AI×業務改善、何をお手伝いできるか――事務の手作業を、1つずつ減らす

受注メールの内容を、Excelの台帳に手で写している。

毎月の売上の集計に、何時間もかかっている。

日報や報告書のまとめ方を、特定の人しか知らない。

改善したいとは思っている。でも、何から手をつければいいか分からない。

こうした手作業を減らしたい、というご相談が、このところ増えてきました。そこで、この記事を、今の私の仕事に合わせて書き直すことにしました。

一言でいうと、私の仕事は次のとおりです。

転記・集計・報告――毎日くり返す作業を、1つずつ減らしていくお手伝いをしています。

なぜ「事務の手作業」なのか

私は外資系の通信・IT企業で30年ほど、製品開発やプロダクトマネジメント、カスタマーサポートの仕事をしてきました。熊本県宇土市で地域おこし協力隊として活動したのをきっかけに、2020年5月にカネミツ・ソリューションズ合同会社を立ち上げています。

独立してから、ある会社のバックオフィスの仕事を手伝う機会がありました。そこで目にしたのは、画面のデータをExcelに写し、帳票を作り、月末・月初にまとめて集計する、という作業の山でした。

一つひとつは小さな作業です。でも、毎日、毎月くり返されます。そして、多くの場合、その手順は担当者の頭の中にしかありません。

大がかりなシステムを入れる前に、まず減らせる手作業がある。

そう感じたことが、今の仕事の出発点になっています。

これまでに取り組んできた作業

抽象的な説明より、実例の方が伝わると思います。

ある現場では、EDIの画面データを月末・月初に手作業で加工する作業に、毎回4時間ほどかかっていました。業務とデータの構造を整理し、処理の流れをスクリプトにしたことで、約4時間が約3分になりました（詳しくは「4時間が3分になるまで――AIとスクリプトの最適な分け方」に書いています）。

また、受注管理のWebサイトから当日の受注を取り込み、Excelで単価を参照して日報を作り、PDFにして提出する。こうした流れを、PAD（Power Automate for desktop）で自動にするデモも作りました。手作業なら約1時間と見積もった作業が、1分13秒で終わります（「手作業1時間が、1分13秒に」）。

どちらの例でも、AIが作業を丸ごと代わりにやったわけではありません。どこから、何を、どこへ写しているのか。その構造を人が整理し、AIにはそれを仕組みにする手伝いをしてもらった、というのが実際のところです。

大切にしている2つのこと

手段は、AIに限りません

「AIで減らす」と言っておきながら、と思われるかもしれません。

でも、業務を見ていくと、AIに直接頼むより、Excelの関数で済む作業もあります。GAS（Google Apps Script）やRPA（PAD）で仕組みにした方が、速くて確実な作業もあります。そもそも、やらなくていい手順が見つかることもあります。

ですから、手段はAI・Excel・GAS・RPAなどから、御社の環境に合わせて選びます。AI以外のほうが合う場合は、そのままお伝えします。

作るのは、御社の担当者です

自動化の仕組みは、作ったあとに止まることがあります。画面が変わる、項目が増える、担当が替わる。そのとき「この先、誰が直すのか」が決まっていないと、せっかくの仕組みが使われなくなってしまいます。

そこで、仕組みを作るのは御社の担当者、私は設計と確認で支える、という形を基本にしています。担当者が自分で作って、自分で直せる状態をめざしています。

まずは「90分の個別相談」から

最初にお受けしているのは、90分の個別相談です。1つの業務を選び、90分で「次の一手」まで決めます。

進め方は次のとおりです。

1. 事前に、相談したい業務を1つ選んでいただきます（簡単な質問をお送りします）

2. 90分で、手間のかかっている作業を洗い出し、1つに絞り、手順に分解します

3. どの手段で、どう減らすかを決めます。その場で簡単に試すこともあります

4. 終わったあと、内容を清書してお送りします

お持ち帰りいただくのは、次の3つです。

• 業務の整理図：選んだ業務の流れと、手作業になっている所

• 改善案と手段：AI・Excel・GAS・RPAのどれで、どう減らすか

• 30日の次の一手：これから30日で、誰が何をやるか

オンラインでも、対面でも対応しています。実際に作業をしている担当者の方にも、同席していただくのがおすすめです。

その先、複数の担当者で取り組みたい場合は研修（自社の業務から改善策を作るワークショップ）、実行まで手伝ってほしい場合は伴走もご用意しています。いきなり大きな契約をお願いすることはありません。必要になった段階で、ご提案します。

こんな会社に向いています

• 従業員10〜50人くらいで、事務・営業管理の担当者がいる

• 社内に情報システムの専任がいない

• 大がかりなシステム導入ではなく、今の業務を少しずつ楽にしたい

• 担当者が自分で作って、自分で直せるようになりたい

「うちの場合はどうなんだろう」くらいの段階でも構いません。むしろ、解決策が決まっていない段階の方が、手段を選び直せるので進めやすいと思っています。

ご相談・ご紹介について

90分の個別相談は、会社HPのお問い合わせフォームからお申し込みください。料金は、お申し込み時にご案内しています。

個別相談の前に聞いておきたいことがあれば、お問い合わせだけでも大丈夫です（無料）。

また、もし周りに、

があれば、ご紹介いただけるととても嬉しいです。転記や集計などの手作業を、1つずつ減らすお手伝いをします。

「経験がないとできない」は、本当に正しいのか――そう問い続けてきたこの場所から、今度は皆さんの現場の手作業を減らすお手伝いができればと思っています。

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。

「受注や注文の内容を、毎日手で写している」
「毎月の集計や報告書づくりに、時間を取られている」
「何から手をつければいいか分からない」

そんな手作業があれば、まずは90分の個別相談で、1つの業務から一緒に整理してみませんか。

→ 会社HP：90分の個別相談（AI×コンサルティング事業）

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カネミツ・ソリューションズ合同会社
代表社員 熊井光文
→ 会社HP：AI×コンサルティング事業

→ Im Mate両面ディスプレイ型 AI 自動翻訳機

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