新人ライターがアポ取りに苦戦！これね。取材相手の立場で想像力を育むチャンス

記事作成は、必ずネタだしから始まる。企画を考え、取材先を決めて、場合によっては企画書を作成。そしてアポ取りをする。

最も大変なのは「企画」と思っていたけど、1月から始まった取材ライター講座「ライターヴィレッジ」沖縄版の受講生さん。ほぼ全員がアポ取りに苦戦中。ご本人たちは内心焦っていると思います。

なぜなら、しっかりアポ取りの準備をしてきたから。講座ではアポ取りのペア練習をこなし、アポ取り用のテキスト作成を終えて、私が添削もした。

準備は整っていても、そう上手くはいかないみたい。

電話をかけると、店長不在です！担当者と話せなければ、取材許可が下りない。取材相手にも都合があり、外出する日もあれば、休む日もある。

講座が始まって、まだ2週間。アポ取りに苦戦した経験から受講生の皆さんは「相手の立場に立って想像する力」が鍛えられている、と感じています。

1.「アポが取れない理由」にもいろんなパターンがある

全く連絡が取れない。毎回店長さんが不在。社長やオーナーに確認する必要がある。取材日が先すぎて予定が見えない。稀に連絡手段がないこともあって、ライター歴12年目としては、いろんな策を講じてきたかな。

その他にも・・・

スタッフが少なく紹介されても対応できない。平日も満席、紹介されたら店がパンクしちゃう。取材されるほどの店じゃないけど、大丈夫かな？ といろんな考えを持っていらっしゃる。

Webメディアの最盛期には「メディアや記事の質によっては取材をお断りしている」という人もいて、運良く私のアポはスムーズに通過しました。

2. 地方での「アポ取りは電話」が主流

企業や人物インタビュー、リゾートホテルや大規模イベントなら、メールで企画書を送付するところからアポ取りが始まります。

地方の飲食店や観光施設だと、90%の確率で電話によるアポ取り。まず電話をかける曜日・時間帯に目を向けます。

グルメ系なら11〜14時のランチ、18〜20時代のディナーが忙しい印象。クローズ前には電話をかけ、オープン前だと留守電のときも。

音声だけで説明するのは少々ハードルが高く、フリーライター1年目のときは、情報を書き出して電話の前に1人ロールプレイング。

何なら、読み上げればいいようにテキスト化すればいい。そう、取材ライター講座では伝えていて、相手に姿が見えないのが電話のメリットです。

3. 頼りは音声だけ「電話のアポ取り」には工夫が必要

見ず知らずの人から電話がきたら、取材相手はまず「誰だろう？ どんな要件だろう？」と疑問から入ると思います。

そこで私の場合、最初の伝え方はこれ。

ほぼ毎回これです。

何百回も電話でアポを取ってきて「相手に聞き返される＝伝わりづらい表現」を改善してたどり着いた簡潔な伝え方です。「あっ」と入れるのは、今思い出したかのように（たぶん人間味を？）演出してます。

＜ポイント＞
▪️短文に切る
▪️簡潔に伝える
▪️敬語は最小限
▪️誰でもわかる言葉を使う
▪️不要な説明は排除する
▪️「熱意」はたっぷり語る

あとは慣れと練習あるのみ。
意外と短期間で習得できる話術かなあ、と思ったりしてます。

4. 丁寧よりも、わかりやすく

電話のアポ取りは「丁寧よりも、わかりやすく」が基本です。伝わらなければ意味がない。時間だけが過ぎていくだけ。

1度で伝わる言葉、表現を意識してるんですね。

取材ライター講座では、詳しくアポ取りについて説明します。

▪️アポ取りに必要な情報（必ず伝える情報）
▪️項目ごとに、どう伝えるか（再現性）
▪️アポ取りを講師が実演（イメージする）

20分かけて、丁寧に落とし込むので「アポ取り完全マニュアル」のような説明になってます。アポ取りのペア練習は、制限時間8分間。本番では10分以上かかると長過ぎるんですね。以下、わかりやすく例文で比較しました。

