「わかりやすい資料」が作れないのは、なぜか ――受信者を先に決める

「わかりやすい資料を作ってください」と言われて、困ったことがあります。

わかりやすい、とはどういうことか。情報を増やせばいいのか。図を入れればいいのか。1枚にまとめればいいのか。「わかりやすさ」の基準が、どこにも書かれていない。

ある時期、私は「丁寧に作れば伝わる」と思っていました。図を増やし、補足を足し、ページを厚くした。でも反応は変わりませんでした。むしろ、増やすたびに「ちょっと多いな」と言われました。

資料の問題は、書き方ではなかった

資料が伝わらないとき、多くの人は書き方を見直します。でも私が気づいたのは、問題の場所が違うということでした。

資料の問題は、たいてい書き方ではなく「誰に向けて書くか」の設定にある。

ある提案書を上司の部長に向けて作りました。意思決定者は部長ひとりなので、判断に必要な情報だけに絞りました。背景3行、選択肢2つ、推薦と根拠、以上。計4枚。

部長の反応は良かった。でも、その資料を部長が担当チームに展開した瞬間、混乱が起きました。「何を実行すればいいかわからない」「根拠が薄すぎる」という声が出た。

同じ資料が、受信者によって「十分」と「不十分」に分かれた。

そのとき気づきました。「部長向け」と「担当向け」は、同じ資料で兼ねられない。受信者が違えば、必要な情報も粒度も、まったく別物になる。

受信者を3つの要素で固定する

「誰向け」を曖昧にしたまま資料を作ると、すべての人にとって中途半端になります。逆に受信者を固定すると、何を入れて何を外すかが自然に決まります。

受信者を固定するとき、私が使う3要素があります。

知識・文脈レベル：受信者はこの話をどこまで知っているか。
「部長は経緯を知っている」「担当は今日初めて聞く」では、前提として書ける量がまったく違います。知っていることを再説明するのは冗長で、知らないことを省くのは混乱のもとです。

目的：受信者はこの資料で何をするか。
判断するのか、理解するのか、行動するのか。「決める人」に向けた資料は選択肢と根拠が核になります。「動く人」に向けた資料は手順と判断条件が核になります。同じ内容でも、目的が違えば構成が変わります。

判断軸：受信者は何を基準に動くか。
経営層はリスクとコストで判断する。現場担当は実行可能性で判断する。この軸に合わない情報は、どれだけ丁寧に書いても「で、何？」で終わります。

この3要素が決まると、入れないものが決まります。入れないものが決まると、残るものが自然に絞れる。

PSGとの接続

PSGで引いた地図の上に、受信者という座標が加わるイメージです。（PSGについては第1回・第2回に書きました。末尾のリンクからどうぞ。）

「誰の話か」を決めるのがScope。「誰に届けるか・誰が何をするか」まで解像度を上げるのがペルソナ固定です。会議であれば「参加者は誰で、何を決める立場か」。資料であれば「誰が読んで、何をするか」。提案書であれば「承認者の判断軸は何か」。これを最初に決めてから設計に入ると、余計な往復が減ります。

実践：受信者を1行で書く

資料や会議の準備を始める前に、1行だけ書いてみてください。

これが書けると、次に開く資料の1枚目が変わります。最初のページに置くべきは、承認に必要な情報の最小セットになる。

書けないとき、まだ誰に向けて書くかが固まっていないサインです。誰に向けて書くかが決まっていない状態で資料を作ると、判断も行動も起きない場所に着地します。

AIに資料を書かせる前に、これを渡す

最近は、資料の下書きをAIに任せる場面も増えました。ここで一つ、注意があります。

AIは「わかりやすく要約して」と頼めば、整った文章をすぐ返してくれます。でも、AIは誰に向けた資料かは決めてくれません。受信者の知識レベルも、目的も、判断軸も、こちらが渡さなければAIは知らないまま書きます。だから受信者を固定しないままAIに書かせると、「きれいだが、誰にも刺さらない資料」が高速で量産されます。

順番は逆です。まず受信者を3要素で固定し、それをそのままAIへの指示に含める。「読むのは実行担当、今日初めて聞く前提、知りたいのは手順と判断条件」——ここまで渡して初めて、AIは狙った1枚を書けます。AIは受信者設計の代わりにはなりません。設計したあとの実装を速くする道具です。

受信者を決めた瞬間、何を書かないかが見えます。資料の「わかりやすさ」は、受信者が決めることであって、書き手が決めることではありません。

次回は最終回です。PSGとペルソナ固定を日常に組み込む「現場テスト3問」を書きます。資料の送信前、会議の準備前、提案の前日に使えるチェックゲートです。

次回も届くように、この連載をフォローしておいてください。あなたの資料の設計起点を、今日から変えられたら。

📖 論点ドリフトを止める技術（全4回・完結）

• 第1回 会議で何も決まらないのは、なぜか ――「論点ドリフト」という正体

• 第2回 会議が脱線するのを、冒頭の1文で防ぐ

• 第3回 「わかりやすい資料」が作れないのは、なぜか ――受信者を先に決める ← いまここ

• 第4回 資料やメールが一発で伝わらないのは、なぜか ――送る前の3つの問い

▶ 次に読む：第4回「資料やメールが一発で伝わらないのは、なぜか ――送る前の3つの問い」（完結）
https://note.com/rioh_os/n/naca8111e30f8

◀ 前回：第2回「会議が脱線するのを、冒頭の1文で防ぐ」
https://note.com/rioh_os/n/nb864459c2df1

◀ 第1回：「会議で何も決まらないのは、なぜか ――「論点ドリフト」という正体」
https://note.com/rioh_os/n/n802668b93ceb

▶ 全4回をまとめて読む：マガジン「論点ドリフトを止める技術」 https://note.com/rioh_os/m/me85d5368e3da