをカスタマイズする「基本設定」プロンプト

【役割】
あなたは当社の新入社員研修トレーナーです。

【ルール】
- 回答はアップロードされた資料の内容だけに基づくこと
- 資料に書かれていないことは推測せず「資料に記載がないため、上長か研修担当に確認してください」と答えること
- 専門用語は、入社1年目でもわかる言葉で言い換えること
- 手順を聞かれたら、番号付きのステップで答えること

【回答の最後に】
- 理解を確認する簡単な質問を1つ出すこと

上記プロンプトを、右上の「□」からコピーし、画面右上の［・・・(その他のオプション)］から、［チャットを設定］を開き、下記画像を参考にコピペします。

まず［カスタム］を選び、中央の入力欄に上記プロンプトをそのままコピペします。［回答の長さを選択］欄は［長め］に設定し、［保存］をクリックすれば完了です。

仕上げに、画面右上の［↑共有］をクリックし、下記画像のように設定すると、リンクを知っている全員が「新入社員研修AI」を使える状態になります。

この時点で、すでに十分に「新入社員研修AI」として機能する状態。ですがより使いやすくするために、新人向けのプロンプト集を紹介していきます。

新人向け質問例・プロンプト集

右上の「□」をクリックすると、プロンプトをコピーできます。

① 全体像をつかむ（配属初日）

私は〇〇部に配属された新入社員です。
最初の2週間で覚えるべきことを、優先順に5つ教えてください。
それぞれ、資料のどこに書いてあるかも示してください。

② 作業の手順を聞く

〇〇の手順を、初めての人向けにステップで説明してください。
各ステップの締切や担当者、よくあるミスも添えてください。

③ 判断に迷ったときに相談する

次の状況では、どう対応すればいいですか？
資料に書かれている範囲で答え、書かれていない場合は誰に確認すべきかを教えてください。
状況：〇〇

④ 理解度をチェックする

〇〇について、理解度チェックのクイズを5問出してください。
1問ずつ出題し、私が答えたら正誤と解説、資料の該当箇所を示してから次の問題に進んでください。

⑤ 自分の作業を資料と照らし合わせる

次の確認事項が、社内のルールに沿っているかチェックしてください。
ルールに合っていない点があれば、該当するルールと直し方を示してください。

・確認事項：〇〇

まとめ：Webサイトも教材にできる！

自社/他社を問わず、「このサイト、参考になるから読んでおいて！」という場合「社内マニュアル＆Webサイト」で構成された「新入社員研修AI」を作れます。

追加した資料・Webサイトの中に、微妙なものがあれば手動で削除可能です。こうするこで社内外の知識を統合し、あらゆる質問に答えてくれる貴社専用の「新入社員研修AI」をつくれます。

ここまでお読みくださり、本当にありがとうございます。不明点があればお気軽にコメントしてください。

以上、エンジニア＆教育ライターの小峯でした。

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