月末の経理が終わらない。ひとり社長が最初に整理すべき3つのこと
月末の経理が終わらない。ひとり社長が最初に整理すべき3つのこと
月末になると、経理がなかなか終わらない。
請求書は届いている。でも金額が合わない。
カード明細はある。でも何を買ったのか思い出せない。
領収書が見つからない取引もある。
一つひとつは小さな問題なのに、気づけば経理全体が止まっている。
そんなとき、最初からすべてを解決しようとする必要はありません。
大切なのは、何が終わっていて、何が終わっていないのかを分けることです。
① まず「分かっている取引」を整理する
最初に確認したいのは、すでに内容が分かっている取引です。
例えば、
請求内容と金額を確認できた経費
入金元と請求先が一致している売上
用途が明確なカード利用
こうした取引は、必要な証憑や会計処理を確認しながら進めていきます。
一方で、分からない取引を一つ見つけるたびに、すべての作業を中断してしまうと、月末の経理はなかなか前に進みません。
まずは、進められるものを進める。
それだけでも、残っている仕事が見えやすくなります。
② 「確認待ち」を頭の中に置かない
次に整理したいのが、確認が必要な取引です。
例えば、
見積書と請求書の金額が違う
カード明細の利用内容が分からない
領収書がまだ届いていない
入金はあるのに、誰からのお金か分からない
こうした取引は、忘れないように一覧にしておきます。
記録するのは、難しい内容でなくても構いません。
取引日、金額、確認したいこと、確認先、対応状況。
これだけでも、あとから作業を再開しやすくなります。
「あとで確認しよう」と思ったままにすることが、意外と大きな負担になります。
なお、確認待ちとして管理することと、会計上その取引を未計上にしてよいかは別の話です。決算日までに発生した費用や債務などは、証憑の到着状況だけでなく、取引の実態や金額の重要性に応じて適切な処理を検討する必要があります。
③ 最後に「月末のチェック」をする
分かっている取引を進め、確認待ちを整理したら、月末のチェックに移ります。
例えば、次の5つです。
売上の計上漏れはないか
経費の計上漏れはないか
銀行・カード明細と帳簿が整合しているか
未回収の証憑や確認待ちの取引はないか
翌月に持ち越す対応事項は明確か
ここで大切なのは、チェック項目を毎月ゼロから考えないことです。
確認する順番が決まっていれば、月末の経理は少しずつ進めやすくなります。
もちろん、この5項目だけですべての会社の月次決算が完了するわけではありません。事業内容や取引規模によって、在庫、給与、税金、固定資産などの確認も必要です。
月末の経理は「全部覚えている人」が頑張る仕事ではない
ひとり社長の場合、営業も、顧客対応も、経理も自分で行うことがあります。
だからこそ、経理の状況まで全部頭の中で覚えておくのは大変です。
私がおすすめしたいのは、次の3つを分けることです。
進められる取引。
確認が必要な取引。
月末にチェックする項目。
この3つが見えるだけでも、次に何をすればよいかが明確になります。
月末の経理を、「思い出す作業」から「確認する作業」へ。
まずは今月、確認待ちの取引を一つ書き出すところから始めてみてください。
月末の経理を整理したい方へ
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