引き継ぎゼロ・個人ルールだらけの薬局に配属されて気づいたこと

こんにちは、まどいろ日記です😊
今回は「引き継ぎがない」「誰かのマイルールでしか動いていない」
そんな現場に突然入ることになった、私の体験談をお届けします。

薬局の話ではありますが、
「うちの職場もそうかも…」と感じる方に届いたら嬉しいです🌱

初日に感じた違和感

新しい薬局に異動した日。
引き継ぎを受けるかと思いきや、「前任者が体調を崩してしまって…」と一言だけ。
それでも現場は動いていて、患者さんも普段どおりに来局していました。

一見すると問題なさそうでしたが、10分もしないうちに私は「これはやばいかも…」と感じました。

違和感の正体：「なんとなく」で回っている現場

棚には、なぜか同じ薬が3箱ずつ並んでいる一方で、欠品しそうな薬もあります。
在庫一覧を探すと、古いフォーマットが数種類、使っているのか使っていないのかすらわかりません…。

そして、Excelファイルは共用PCの「誰かの個人フォルダ」にだけ入っていて、
どれが最新版かも分からない状態でした。

「この薬ってどうやって発注していますか？」
と尋ねると、

と返ってきました。

何をいつ、誰が、どんなルールでやっているのか。
それが「見えない」「書かれていない」「分からない」。

なのに現場は、なんとか回っている。
「これって、とっても危うい状態なんじゃ…」と感じた瞬間でした。

属人化とは「その人がいなければ回らない」状態

発注業務だけではありません。
他にも、こんな属人化が見られました。

• 薬の在庫をどこに保管しているか

• 書類の記入ルールが人によって違う

• 在宅患者さんの準備は「あの人がやってるから」

そんな業務が、すべて“その人の経験”や“長年の感覚”に支えられていて、文書化も共有もされていない。

私は、まさに属人化のど真ん中に放り込まれたような気持ちでした。

なぜ、それが問題なのか

属人化の怖さは、一見すると何も問題が起きていないように見えることです。
実際、スタッフの皆さんは一生懸命仕事をされていて、日常は滞りなく進んでいました。

でも、よく観察すると、そこにはこんなリスクが潜んでいました。

• 担当者が急に休むと業務が止まる

• 誰かに聞かないと作業できない

• 他の人が手を出すと「やり方が違う」と混乱が生まれる

• 改善や効率化の余地があっても、それに気づけない

つまり、一人ひとりが頑張れば頑張るほど、逆に組織としての柔軟性は失われていく構造だったのです。

パート勤務×管理職としてのジレンマと決意

私はパート勤務の管理薬剤師です。
勤務時間に限りがあり、残業もできない日があります。
家庭とのバランスも考えながら働く中で、

「 ”私がいないと回らない” 職場にしてはいけない 」と強く感じたのです。

そこで、仕組みを整えるため、私は動き出しました。

• 業務を“見える化”しよう

• 1人に頼らない仕組みに変えよう

• 誰が見ても分かるようにしよう

最初はとても小さなことからでしたが、
それが、後に大きな変化へとつながっていきました。

次回予告：どこから手をつけたのか？

「属人化をやめよう」と思っても、
一体どこから手をつければいいのか、悩む方は多いと思います。

私もそうでした。

だからこそ、次回は

• 最初に着手した業務

• 現場で使ったフォーマット

• チームにどう共有したか

• 反発されたときの対応

など、実際の改善プロセスとその裏側にあった悩みを含めて、具体的にお伝えしたいと思います。

※このnoteは調剤薬局での事例ですが、「人に依存している仕事」「引き継ぎが難しい業務」を抱えているすべての現場に通じる内容だと思っています。

まどいろ日記ってどんな人？と気になったら、自己紹介の記事に詳しく書いています😊
ほかにも気になるテーマがあればぜひ！

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ここまで読んでいただき、ありがとうございます😊
もし少しでも共感したり、気づきがあった方は「スキ」や「フォロー」で応援していただけると、とっても励みになります！
みなさんの職場での工夫や悩みも、コメントで教えてもらえると嬉しいです✨

次回もどうぞ、よろしくお願いいたします。

▼この記事の続編はこちら（テンプレート付き）
👉【属人化ゼロで“誰でも回る”職場へ｜管理薬剤師が実践した5つの改善策とテンプレート】