＜短文に切る＞

電話で聞いたとき、短文で「〜です。」と切るほうが、理解しやすいんです。

＜簡潔に伝える＞

ジャンル、Webメディア or 雑誌か。掲載するメリットを簡潔に語ります。

＜敬語は最小限＞

敬語が多いと1文が長くなり、電話では聞きづらい。気持ちはわかるのですが【丁寧さより、わかりやすさ】を重視します。

＜誰でもわかる言葉を使う＞

地方だと横文字系の言葉にピンと来ない方もいて、Webをインターネット（またはネット）に言い換えたら、100％伝わるようになりました。

＜不要な言葉を限りなく排除＞

枕詞、前説、接続詞（短文に切れば不要）、不必要な敬語・丁寧語。冗長な説明は簡潔にまとめる。

そして、「熱意」はたっぷり語る

素敵だなと思ったところ、興味をもった部分、相手が力を入れてるこだわりや思いについて、熱意たっぷりに語る。だから、取材したいと伝える。これ嫌な気しないですよね。逆に好感を抱かれると思います。

たかがアポ取り、されどアポ取り。電話のアポ取りを侮るなかれ。音声だけで伝えるコミュニケーションにも、いろんなノウハウが詰まってます。

5. アポ取りで鍛えられる「想像力」

アポ取りに苦戦中の受講生をみて、これって相手の立場に立って想像するいい機会かも。「想像力を鍛える絶好のチャンス」だと思ったんですね。

例えば、店長不在と言われたら。

皆さんなら、どう切り返しますか。

そして、何時に戻るか全く不明なとき。

なんだ簡単じゃん。でも意外と出来る人が少ない。想像の域と実践は別物なんですよね。相手の立場に立って、行動・心理を想像する。いい質問を投げかけ、情報を引き出すと、アポ取りの成功率が上がります。

6. アポ取りは「攻めの姿勢」で臨む

傲慢な態度や自己中心的な言動を意味するわけじゃなく、丁寧に。謙虚に。でも攻めの姿勢で！という伝え方を指します。

例えば、取材日時を決めるとき。

定休日を調べた上で、日時を提示する。曜日を伝えると、定休日じゃないとすぐ理解できます。そして相手に選ばせず、こちらが日時を提示する。

相手に選んでもらうと考えますよね。迷いますよね。

すぐ答えが返ってこない。だから具体的に日時を指定する。これなら相手が決断しやすいんです。これが私が伝えている攻めの姿勢です。

7. 想像力と行動力。受講生の中に「頭角を現す強者」が現れた

アポ取り開始から1週間が経ち、アポが取れ始めました。でもそこに至るまでいろんな物語がありました。

予想外に苦戦を強いられて、一部の人には取材先の変更もお願いしました。

そして「お店に直接行って、アポ取ってきます」と言い始めたんです。

これ確実にアポが取りやすい方法なんですよ。実際にお店を利用する。商品の購入や食事してくれたら嬉しいですよね。そのあと取材依頼をする。

アポの成功率が上がるんです。

そして、アポ取りのコツを受講生が自主的に共有し始めて、私も真似します！とメンバーから絶賛の声。

相手の立場に立って想像する。
どうしたら「YES」と言ってもらえるか。

相手の心を掴めたとき、ガッツポーズするくらいの熱意を傾ける。だから相手にも熱意が伝わっていく。アポ取りって奥が深いなあと実感しました。

講座では最後の砦として講師の私が控えてます。最終手段は私が表に出て解決すること。だから講座で実践するのは安心・安全でもあります。

まだスタート地点に立ったばかり。
最後まで駆け抜けますよ。皆さん、ちばりよー🎶

ライターヴィレッジ沖縄版の活動記録です。

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